新常態下檔案工作體制和機制建設

文/洛陽軸研科技股份有限公司 伍英姿

新常態下檔案工作體制和機制建設

文/洛陽軸研科技股份有限公司 伍英姿

檔案是黨和國家各項工作中必不可少的一項內容，是促進我國各項事業科學發展的依據，因此其重要性不言而喻。然而在新常態下的檔案工作卻面臨著很多的機遇與挑戰，需要不斷轉型以適應新常態的需要。為此，文章將從新常態下檔案工作的轉型升級入手，就新常態下檔案工作增效與科學發展的途徑——建立健全體制與機制建設展開分析，以供參考。

新常態；檔案工作；體制建設；機制建設

近些年來，我國檔案事業可謂是突飛猛進，獲得了長足的發展，而且檔案管理體制方面也越來越完善，發展前景十分廣闊。然而，在新常態下，由于經濟社會全面轉型，所以檔案工作在一定程度上難以滿足現有的行政管理需求，出現了一系列的矛盾與問題，影響到了檔案事業的未來發展。為了解決這一問題，檔案工作需要適時進行轉型與升級。為此，本文將從建立健全體制與機制建設兩個層面來對新常態下的檔案工作發展進行論述，以供參考。

一、新常態下檔案工作的轉型升級

從以往檔案管理工作的實施情況來看，因多數檔案信息資源紙質載體的特質，使得檔案管理人員對紙質檔案進行歸檔、保管以及開發利用過程之中面臨了諸多的不便利，同時，受檔案數量的影響，使得檔案管理部門唯有依托較大的人力與物力投入，方才能夠確保檔案管理工作得以有條不紊地進行。隨著數字化檔案建設工作的展開，檔案管理人員能夠依托現代化的各類信息技術手段實現對傳統檔案信息資源的數字化處理，從而降低了工作量，使檔案管理工作更具高效。因此，如何有效利用互聯網技術提升檔案管理水平，已成為檔案管理工作的新要求。通過實現檔案管理的信息化、數字化和智能化，能夠快速高效地完成整個檔案管理工作，管理工作也更加迅速、準確。因此，在互聯網信息化時代，檔案管理模式必須向信息化、數字化、智能化轉變。與此同時，檔案管理工作的內容由于時代變化和發展發生了變化，這就要求我們對檔案管理模式不斷調整、改革、完善和創新、優化結構，通過采取一系列提高檔案管理工作的效率和質量。由此可見，新常態下檔案工作的轉型升級勢不可擋。

二、新常態下檔案工作增效與科學發展的途徑——建立健全體制與機制建設

新常態下，檔案工作要想增效，并實現科學發展，首先應該嚴格遵循《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》精神，要真正把握新常態，適應新常態，同時要完善體制建設，強化機制建設，以切實促進檔案工作的未來發展。

（一）嚴格遵循《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》精神。中共中央辦公廳、國務院辦公廳聯合印發了《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》，系統闡述了檔案工作的重要意義，指出：“檔案工作是黨和國家工作中不可缺少的基礎性工作，做好檔案工作是各地區各部門各單位的重要職責。”同時對各單位的檔案工作提出了新的要求，尤其是對檔案工作體制建設進行了一定的建議，為我國的檔案工作提出了發展的目標與前進的方向。因此，檔案部門應該嚴格遵循《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》精神，認真把握《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》的要領，在其指導下強化對檔案工作的重視程度，并強化檔案工作的體制建設。

（二）把握新常態，適應新常態。基于內涵層面對“新常態”一詞加以審視能夠發現，所謂的“新常態”，實質上乃是指事物發展情況同先前的發展情況存在顯著的不同，并且事物的此種發展狀態已經成為未來一個時期事物發展所遵循的規律的必然走勢。通過對“新常態”的精準內涵界定，能夠對我國社會主義建設事業當前的發展狀況以及未來一個時期的發展趨勢形成科學的預判，從而有助于推動我國社會主義建設事業走上新的臺階，同時亦是保證中華民族實現“中國夢”的基礎所在。在當前，我國的經濟、社會、文化、教育等各個方面都步入了新常態時期，面臨著新的形勢，需要一個新的發展格局。作為基礎和依據的檔案工作更是需要把握住新常態的精神實質，升級自身工作，繼往開來，開拓創新，適應新常態，站在這個新起點上，繼續引領檔案工作的新發展。

（三）完善體制建設。檔案部門完善體制建設需要科學進行檔案管理組織機構的設置；明確檔案工作的管理權限；完善一系列檔案管理工作制度；完善檔案法規和標準體系建設。

1.科學進行檔案管理組織機構的設置。在新常態的背景下，為了提高檔案管理工作水平，實現檔案資源的有效保護和利用，檔案管理部門應當科學設置檔案管理組織機構，如可以設置二級管理機構，一級管理是綜合部對檔案的統籌管理，主要負責統籌

規劃和指導總體的檔案工作，同時建立檔案室，負責所有檔案的收集、整理、保管、使用。二級管理是各部門對本部門檔案資料的整合管理，指定專人負責部門內部的檔案收集、整理工作，整理完畢后移交綜合部，同時要為本部門建立相應的檔案目錄，方便部門人員及時、快速查詢檔案資料和信息。

2.明確檔案工作的管理權限。檔案管理工作中要想做到“各司其職、各盡其責、人盡其才、才盡其用”，應當對檔案工作的職責進行劃分，明確檔案部門、檔案工作領導、檔案人員的管理權限。如檔案部門負責統籌規劃檔案資料的收集、整理、保管、鑒定、統計和利用工作；負責檔案管理工作的領導負責審查比準檔案工作規劃、計劃，對檔案管理工作負總責；檔案部門的檔案人員，負責檔案的收集、整理、保管、統計、鑒定、提供利用工作。另外，隨著科技的不斷發展，辦公自動化、電子文件、數字信息等新事物的出現增加了檔案管理的難度，因此檔案管理部門要有技術型人才，充分開發和利用先進的檔案檢索方式和存儲模式。

3.完善一系列檔案管理工作制度。檔案管理部門應當建立和完善檔案歸檔制度，確保需要歸檔的文件材料能夠被完整、準確地保存和利用。我們要根據檔案管理工作的各個環節的需要，制定一系列完善的管理工作制度，比如，檔案歸檔環節要有歸檔范圍、歸檔時間、歸檔要求、控制歸檔數量等具體要求；檔案利用環節要明確檔案利用的方式、方法、規定查閱檔案的權限和審批手續等。此外，新常態下，電子檔案也是檔案管理的重要內容，其管理和利用方式要區別于傳統的檔案管理模式，所以要對檔案管理部門計算機應用系統中形成的電子文件、數據信息制定詳細的、具體的歸檔、管理和利用要求，確保檔案管理系統的安全與保密。

4.完善檔案法規和標準體系建設。在信息化時代，要實現檔案管理的現代化、檔案資源的數字化、檔案服務的網絡化，我們要不斷完善檔案發揮和標準體系建設，達到新常態下檔案管理工作“以檔案信息資源為核心，以系統網絡為支撐，以檔案利用為目的”的要求。首先，檔案立法部門應當根據時代的發展、環境的變化、技術的革新，對《檔案法》《檔案法實施辦法》等法律法規進行相應的修改和完善，使檔案管理工作有法可依、有據可循。其次，在新常態的背景下，檔案管理工作要在工作思路、工作方法、工作內容、工作手段上進行大膽的創新和改革，建立領導保障、法制保障、人才保障、經費保障，以及考核評估等機制，確保建立標準的檔案管理和利用體系。

（四）強化機制建設。檔案部門強化機制建設需要創新檔案工作方法與工作載體；健全和落實檔案人才機制建設；強化檔案執法的監督檢查機制。

1.創新檔案工作方法與工作載體。在信息時代，檔案管理工作者要與時俱進，要加強對檔案資料的搜集和保存，在體現其收藏價值的同時，更要注重其實用價值，使其得到充分利用，這就要求我們創新檔案工作方法與工作載體，尤其是對于電子檔案的管理，要建立數字化的檔案資源，把分散于不同地區、不同載體、不同形式的檔案信息，用數字化的形式存儲起來，以計算機系統作為新的載體，進而向各行各業提供更全面、更詳細的檔案信息服務。

2.健全和落實檔案人才機制建設。隨著現代信息技術和網絡技術的飛速發展，各類信息也在不斷增加，檔案管理工作的難度也加大了，而解決這些難題的就是檔案管理工作人員，為了調動檔案管理相關人員的工作積極性，使他們的才能得到充分發揮，檔案管理部門應當健全和落實檔案人才機制建設，首先，建立獎勵機制，將檔案管理工作內容與工作人員的工資、獎金掛鉤，少勞少得，多勞多得，不勞不得，提高他們的工作積極性；其次，為了讓工作人員適應檔案管理信息化建設的要求，要定期對他們進行培訓，使他們掌握計算機和網絡等現代化檔案管理手段和技術，促進他們技術水平和專業素養的提升。

3.強化檔案執法的監督檢查機制。《檔案法》《檔案法實施辦法》的頒布給檔案管理工作提供了法律依據，也給檔案執法監督工作提供了法律保障，信息化時代的到來，給檔案管理工作發生了新的變化，為了適應時代發展的需求，檔案管理工作要進一步強化檔案執法的監督檢查機制，檔案管理部門應當成立“檔案行政執法監督檢查小組”，建設一支政治強、業務精、作風好的檔案執法隊伍，并盡快規范檔案執法監督檢查員的職責職能，確保有崗、有位、有責，完善激勵機制，調動其工作積極性。

三、結語

新常態下的檔案工作面臨著眾多的機遇和挑戰，對檔案管理者和工作人員也提出了更高的要求。本文所做論述僅僅圍繞著新常態下檔案工作的體制和機制建設所展開，更多的檔案工作方法與思路還需深入探究。

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