芻議抗洪搶險過程中河道工程檔案存在的質量問題與對策

文/安慶市長江河道管理局二分局 張文青

芻議抗洪搶險過程中河道工程檔案存在的質量問題與對策

文/安慶市長江河道管理局二分局 張文青

河道工程檔案濃縮記載了整體工程建設的實況與質量。也是工程維修、抗洪搶險等各項工作開展提供利用原始的憑證。但由于留存工程檔案存在質量問題，在抗洪搶險過程中對部分河堤未能準確提供檔案作為依據，延誤險情的判斷而引起河堤破潰，給人民財產帶來了一定損失。為了降低損失，提高工程檔案質量，對上述存在的問題提出對策。依法治檔、以人為本，改革傳統招標、歸檔管理模式，創造新的管理模式，嚴把檔案質量關。

河道工程檔案質量問題；存因分析；研究與對策

回顧2016年安慶市抗洪搶險救災這一歷史上罕見的大事要事，在抗洪搶險過程中檔案管理部門，先后為抗洪救災提供了大量河道工程建設檔案《以下簡稱<工程檔案>》的原始資料，為戰勝洪水斗爭的決策、汛情預報、應急措施等方面提供了科學的依據，為確保人民生命與財產的安全發揮了重大的作用，工程檔案已成為抗災斗爭中不可缺少的重要部分。但是對部分河堤出現危險未能及時準確提供檔案作為依據，延誤了險情的判斷與搶險時間，導致河堤破潰，給人民財產帶來一定的損失。災后我們調閱了館藏檔案資料進行研究分析，其結果大相徑庭，凡是保存齊全的檔案、其河堤工程質量則優；相反留存檔案殘缺不全的工程，河堤破潰時有發生，令人惋惜。由此可見，工程檔案質量的優劣，對抗洪搶險成功與否有較大的影響。我們應該從中吸取教訓，用審慎的態度來思考工程檔案的管理問題，對工程檔案管理提出規范性要求，來提升工程檔案質量，進一步發揮工程檔案效用。

一、檔案質量問題存因分析

（一）檔案來源繁雜，信息混亂。建設管理多元化體系，凡是涉及工程項目建設必須有諸多單位和各類人員參與建設方可完成任務。一是建設部門所涉及水利局、氣象局、土地局等單位；二是參建單位，工程承包、分包、監理、施工等；三是人員之多，如工程管理人員、施工、監理、設計等技術人員。但是對整體工程建設而言，雖然各自分工不同，實際工作中各部門之間又存在交叉管理。因此，文件形成的主體和檔案管理主體因建設主體、參建單位不同呈現多元化態勢，造成檔案來源繁雜，管理難度大。

（二）追求經濟利益最大化，忽視檔案管理。重工程建設、輕檔案管理，隨著市場經濟發展，河道工程項目建設隨之市場化管理，新建項目管理中存在多元化管理體系，即建設主體、投資主體他們力求減低成本、參建單位重視工程進度。加之檔案管理部門、工程監理人員管理不到位，雖然國家對工程檔案管理都已有明確規定，但在實際中形同虛設，整體建設過程中缺乏規范管理等因素，導致留存檔案的內容記載不準確，不完整，如工程涵洞混凝土材料的選定，在施工時“粗骨料”在鋼筋位置的間距標注不清、混凝土拌制過程中流動性、保水性、粘聚性等技術資料表述不清，這些均存在工程質量與歸檔資料的質量問題。

（三）檔案隊伍現狀、進退維谷、欲上不能。工程檔案管理是一項專業性、技術性很強的工作。它涉及檔案管理和工程技術專業知識，尤其是信息化管理方面更為廣泛。就目前從事檔案管理人員來說均分為兩類，一類是檔案管理人員。他們絕大多數都是非專業人員；另一類是兼職，是由工程技術人員代管，這其中熟知歸檔標準及歸檔技術操作流程的技術人員甚少。加之人員變動頻繁，存在的檔隨人走的現象較為嚴重。

二、檔案管理規范化研究與對策

河道工程檔案管理是一項復雜細致的工作，其責任大、任務重、管理技術要求高。在管理過程中不僅僅是簡單的保管與提供，從功能上來說，它屬于“急用性強”一類的檔案管理。如在抗洪搶險中某個區域遇到險情時，要求在瞬間將該工程全部檔案資料快速、準確地提供利用，其提供速度、準確性等直接影響到抗洪效果，更直接關系到人民生命與財產的安全。如果留存檔案質量存在問題、管理不到位，將會造成嚴重的后果，容不得有絲毫懈怠。為此，必須切實抓好以下幾點。

（一）依法治檔，建章立制，規范管理。強化制度建設。依據客觀事物發展的規律，在開展任何一項工作都必須建立科學的管理制度，實行規范管理，方可達到預期效果與目的。工程檔案管理也不例外，近年來領導高度重視檔案工作，把檔案管理工作納入河道工程建設管理整體之中。依據《中華人民共和國河道管理條例》和國家有關檔案管理法律、法規等規定，擬定《安慶市河道工程檔案管理辦法》《安慶市河道工程檔案管理歸檔制度》等各項的規章制度。在實際工作中才能做到有法可依，有制必行，行之有效，促進規范管理。

（二）加強隊伍建設、明確責任、提高綜合素質。工程檔案管理工作中諸多因素，優化檔案管理隊伍至關重要。確立檔案管理核心領導成員，再成立各部門負責人參加的領導小組，研究工程項目檔案的歸檔標準與質量要求。實行統一標準，統一管理的原則，統籌協調解決歸檔過程中遇到的問題與困難。明確工作機構和工作人員的具體工作任務。并把提升歸檔質量管理工作納入到工程建設中所涉及單位和個人考核標準，做到獎懲分明。在以上的基礎上強化檔案隊伍建設，在實際工作中我們采用了多種模式進行業務培訓，打破傳統培訓模式，堅持

學以致用，從工作實際出發，針對不同人群開展不同的科目進行授課，特別是對專業人員增加了攝影攝像、工程制圖、計算機等科目儲備來拓寬他們知識面，以提升他們的實戰能力與綜合管理能力。

（三）抓基礎、促歸檔、保質量。1.改革傳統招標管理模式。一是采用“前期介入法”。從工程項目立項開始，修改原始工程招標管理模式，規定“先培訓后參標”的原則。凡是參加競標單位及個人必須在招標之前，參加建設單位工程檔案業務培訓班，經考試合格者，發給合格證書，獲證者方可有資格參加競標。二是發揮經濟杠桿作用。在招標合同中進一步強調工程文件資料歸檔質量與工程經費直接掛鉤，按照既定檔案歸檔質量要求與工程的經費支付實施細則及處罰條例，層層簽訂檔案管理責任書。

2.改變傳統歸檔流程。實行分段、分期與跟蹤收集整理歸檔模式。由于河道工程建設過程中客觀存在多樣性、復雜性、內在聯系統一性等因素所決定。為了確保工程中產生各類文件、聲像載體完整齊全歸檔。在以往工程文件資料收集歸檔時間均為工程竣工驗收同步進行檔案驗收，也就是說等待工程結束后再進行一次性驗收“算總賬”或是在竣工驗收中發現檔案存在殘缺不全情況下，再采用亡羊補牢的管理方式來維護留存檔案質量，這種做法且欠妥，工程項目大小不同所決定工期長短不一，參建單位多少不一等情況下，難免會有諸多不確定因素導致留存檔案質量下降。因此專業檔案管理者一定要有前瞻意識，必須要徹底地改變原始的工程檔案歸檔方式，創建新的管理模式。

近幾年對新建的工程項目，采取分段、分期與及時跟蹤管理模式，規定統一標準、目標一致、相互協調，形成齊抓共管。主要分為四步;一是抓好基礎文件資料收集歸檔工作。檔案管理人員主動出擊，從源頭抓起，在工程建設開始深入施工現場督促、指導建設方、施工方等技術人員和兼職檔案人員與工程建設同步進行收集各類形成文件資料及時整理、預立卷工作。二是重點抓好技術資料收集；主要調動監理工作人員的主觀能動性，首先從技術層面分析，他們在工程建設過程中像個影子跟隨著總體工程的建設，對每一環節，每一道工序，每一處隱患和每次質量事故產生的原因和處理結果了如指掌。其次，也是他們必須履行工程資料歸檔的職責, 對施工每項技術資料需要經過他們復核后簽名方可歸檔。若歸檔資料出現問題，則按既定的規定承擔相應的責任。三是注重信息化管理。切實抓好電子文件和動態信息歸檔，電子文件的版本其中文本文件以最后定稿、圖形及當時技術狀態要相吻合，并按照統一規定信息化管理軟件的管理格式及時拷貝和輸送到統一管理軟件之中，便于開展信息化管理督促指導工作，能夠對施工過程中變動信息及時修改，確保信息儲存內容與實體保持一致性。四是抓好收集歸檔資料銜接工作。對一個工程項目而言雖然是實行分別進行收集歸檔，且全來源于工程建設的整體，它們是相互依賴，相互并存，缺一不可。在銜接中要把握好每個細節，對各部門之間形成的技術資料存在交叉管理認真復核，以達到有價值的一份不丟，無價值的一份不要，做到準確無誤，方可歸檔，確保歸檔質量。

3.嚴把竣工檔案驗收關。檔案竣工驗收這一環節在總個工程建設中可以說是重中之重。工程檔案管理工作貫穿于整體工程建設任務的始終，從項目立項到工程竣工驗收等過程中形成文件資料必須集中統一歸檔，它是驗證工程建設質量和留存檔案質量的依據。也是工程檔案建制成品基礎性一環。工程檔案取之于工程，用之于工程。一種好的檔案成品必須依賴于好的紙質文件資料、聲像載體為基礎，只有夯實基礎，厚積薄發。可見竣工驗收工作的重要性，則不言而喻。為此，在工程檔案驗收時，嚴格按照國家規定竣工檔案驗收標準執行，嚴把審核關。具體做法:一是由建設單位主要負責人牽頭，外聘工程設計、監理、檔案專家等人員組成竣工檔案驗收小組。其目的是發揮集體智慧和避免驗收過程中人情風，這是搞好竣工檔案驗收關鍵之一。二是自查，按照歸檔要求各自履行文件資料歸檔任務。如項目工程文件，指竣工時形成的反應施工過程和項目實體真實面貌的文件，由施工文件、監理文件和圖紙組成。施工文件和竣工圖紙由施工單位負責，監理文件由監理單位負責。三是互查，如施工單位編制竣工歸檔資料由建設單位和監理單位指定專人對盒內目錄、檢索目錄、卷皮、卷簽等填寫的內容一定要求規范、準確進行復查，尤其是對各種表格中規定欄目的責任人簽名的核定，是否準確、真實，因涉及到問責等問題。四是總體把關。在以上基礎上由小組成員對移交各類檔案進行全面審核，尤其是對電子版本進行雙重鑒定工作，對文件所含信息(內容分析)的鑒定；對文件技術狀態（材料分析）的鑒定其中的準確性、系統性、安全視聽正常性、無病毒、無損傷須達到軟件管理標準；再則信息化網絡平臺的建設情況，是否達到在全市內實現資源共享的標準，凡是未通過檔案驗收合格者不得參加項目竣工驗收和項目工程費用結算。

三、結論

綜上所述，河道工程建設的工程檔案在抗洪搶險中作用日益凸顯，解決河道工程建設過程中工程檔案管理中出現的問題，保其質量，避免自然災害給人民帶來生命與財產危險，且從以下方面切入。

1.核心管理者從思想高度認識工程檔案質量的重要性，把它視為“今世賴以知古、后世賴以知今”的大事來抓。著實抓好法律、法規及各項規章制度的落實到位，使建設方和參建方各自履行職責，扎實做好工程建設過程中形成各類文件資料歸檔工作，在工作中必須要嚴把三關:人情關、工程檔案質量驗收關、工程檔案信息化管理關。

2.堅持以人為本，建立一支愛檔敬業、技術過硬并具有凝聚力、實戰能力精明強干的團隊。

3.克服“因循守舊”思想，結合工程檔案形成的實際情況，采用最簡單、最科學的方法，在實踐中要大膽探索新的管理模式，廣泛應用現代科學技術對工程檔案管理，維護工程各類文件資料歸檔留存的價值，提高存檔質量，在日后洪水災年為保護人民生命與財產安全保駕護航發揮重要作用。

[1]曾劍,張新麗.“今世賴以知古、后世賴以知今”——談《清宮秘檔》的價值[J].淮坊學院學報,2008,21(3)81-82.