航天產品設計文件歸檔規范的研究與確立

文/北京宇航系統工程研究所 李偉

航天產品設計文件歸檔規范的研究與確立

文/北京宇航系統工程研究所 李偉

本文在研究航天產品設計文件及其技術狀態關系的基礎上，通過梳理產品設計文件歸檔過程中的質量控制要素，分析這些要素在質量控制中的作用，從而確立一套完整的航天產品設計文件歸檔規范。

航天產品；設計文件；歸檔規范

產品設計文件是指那些用以說明產品及其零部件的原理、功能、構成、外形、零部件之間的連接關系及生產、檢驗要求的技術資料，并直接作為產品生產、維修和安裝使用過程的依據。企業應根據產品生產、運輸、安裝、維修過程的特點來決定需要編制哪些產品設計文件。

航天產品設計文件的歸檔，作為型號積累研制成果的必要手段，歷來是航天產品檔案管理工作的重點之一。歸檔文件及其數據制備是否完整、系統、準確、有效，直接影響到型號成果積累的完整性、系統性、準確性，是衡量航天產品檔案管理及歸檔質量的關鍵。

一、航天產品設計文件歸檔規范的建立

（一）歸檔規范建立的基本思路及實現方法。航天產品設計文件歸檔規范的研究與實踐，是以設計文件與航天型號技術狀態的關系為主要研究對象，以歸檔設計文件完整、系統、準確、有效為目的，根據歸檔工作的要求，通過產品工程研制階段設計文件檔案化控制、梳理產品設計文件歸檔過程中的質量控制要素、制定設計文件歸檔質量控制要求、確定設計文件歸檔檢查要點、制定設計文件歸檔說明及歸檔目錄模板等方法，一方面便于檔案業務人員正確把握設計文件技術狀態與產品技術基線的關系，另一方面使歸檔項目負責人正確理解航天產品歸檔工作的各項要求，便于對設計文件歸檔過程中的各個環節進行規范化的質量管控，從而進一步保證歸檔文件的完整、系統、準確。

為了更好地積累研制成果，歸檔過程必須通過有效的質量管控以確保文件的系統性、完整性、準確性和有效性。通過對近十年不同產品設計文件歸檔要求及上級檔案館對型號歸檔驗收情況的梳理和研究，可以針對設計文件制定歸檔質量管控的規范并付諸實踐。

（二）產品設計文件檔案化控制。設計部門在產品的各階段應該編制的有關產品設計、制造、調試、試驗、驗收、使用等等的整套設計文件，構成設計文件的完整性。航天產品設計文件完整性的實施，需要根據產品復雜程度、生產特點及所處研制階段的不同區別對待。因此，航天產品設計文件歸檔質量控制，應首先從設計文件完整性的確定著手，根據產品的實際情況，提出對各研制階段設計文件完整性的具體要求。這也是產品設計文件在歸檔前進行檔案化控制的關鍵。

產品設計文件完整性的具體要求，是將系統級總體各專業、各分系統、各設備（裝置）等等不同級別的產品，按照研制階段，分別編制具體的文件輸出清單。工程研制階段的產品根據清單，結合產品實際情況，確定設計文件編制計劃。

（三）梳理產品設計文件歸檔質量控制要素。產品設計文件歸檔質量控制要素主要涵蓋兩個方面的內容：一個是產品歸檔節點的把握，也就是說，產品所有關鍵或典型技術狀態是否都能夠通過歸檔工作記錄并固定下來，這關系到產品歸檔的系統性；另一個是針對每一個技術狀態的歸檔，歸檔文件是否齊全完整，能夠全面真實的反映產品狀態，這關系到產品歸檔的完整性。

產品歸檔節點應根據產品研制特點和實際情況確定。通常情況下，產品轉研制階段、提高成熟度、改型等等涉及技術狀態變化的節點，都應進行相應的設計文件歸檔。相同產品的設計文件歸檔應該形成縱向完整的鏈條，固化研制成果。

“設計文件匯總表”是型號設計文件階段歸檔依據。設計文件歸檔是否完整，取決于該文件的編制是否能夠準確把握型號歸檔技術狀態及產品配套情況。梳理設計文件歸檔要素，就是將“設計文件匯總表”編制過程中所需要考慮的因素一一梳理出來，并對這些因素與設計文件歸檔完整性的關系進行了詳盡的描述，以此固化和總結“設計文件匯總表”的編制經驗和編制依據，為提升歸檔設計文件完整性奠定基礎。

以型號全部設計文件目錄為基礎，根據歸檔技術狀態要求及產品配套情況，結合各專業各系統設計文件完整性的具體要求、以歸檔技術狀態所用產品配套表及靶場資料配套表為設計輸入文件。“設計文件匯總表”編制依據主要包括：型號設計文件歸檔要求、型號標準化大綱、產品代號或圖號的標準化規定、圖號表、飛行試驗大綱、產品技術狀態表以及該歸檔狀態各系統各類產品配套表。

（四）制定設計文件歸檔質量控制要求。根據梳理出來的歸檔質量控制要素，逐一制定并細化設計文件歸檔質量控制要求。

歸檔質量控制要求包含兩個方面的內容：一個作為業務規范，明確規定歸檔工作中各類人員的質量職責，提出歸檔質量的一般要求，明確歸檔前、歸檔過程中及歸檔審查的質量控制要求；另一個作為作業指導書，從操作細節著手，針對歸檔過程中設計文件的歸檔準備、電子及紙質文件實體整理、檔案目錄整理等，根據不同型號的歸檔要求及文件形成特點分別制定相應的具體操作方法。根據這套操作方法不僅能夠規范歸檔操作各流程中的細節，也使得歸檔在操作層面變得可視化和可記錄化，為歸檔質量提供保障。

（五）確立設計文件歸檔檢查要點。設計文件歸檔檢查

要點是對設計文件歸檔流程的約束，主要包括“設計文件匯總表”審查要點、設計文件檔案數據庫審查要點和歸檔文件審查要點。通過詳盡的描述歸檔審查要點，首次建立歸檔匯總表完整性、歸檔文件準確性、歸檔目錄數據規范性“三位一體”的審查制度與審查規范。

“設計文件匯總表”審查要點是對該文件編寫以后的校對、會簽、審核和批準等人員責任和關注點進行明確和細化，確保歸檔設計文件完整性。

設計文件檔案數據庫審查要點是根據歸檔要求和歸檔目錄數據制備相關標準，對目錄和表單數據進行規范化整理并保證目錄數據與文件實體屬性信息一致性的方法。

歸檔文件審查要點是根據型號歸檔狀態要求，逐一檢查歸檔文件實體與歸檔狀態的匹配性的方法，確保設計文件準確記錄型號歷史狀態。

（六）確定設計文件歸檔說明及歸檔目錄模板。設計文件歸檔說明是記錄歸檔技術狀態并對歸檔設計文件完整性、系統性、準確性進行說明和解釋的文件，是設計文件歸檔工作的檔案化記錄。對該文件進行模板化設計，約束文件的涉及內容、編寫格式等，從形式上固化設計文件歸檔說明的方法，有利于記錄型號歷次設計文件歸檔情況，使歸檔的設計文件更加全面而立體的反映型號研制成果，提高了設計文件歸檔的系統性。

歸檔目錄模板包括“設計文件匯總表”模板及電子目錄數據制備要求。“設計文件匯總表”正文包括設計文件歸檔說明、各專業分類目錄要素等。電子目錄數據制備要求通過檔案目錄著錄規范的編制實現。

二、歸檔規范的創新點與實施效果

將設計文件歸檔工作質量管控方法進行標準化提煉，從而形成歸檔操作規范，便于歸檔項目負責人掌握歸檔要求，便于檔案業務人員掌握型號技術狀態與設計文件的關系，便于設計文件歸檔驗收與檢查。不僅有效提高了設計文件歸檔效率、縮短歸檔時間，而且使設計文件歸檔完整率、準確率達到100%。這一項目的推廣實施，可以使檔案業務人員在型號研制過程中有的放矢的主動進行設計文件基線管理，為今后型號設計文件基線歸檔奠定基礎。

航天產品設計文件歸檔質量管控方法研究與實踐以設計文件歸檔為中心，以設計文件歸檔完整性、系統性、準確性為目的，包含航天產品產品設計文件歸檔完整性要素、歸檔工作操作規范、歸檔檢查要點、歸檔說明及歸檔目錄模板等四個方面的內容，從不同角度對設計文件歸檔工作提供統一的規范性支撐。

三、結束語

這套操作規范在實踐過程中促進了檔案管理與產品研制管理的業務融合。對檔案業務人員和型號歸檔項目負責人進行設計文件質量管控方法的培訓，一方面使檔案業務人員能夠正確把握設計文件技術狀態與產品技術基線的關系，另一方面使型號歸檔項目負責人能夠正確理解航天產品歸檔工作的各項要求，便于對設計文件歸檔過程中的各個環節進行規范化的質量管控。