地方高校檔案工作規范化管理的思考與實踐
——以懷化學院為例

文/湖南省懷化學院檔案館 肖春霞 劉英姿

地方高校檔案工作規范化管理的思考與實踐
——以懷化學院為例

文/湖南省懷化學院檔案館 肖春霞 劉英姿

圍繞《高等學校檔案管理辦法》和湖南省《檔案工作規范化管理》地方標準，結合懷化學院在檔案工作規范化管理中的具體做法，對地方高校檔案工作規范化管理的內涵、必要性和具體措施進行探討。

地方高校；檔案工作；規范化管理；思考與實踐

地方高校所處的地理位置比較偏僻，經濟實力偏弱，學校各種教學服務配套設施比較落后，檔案工作規范化管理也相對滯后。隨著高校辦學水平的快速發展，地方高校的辦學規模也相應擴大，檔案的種類和數量越來越多，來源、內容和形式也越來越復雜。如何做好檔案工作規范化管理，提高檔案資源的利用率，已成為地方高校一個急需解決的問題。

一、檔案工作規范化管理的內涵及必要性

檔案工作規范化管理是指檔案工作人員運用科學的理論和方法對學校檔案進行收集整理和提供服務的一系列活動。檔案工作規范化管理是國家《高等學校檔案管理辦法》的一項基本要求，也是衡量一所地方型本科院校綜合管理水平的重要標準。開展檔案工作規范化管理有利于健全地方高校檔案工作機制，完善檔案工作管理網絡，提升檔案工作管理水平，推動學校檔案工作邁上新臺階。懷化學院檔案工作規范化管理是貫徹執行國家《高等學校檔案管理辦法》和湖南省《檔案工作規范化管理》地方標準的具體舉措，對提高學校檔案工作水平、增強檔案意識、推進檔案體系建設，有著重要的意義。

二、地方高校檔案工作規范化管理實施的具體措施

（一）統一思想認識，健全檔案管理體制。2008年9月《高等學校檔案管理辦法》頒布實施，結合2005年8月湖南省《檔案工作規范化管理》地方標準，懷化學院檔案工作人員圍繞學校的發展目標制定檔案工作的開展思路和方向。2013年學校研究決定，把檔案工作規范化管理晉升“省一級”作為學校檔案工作的突破口，本著“以評促建、以評促管、評建結合”的工作原則，形成檔案工作的新思想、新理念。學校成立了以校黨委副書記為組長，校辦主任為副組長，學校組織部、教務處、財務處、檔案館等部門負責人參加的檔案工作領導小組，統一協調全校檔案工作的開展，加強對學校檔案工作的領導，及時解決檔案工作中人力、物力和財力等方面的問題，學校檔案的收集、整理和歸檔工作則由全校專、兼職檔案員共同負責完成。

（二）加強基礎設施建設，提高檔案保管條件。學校檔案是學校辦學歷史的真實記錄，隨著社會的飛速發展，檔案的載體形式也呈現多樣化，多媒體、數字化檔案所占的比重越來越大，許多地方高校以往的保存保管條件已經不適應這些新型載體，加強基礎設施建設，成為檔案規范化管理的先決條件。懷化學院檔案館是在原學校綜合檔案室基礎上組建的，舊檔案館條件遠遠達不到規范化管理保存保管的要求，學校決定檔案館整體搬遷，投資32萬元用于新選館址的室內裝修，新館址面積達400余平方米，實行了辦公室、閱覽室、庫房三分開，檔案庫房按標準購置了密集架，還購買了防磁柜、溫濕度控制儀、去濕機、空氣殺菌消毒機和空調等標準庫房基礎設施，檔案館辦公室配備了計算機、打印機、高速掃描儀、復印件、刻錄機和照相機等現代化辦公設備，通過加強基礎設施建設，提高了檔案保管條件，為學校檔案工作規范化管理奠定了堅實基礎。

三、完善管理制度，落實崗位責任

檔案工作規范化管理是 “依法治檔”的重要體現，是“合理管檔、科學用檔”的前提和基礎。為了使檔案工作的各個環節有規可依、有章可循，懷化學院依照湖南省《檔案工作規范化管理》地方標準的有關要求，結合學校管理實際，制定和完善了《懷化學院檔案管理辦法》《懷化學院檔案工作人員崗位職責》等一系列規章制度，保證了全校檔案工作規范化管理順利開展。學校堅持每年進行部門檔案歸檔整理評比，獎勵先進單位和個人，2011年學校在實行年度綜合考核與績效工資掛鉤的基礎上，將各部門檔案工作評比結果納入到考核范圍，這一舉措改變了學校歷年檔案資料收集難的局面，推進了學校檔案工作規范化管理工作的開展。

四、健全歸檔工作制度 豐富和規范館藏資源

館藏資源是學校檔案館的價值所在，只有不斷豐富和規范館藏資源才能更好地為學校各項工作服務。根據國家教育部第27號令以及國家檔案局關于文書檔案立卷改革規范要求，懷化學院制定了《懷化學院檔案實體分類實施辦法》，將學校檔案分為黨群、行政、教學、基建等十二類，對全校各門類檔案實行集中統一管理，嚴格按照湖南省檔案工作規范化管理要求，對館藏檔案進行整理，對收集不全的檔案，尤其是基建檔案，通過各種渠道進行補充；對新形成的檔案材料推行部門立卷，保證歸檔材料的原始性和完整性；對移交進館的檔案，發現不符合要求的予以駁回，同時派專職檔案員指導重新整理后再移交入館。

五、加強隊伍建設 提高業務素質

地方高校檔案工作隊伍中真正學過檔案管理的專業人才很少，檔案工作人員大部分都是中途轉行做檔案的，他們的專業知識和業務能力比較欠缺，要想推進檔案工作規范化管理，必須在人員隊伍的配備上下大功夫。懷化學院成立檔案館后，利用各種方式不斷充實檔案工作隊伍，目前學校有專、兼職檔案員50人，建立了學校檔案工作交流QQ群，學校每年還組織1-2次專、兼職檔案員集中培訓，系統學習《檔案法》《湖南省檔案管理條例》《懷化學院檔案管理辦法》等法律、法規和業務指導性文件以及計算機應用、檔案業務知識培訓等，學校還積極選送檔案員參加湖南省、懷化市檔案局和省直機關二十一協作組舉辦的各種業務培訓和學術研討等活動，不斷提高檔案人員的業務素質和水平。

六、運用電腦管理軟件 推進檔案數字化建設

高校檔案數字化建設是信息時代對高校提出的新要求，是對紙質檔案實體利用計算機技術進行信息轉換和管理的過程，它有助于充分挖掘檔案資源，大大提高檔案的利用率。2010年懷化學院購置了德立信公司《高校數字檔案管理系統》網絡版，2011年在全校范圍內開始使用，由學校檔案館給各單位處室授權一個用戶名登錄使用檔案管理系統，兼職檔案員對本部門的歸檔材料進行收集、整理和條目輸機，然后再把檔案實體和數據一同移交檔案館，目前基本實現了檔案條目數據系統查詢，提高了檔案工作效率。

七、加強編研開發 積極提供利用

檔案編研開發是對檔案資源的更深層次加工，挖掘檔案資源的內在價值，更好地滿足利用者需求。懷化學院檔案管理人員在積極為來館利用檔案者提供高效優質服務的同時，還對館藏資源進行資料編研。目前學校相繼編制了《懷化學院全宗介紹》《懷化學院重要文件匯編》《懷化學院大事記》《懷化學院機構沿革》《懷化學院檔案利用實例匯編》及教職工獎懲、職稱、校內規章制度等三大專題目錄檢索工具。學校還利用檔案資料建立校史陳列室，編制電視宣傳片《跨越》和優秀校友電視片，檔案資料在學校的升本評估、教學評估、工作檢查、編寫校史、職稱評定乃至學校整體發展規劃等方面都發揮了它應有的經濟效益和社會效益。

檔案工作規范化管理是高校檔案工作現代化建設的前提和基礎，是檔案工作實現科學管理、提高工作質量和利用效率的重要手段。通過檔案工作規范化管理的開展，懷化學院檔案工作質量和效率得到了進一步提高，在2014年12月，學校檔案館通過省市檔案專家組考評，順利晉升為湖南省檔案工作規范化管理“省一級”單位，學校檔案管理水平也提升到了一個新的水平，為學校的各項工作提供了堅實的基礎。

[1]張曉嫻.高校檔案工作規范化管理實踐與探索[J].云南檔案,2014(10).

[2]嚴小蕾.高校檔案工作規范化管理議[J].四川檔案,2012(4).

湖南省懷化學院2015年科研項目，HHXY2015—36）