創新檔案管理理念 實現檔案管理現代化

文/吉林省白城市洮北區第三幼兒園 趙麗輝

創新檔案管理理念 實現檔案管理現代化

文/吉林省白城市洮北區第三幼兒園 趙麗輝

創新檔案管理理念，實現檔案管理現代化，做好檔案管理工作，合理開發檔案資源有利于全面提升檔案管理工作效率。本文將淺談創新檔案管理理念，實現檔案管理現代化的途徑，并提出個人建議。

創新；檔案管理理念；實現；檔案管理現代化；工作人員

檔案通常是指具有考察使用價值、經過立卷歸檔集中保管起來的各種文件資料，主要包括各種文件、手稿、照片、磁盤和光盤等，是一種非常有價值的信息資源和社會資源。創新檔案管理理念，實現檔案管理現代化是做好檔案管理工作的基礎。但是，在當前檔案管理工作中依然存在一些問題，本文將在簡析這些問題的基礎上從創新檔案管理理念；提高工作人員的專業素質；運用現代技術開展檔案管理工作等三個方面來淺談解決問題的策略。

一、檔案管理工作的現狀問題

（一）檔案管理理念不適應檔案管理工作現代化的要求。目前，檔案管理理念還相對落后，大多數檔案管理工作人員只是把檔案看作一種非常嚴肅的保密管理工作，沒有認識到檔案是一種有價值的社會資源，因此，他們對檔案資源的開發和利用不足。而且，當前的檔案管理制度不完整，在收集檔案資料、存放檔案、整理檔案信息和進行歸檔的工作流程中經常會混合保管檔案，造成信息遺漏和文件存放順序顛倒。

（二）檔案管理工作人員的專業水平有待提升。從總體上來分析，檔案管理工作人員的專業素質還不能滿足現代化檔案管理工作的要求，一方面是工作人員在檔案管理常識、計算機操作技術和檔案信息檢索方面存在欠缺；另一方面是部分工作人員的職業素養有待加強，他們的工作態度不認真，沒有及時分類保管檔案、更新檔案信息或者沒有為檔案組卷標識目錄，甚至會泄露檔案機密。

（三）管理技術落后。當前的檔案管理技術還相對落后，甚至依然采用人工管理模式，電子檔案管理體制不完善。在提取檔案資源時，落后的檢索技術不能及時篩選檔案目錄和所需要的信息，阻礙了檔案管理工作的發展。

二、創新檔案管理理念，實現檔案管理現代化的途徑

（一）調整檔案管理工作結構。創新檔案管理理念，首先要調整檔案管理工作結構，指導工作人員不僅要防止檔案泄密，而且要在遵守法律法規的前提下，按照工作程序和檔案機密來合理利用檔案資源，用完檔案以后必須將其完好無損地放回原處。

（二）提高檔案管理工作人員的專業素質。工作人員在檔案管理工作中發揮著重要作用，推動檔案管理工作走向現代化，必須加強對工作人員的教育和培訓，引導工作人員樹立正確的工作理念，認知本職工作的重要性質，熟悉檔案文獻整理和保管的流程，指導他們按照正文材料和附近材料的前后順序來裝訂檔案，并標注清晰的目錄、頁碼、類目、檔號以及必要的注釋，再進行分類存放與保管。其次，要指導檔案管理工作人員及時清理保密期失效的檔案和混合檔案，按照實際情況的變化更新檔案信息，防止檔案信息缺失或者檔案泄密，及時修補殘缺的檔案文獻、照片和磁盤等。另一方面，要引導工作人員提高自身的職業素養，增強思想道德修養和服務意識，樹立愛崗敬業精神，堅持依法治檔，不斷學習黨建文化、自然科學、現代檔案管理知識和現代化管理技術，熟悉計算機操作系統，簡化檔案檢索程序，靈活運用計算機技術進行檔案管理、調閱和開發工作，推動檔案管理工作的科學化、標準化和規范化，全體提升檔案管理工作效率。

（三）運用現代技術開展檔案管理工作。實現檔案管理工作的現代化，首先要借助信息技術，加強對電子檔案的保密管理，完善檔案管理數據庫，組建綠色檔案網絡，防止網絡病毒盜取檔案機密。其次，要制定檔案現代化管理工作準則，明確電子檔案的調用方式，提升檔案檢索技術和檢索準確率。另外，檔案管理工作人員需要為檔案保管室安裝安全報警器，控制好檔案室的溫度，保持檔案室清潔、干爽的環境，做好防火、防潮、防盜工作，及時修補受潮或者破損的檔案文獻、照片、磁盤或者光碟等，全面推動檔案管理工作步入現代化、高效化和科學化。

三、結束語

綜上所述，在檔案管理工作中尚且存在檔案管理理念不適應檔案管理工作現代化的發展要求，檔案信息資源利用率低下，檔案管理工作人員的專業素質有待提升，電子檔案管理技術落后等問題。促進檔案管理工作步入現代化，必須先創新檔案管理理念，調整檔案管理工作結構，實現保護檔案信息和開發檔案資源的并存目標；加強對工作人員的教育和培訓，提高檔案管理工作人員的專業素質，引導工作人員不斷學習黨建文化、自然科學知識和現代檔案管理知識，以此推動檔案管理工作的科學化、標準化和規范化；運用現代化管理技術開展檔案管理工作，加強網絡環境管理，確保電子檔案信息的安全，及時修補被損壞的檔案，從而有效實現檔案管理現代化。

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