淺議如何做好物業電氣設備檔案管理工作

文/國網杭州供電公司 詹敏青

淺議如何做好物業電氣設備檔案管理工作

文/國網杭州供電公司 詹敏青

近年來物業管理產業得到了快速的發展。物業管理公司在日益激烈的競爭中需不斷提升綜合競爭力，而在物業管理服務工作中物業電氣設備檔案管理工作是其基礎性工作之一，這就要求物業公司必須認識到物業檔案管理工作的重要性，同時需不斷創新物業電氣設備檔案管理工作模式。

物業電氣設備；檔案管理

一、物業電氣設備檔案管理規范的必要性

物業企業在進行物業管理活動中逐步形成了物業檔案，物業檔案主要保存記錄了對業主有一定查考和利于價值的歷史記錄。進行物業檔案的管理即做好物業檔案文件的收集、整理、歸檔工作，從而提高物業的服務效率和水平。于物業企業而言，物業電力設備檔案管理是一項基礎性工作，加強物業電力設備檔案管理的規范性能有效提升物業管理的水平，但同時物業企業的綜合管理水平又制約著物業電力設備檔案管理。

二、物業電氣設備檔案管理工作的實施要點

（一）規范物業電力設備檔案管理。進行物業電力設備檔案管理就必須是在相關制度、規范建立的基礎之上，以此來對物業電力設備檔案管理人員具體職責做出明確。所建立的制度和規范不僅要有較強的操作性，還需做到制度的配套，明確責任者的具體職責，這也是規范物業電力設備檔案管理的首要步驟。物業電力設備檔案管理制度建立的首要目的是為完善其監督機制，從而有效提升物業管理的水平。物業電力設備檔案管理具體建設、規范包括了物業電力設備檔案的分類標準、業務范圍、歸檔制度、整理方法、保管制度、開放利用制度、管理人職責等規范。同時，對物業電力設備檔案管理人員進行專門的培訓和指導，增強他們的綜合素質，規范檔案工作，才更利于物業電力設備檔案管理工作的開展和綜合水平的提高。

（二）將物業文件的形成、歸檔工作做好。物業文件的形成工作和歸檔工作是物業電力設備檔案管理的基礎性工作。規范物業電力設備檔案管理需從起點開始抓起，物業文件的形成、歸檔、整理、保管，和檔案的提供、利用、開放，以及檔案信息的研究、分析等都是電力設備檔案管理工作的內容。但結合目前物業電力設備檔案管理實際情況看，需將重點放在物業文件的形成、歸檔工作上，物業人員需自覺將歸檔工作當作物業管理服務收尾工作來執行，落實思路、規范配套、定期檢查以及做績效評估，并對形成文件的質量進行檢查。

（三）凸顯行業特點，著重于物業電力設備管理專門檔案。在物業企業檔案中，基建檔案和行政檔案方面的管理相對更為完善，但是在物業電力設備專門檔案上卻比較隨意、松散，而且有著多種案卷形態，因此，需要對一戶一檔的電力設備檔案管理形態進行完善。在物業管理行業中物業專門檔案是其獨有的，而物業投入和正式運作后，物業電力設備專門檔案的使用率和重要性已遠大于了其他檔案，整體數量增加迅速，因此需作為重點管理對象。物業電力設備專門檔案管理中一般都實施一戶一檔管理模式，企業中有90%都采用了這種管理模式，但在不同企業中所采用的方式又有所區別，在業主檔案方面有的物業是將一戶作為一卷，而有的物業則是將一個樓棟列為一卷，再在這一卷下面建立子卷，而子卷就是每一戶業主的檔案。物業實施一戶一檔管理模式，不僅有利于對“戶”的電力設備進行針對性管理，還能有效提高物業的服務水平，為業主提供更多的個性化服務，極大地提升了物業管理的服務品味和質量。

（四）物業電氣設備檔案管理基礎工作做好，落實動態管理。在物業電氣設備檔案管理中，還需做好電氣設備的動態管理。物業電氣設備檔案有著很強的動態性，并不是一成不變的，這就要求物業電氣設備檔案也需隨之做出相應的改變，從而確保與實際情況一致。物業公司在對電氣設備檔案進行管理中，平時需要做日常的維護，并定期進行檢查，對相關項目還需采取跟蹤的方式來保證電氣設備檔案的真實有效性。與此同時，物業企業在電氣設備檔案管理中，檔案對業主需具有一定的開放性，以便業主對電氣設備檔案的利用，物業需主動對相關電氣設備檔案信息進行公示。物業電氣設備檔案管理工作是物業管理中十分重要的一部分，物業需從意識上認識到電氣設備檔案管理工作的重要性，并給予精神上、人力上、物質上的支持和投入，才能有效提高整個物業管理水平。

（五）物業電氣設備檔案的現代化管理。從整體上來講，我國的物業管理在起步上是比較晚的，現目前只有大型物業公司才將現代化的管理方式運用到物業管理中。而物業電氣設備檔案管理工作作為物業管理中不可分割的部分，兩者不能脫節，在現代化進程不斷加快的情況下，物業電氣設備檔案管理工作也需要加入到物業管理現代化進程中，并且可根據物業電氣設備檔案管理系統對具體管理模塊進行設置。此外還可運用現代化的信息網絡技術建立起物業電力設備管理網站，為業主提供更為有效、快捷、透明的信息服務。此網站可包括業主的信息；物業管理公司簡介；電氣設備具體分布；相關費用公布；國家出臺的法律、法規、政策、標準；便民信息；意見反饋等相關內容。運用現代化網絡技術可將物業電氣設備檔案管理特點和具體動態作用最大化地展現出來。

[1]張紅.物業檔案管理探索[J]科技創業月刊,2010,23(3).

[2]胡昌順.淺談物業檔案資料的建立與管理[J].檔案與建設,2003(5).