新時期高校檔案工作走向與完善措施

文/山西省朔州職業技術學院 徐海英

新時期高校檔案工作走向與完善措施

文/山西省朔州職業技術學院 徐海英

檔案管理是現代高校管理向制度化、規范化、科學化方向發展的重要標志，是不斷提高內部基礎管理水平的直接體現，對高校適應現代化發展、信息技術建設，以及推動高等教育事業發展等具有重要作用。本文以當下高校發展戰略作為主要指導思想，分析了當前高校檔案管理工作中的常見問題和新的走向，結合網絡時代特色提出了完善高校檔案管理工作的具體措施，以期與業界同仁探討交流，共促檔案事業發展進步。

檔案管理；高校；工作走向；措施

一、高校檔案管理工作常見問題

（一）檔案使用利用效率較低。據調查數據顯示，當前國內大多數高校對于檔案管理的認知仍停留在調查、收集、歸檔等環節，對于檔案資源的開發與利用的程度較低。而檔案只有被利用才能真正凸顯其價值所在，否則，只是毫無用處的展品，難以實現其真實價值，因此亟待給予重視。

（二）技術資源建設力度不足。現實中的不足，除了計算機、網絡、服務器等硬件設施的不足，還包括與檔案工作相關的技術人員培養等方面。正由于上述資源的匱乏，導致部分高校檔案管理工作在質量、效率以及專業性方面都出現了不同程度的滯后，不僅阻礙了檔案的正常使用，且對高校教研活動開展也有所影響。

二、現代高校檔案管理新走向

隨著社會經濟的發展，人們已經進入資源共享的信息化時代，傳統的檔案保存方式很難滿足資源共享的要求，而網絡存儲使得高校檔案管理工作可以在信息化時代實現資源共享，使檔案資料不再局限于某一狹隘范圍，使得各檔案主體夠優勢互補，充分發揮檔案資料的價值，從而促進高校檔案事業的進一步發展。

同時，立足于大數據時代，海量的數據流也為高校檔案館開拓了新的發展渠道，提供了更為豐富的信息資源和館藏資源，沖破了傳統檔案管理中信息資源缺乏、服務范圍有限、服務能力有限的瓶頸。不僅如此，大數據技術還使高校檔案館的館藏信息和資源有了更為廣泛的外延，在吸收互聯網中的數據的同時，能夠及時吸收用戶在查詢利用檔案信息資源中產生的數據，加快了高校檔案館館藏信息的更新速度，為廣大師生用戶享受更加全面的檔案信息服務創造了優越條件。

三、完善高校檔案管理工作的實踐措施

（一）結合實際創設相應規模數據庫，實現檔案資源整合的標準化。大數據技術能夠實現對海量數據的存儲與高速處理，因此，高校檔案管理工作不僅要對既有的檔案資源進行系統化整合與備份處理，還要充分考慮檔案的安全問題。通常，檔案資源的備份模式都是對紙質檔案進行電子化處理，但大數據技術的廣泛應用，電子檔案的單獨使用效度過低，因此，應進一步加大校際合作力度，創設與高校發展需求相適應的數據庫，實現地域抑或是區域覆蓋；同時，統一技術標準，實現檔案信息資源標識、描述、存儲、傳輸、管理、檢索等各個方面標準與規范的統一，為高校檔案信息資源的開發、使用和管理提供指引。

（二）善用同步盤實現資源同步，提升檔案資源穩定性及其利用率。同步盤是在云環境下進行檔案存儲的新型網絡存儲工具，能夠實現本地電腦和網絡硬盤網站之間的信息資源同步，檔案信息資源管理人員在本地電腦上進行任何檔案信息資源新增或者更改都能自動上傳到網絡服務器進行備份，進而更新網絡硬盤中的檔案信息資源，實現資源在查詢、管理以及存儲等方面的網絡同步，使檔案信息資源變得更加高效、便捷。對此，高校檔案管理人員應有效利用同步盤進行檔案信息資源存儲，及時在本地電腦上安裝同步盤客戶端，在最大限度節約檔案管理成本、確保檔案安全與穩定的同時，實現檔案資源更大范圍的共享，切實提升高校檔案資源利用率。

（三）全面加強硬件設施建設投入，保證檔案管理符合高校新需求。隨著國家對教育事業發展力度的不斷加大，高校各項檔案資料逐年增多，需要更多的檔案整理室和檔案儲存室。因此，各高校應以具體需求為前提，有條件地增設各項設施，比如綜合檔案整理室、借閱室、實物檔案室、會計檔案室和綜合檔案室庫房等場所；劃撥專款添置密集架、空調、抽濕機等專用設備，為檔案管理提供硬件上的保障，以適應檔案現代化管理的需要。

四、結語

當下，信息數據浪潮已席卷各行業領域，在各類新模式的沖擊下，高校檔案管理人員應積極運用信息數據，抓住其中的發展機遇，認真學習新方法，熟練應用新工具，以應對高校發展和用戶需求變化。同時，提高對安全內涵、安全意識的重視度，結合實踐操作，加強對自身基本業務技能以及計算機技術、云端處理、大數據操作等能力的培訓，提高專業技能水平，以更好地發揮高校檔案信息的功能和作用。

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[2]譚春霞.高校檔案管理信息化建設現狀及對策研究[J].科技資訊,2015,13(11)∶144-144.

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