檔案利用和檔案價值的反思

文/武漢華中科技大學檔案館 施松繪

檔案利用和檔案價值的反思

文/武漢華中科技大學檔案館 施松繪

檔案是企業及單位內部十分重要的信息資源，并且在企業及單位發展過程中具有十分重要的作用及意義。在檔案管理工作過程中，檔案的利用是十分重要的一項內容，作為檔案管理相關工作人員，應當對充分認識檔案資源的重要價值，并且要對檔案資源合理利用，從而使其作用得以充分發揮。

檔案；價值；利用

檔案作為一種信息資源在企業及單位發展過程中占據十分重要的地位，并且在現代企業及單位發展過程中具有十分重要的作用及價值。依據當前檔案資源實際利用情況來看，并不是十分理想，主要是企業及單位內工作人員未能夠充分認識檔案價值及檔案合理利用的重要性。因此，企業及單位應當對檔案價值及檔案利用進一步反思，從而在清楚認識檔案價值基礎上以有效途徑及方法合理利用檔案資料。

一、檔案價值分析

（一）檔案價值概念。檔案屬于企業及單位內部的重要資料，其主要作用就是對企業及單位實際發展情況進行記錄，對企業及單位當前發展及今后發展均具有較好指導作用，所以檔案材料具有十分重要的價值。所謂檔案價值所指的就是相關社會活動主體方面，主要包括個人、集體及國家等方面，檔案信息材料所具備積極作用。換言之，對于檔案材料而言，在被相關主體利用情況下，其積極作用才能夠得到充分發揮，并且使其價值能夠得以充分體現。然而，檔案資料若未能夠被相關主體所利用，這樣一來，對于檔案資料而言，其所具備檔案資料也就很難得到充分體現。因此，檔案價值的決定因素并不是其自身，而是與人們需要之間相互作用而得到的產物，兩者之中若有任何一個方面缺乏，也就無法體現出其價值。

（二）檔案價值分類。對于檔案價值而言，依據不同分類標準可將其分為以下幾種：檔案第一價值及第二價值、檔案利用價值及保存價值，除此之外檔案還具備顯示價值與長遠價值。在這些檔案價值中，利用價值就是相關檔案資料對于其使用主體所具備的重要作用，這一方面也是檔案價值的重要體現；對于保存價值而言，其具體就是指檔案是否均保存意義，同時在體現在保存時間方面；第一價值就是指檔案資料對于檔案作者所具備重要意義；檔案第二價值所指的就是檔案資料其他有關人員所具備意義以及重要價值；對于現實價值而言，其所致的就是在當前有關社會活動過程中，相關檔案資料所具備的重要價值，其能夠對相關人員進行指導，使其更好進行各種活動；對于長遠價值而言，其就是指檔案資料在經過長時間保存之后，在社會今后發展過程中，在有關實踐活動中檔案資料所具備重要價值及作用。

二、檔案利用有效措施

（一）積極提升現代化檔案服務水平。在現代社會發展過程中，信息技術廣泛應用使人們工作、生活及學習更加方便。在實際生活及工作過程中，人們已經習慣于利用信息技術對問題進行分析、處理及解決。在實際工作過程中，為能夠更好節約時間，很多檔案資料使用人員均利用計算機網絡查找資料，所以檔案管理部門也應當將自身現代化檔案服務水平提高。首先，應當對檔案信息資源加快信息化及電子化建設，使所有檔案資料均在計算機內存儲，這樣一來，不但能夠使檔案資源存儲地點需求減少，對檔案資料信息保持完整性及真實性也比較有利；其次，應當利用有效方式使大多數檔案利用人員得到檔案資料使用權限，然而應當注意對于有些檔案而言，若涉及單位及國家隱私內容，在轉變為信息化資料及數據化資料時，相關工作人員應當對這些資料實施加密處理。

（二）建設檔案資源中心。為能夠對檔案資料進行有效利用，相關檔案管理部門需要積極建設檔案資源中心，并且應當不斷加強完善。首先，相關工作人員應當注意加強管理檔案，在此基礎上使檔案真實性及完整性均能夠得到保證；其次，對于人才隊伍，檔案管理部門應當注意加強建設，積極加大力度引進高素質人才，同時應當注意定期培訓教育相關工作人員，保證工作人員能夠將先進檔案管理方法及相關技術掌握，從而對檔案進行更好管理；第三，對于檔案資料，應當繼續加大開放力度，相關工作人員應注意審核檔案資料性質，對于具備開放性質的相關檔案，應當盡量將其開放，以便更多人能夠對其進行利用。

（三）強化檔案資源交流及共享。為能夠使檔案資料利用率在根本上得以提高，使各種檔案資源利用價值得充分發揮，各檔案管理部門之間應當加強交流及溝通，從而使檔案信息實現共享，使檔案資源能夠為更多人服務，應當將檔案資源利用范圍進一步擴大，這樣才能夠使社會上更多人員對檔案利用工作加強重視，使檔案利用率得以真正提高，使檔案資源能夠從根本上提高其價值及社會影響力，使檔案資源作用及價值得以更好發揮。

三、結語

檔案資源是現代社會發展過程中的一種重要信息資源，在企業及單位發展過程中有著不可替代的作用。因此，作為檔案管理部門相關工作人員，應當對檔案價值深刻反思，并且應當對檔案利用進行深刻探討，從而以積極有效方法提高檔案資源利用率，使檔案資源能夠更好服務于企業及單位發展，更好地服務于。

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