檔案利用和檔案價(jià)值的反思

文/武漢華中科技大學(xué)檔案館 施松繪

檔案利用和檔案價(jià)值的反思

文/武漢華中科技大學(xué)檔案館 施松繪

檔案是企業(yè)及單位內(nèi)部十分重要的信息資源，并且在企業(yè)及單位發(fā)展過程中具有十分重要的作用及意義。在檔案管理工作過程中，檔案的利用是十分重要的一項(xiàng)內(nèi)容，作為檔案管理相關(guān)工作人員，應(yīng)當(dāng)對充分認(rèn)識檔案資源的重要價(jià)值，并且要對檔案資源合理利用，從而使其作用得以充分發(fā)揮。

檔案；價(jià)值；利用

檔案作為一種信息資源在企業(yè)及單位發(fā)展過程中占據(jù)十分重要的地位，并且在現(xiàn)代企業(yè)及單位發(fā)展過程中具有十分重要的作用及價(jià)值。依據(jù)當(dāng)前檔案資源實(shí)際利用情況來看，并不是十分理想，主要是企業(yè)及單位內(nèi)工作人員未能夠充分認(rèn)識檔案價(jià)值及檔案合理利用的重要性。因此，企業(yè)及單位應(yīng)當(dāng)對檔案價(jià)值及檔案利用進(jìn)一步反思，從而在清楚認(rèn)識檔案價(jià)值基礎(chǔ)上以有效途徑及方法合理利用檔案資料。

一、檔案價(jià)值分析

（一）檔案價(jià)值概念。檔案屬于企業(yè)及單位內(nèi)部的重要資料，其主要作用就是對企業(yè)及單位實(shí)際發(fā)展情況進(jìn)行記錄，對企業(yè)及單位當(dāng)前發(fā)展及今后發(fā)展均具有較好指導(dǎo)作用，所以檔案材料具有十分重要的價(jià)值。所謂檔案價(jià)值所指的就是相關(guān)社會活動主體方面，主要包括個(gè)人、集體及國家等方面，檔案信息材料所具備積極作用。換言之，對于檔案材料而言，在被相關(guān)主體利用情況下，其積極作用才能夠得到充分發(fā)揮，并且使其價(jià)值能夠得以充分體現(xiàn)。然而，檔案資料若未能夠被相關(guān)主體所利用，這樣一來，對于檔案資料而言，其所具備檔案資料也就很難得到充分體現(xiàn)。因此，檔案價(jià)值的決定因素并不是其自身，而是與人們需要之間相互作用而得到的產(chǎn)物，兩者之中若有任何一個(gè)方面缺乏，也就無法體現(xiàn)出其價(jià)值。

（二）檔案價(jià)值分類。對于檔案價(jià)值而言，依據(jù)不同分類標(biāo)準(zhǔn)可將其分為以下幾種：檔案第一價(jià)值及第二價(jià)值、檔案利用價(jià)值及保存價(jià)值，除此之外檔案還具備顯示價(jià)值與長遠(yuǎn)價(jià)值。在這些檔案價(jià)值中，利用價(jià)值就是相關(guān)檔案資料對于其使用主體所具備的重要作用，這一方面也是檔案價(jià)值的重要體現(xiàn)；對于保存價(jià)值而言，其具體就是指檔案是否均保存意義，同時(shí)在體現(xiàn)在保存時(shí)間方面；第一價(jià)值就是指檔案資料對于檔案作者所具備重要意義；檔案第二價(jià)值所指的就是檔案資料其他有關(guān)人員所具備意義以及重要價(jià)值；對于現(xiàn)實(shí)價(jià)值而言，其所致的就是在當(dāng)前有關(guān)社會活動過程中，相關(guān)檔案資料所具備的重要價(jià)值，其能夠?qū)ο嚓P(guān)人員進(jìn)行指導(dǎo)，使其更好進(jìn)行各種活動；對于長遠(yuǎn)價(jià)值而言，其就是指檔案資料在經(jīng)過長時(shí)間保存之后，在社會今后發(fā)展過程中，在有關(guān)實(shí)踐活動中檔案資料所具備重要價(jià)值及作用。

二、檔案利用有效措施

（一）積極提升現(xiàn)代化檔案服務(wù)水平。在現(xiàn)代社會發(fā)展過程中，信息技術(shù)廣泛應(yīng)用使人們工作、生活及學(xué)習(xí)更加方便。在實(shí)際生活及工作過程中，人們已經(jīng)習(xí)慣于利用信息技術(shù)對問題進(jìn)行分析、處理及解決。在實(shí)際工作過程中，為能夠更好節(jié)約時(shí)間，很多檔案資料使用人員均利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)查找資料，所以檔案管理部門也應(yīng)當(dāng)將自身現(xiàn)代化檔案服務(wù)水平提高。首先，應(yīng)當(dāng)對檔案信息資源加快信息化及電子化建設(shè)，使所有檔案資料均在計(jì)算機(jī)內(nèi)存儲，這樣一來，不但能夠使檔案資源存儲地點(diǎn)需求減少，對檔案資料信息保持完整性及真實(shí)性也比較有利；其次，應(yīng)當(dāng)利用有效方式使大多數(shù)檔案利用人員得到檔案資料使用權(quán)限，然而應(yīng)當(dāng)注意對于有些檔案而言，若涉及單位及國家隱私內(nèi)容，在轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒Y料及數(shù)據(jù)化資料時(shí)，相關(guān)工作人員應(yīng)當(dāng)對這些資料實(shí)施加密處理。

（二）建設(shè)檔案資源中心。為能夠?qū)n案資料進(jìn)行有效利用，相關(guān)檔案管理部門需要積極建設(shè)檔案資源中心，并且應(yīng)當(dāng)不斷加強(qiáng)完善。首先，相關(guān)工作人員應(yīng)當(dāng)注意加強(qiáng)管理檔案，在此基礎(chǔ)上使檔案真實(shí)性及完整性均能夠得到保證；其次，對于人才隊(duì)伍，檔案管理部門應(yīng)當(dāng)注意加強(qiáng)建設(shè)，積極加大力度引進(jìn)高素質(zhì)人才，同時(shí)應(yīng)當(dāng)注意定期培訓(xùn)教育相關(guān)工作人員，保證工作人員能夠?qū)⑾冗M(jìn)檔案管理方法及相關(guān)技術(shù)掌握，從而對檔案進(jìn)行更好管理；第三，對于檔案資料，應(yīng)當(dāng)繼續(xù)加大開放力度，相關(guān)工作人員應(yīng)注意審核檔案資料性質(zhì)，對于具備開放性質(zhì)的相關(guān)檔案，應(yīng)當(dāng)盡量將其開放，以便更多人能夠?qū)ζ溥M(jìn)行利用。

（三）強(qiáng)化檔案資源交流及共享。為能夠使檔案資料利用率在根本上得以提高，使各種檔案資源利用價(jià)值得充分發(fā)揮，各檔案管理部門之間應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)交流及溝通，從而使檔案信息實(shí)現(xiàn)共享，使檔案資源能夠?yàn)楦嗳朔?wù)，應(yīng)當(dāng)將檔案資源利用范圍進(jìn)一步擴(kuò)大，這樣才能夠使社會上更多人員對檔案利用工作加強(qiáng)重視，使檔案利用率得以真正提高，使檔案資源能夠從根本上提高其價(jià)值及社會影響力，使檔案資源作用及價(jià)值得以更好發(fā)揮。

三、結(jié)語

檔案資源是現(xiàn)代社會發(fā)展過程中的一種重要信息資源，在企業(yè)及單位發(fā)展過程中有著不可替代的作用。因此，作為檔案管理部門相關(guān)工作人員，應(yīng)當(dāng)對檔案價(jià)值深刻反思，并且應(yīng)當(dāng)對檔案利用進(jìn)行深刻探討，從而以積極有效方法提高檔案資源利用率，使檔案資源能夠更好服務(wù)于企業(yè)及單位發(fā)展，更好地服務(wù)于。

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