醫(yī)院電子檔案管理策略

文/吉林省白城市鎮(zhèn)賚縣中醫(yī)院 李蕾

醫(yī)院電子檔案管理策略

文/吉林省白城市鎮(zhèn)賚縣中醫(yī)院 李蕾

在如今這個(gè)信息化的時(shí)代，醫(yī)院電子檔案管理工作已成為醫(yī)療行業(yè)的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。由于生活水平的提高，醫(yī)療工作發(fā)揮著不可忽視的作用，而如何做好醫(yī)院電子檔案管理工作更是成為其重中之重。根據(jù)目前醫(yī)院電子檔案工作中的存在問題，做出相應(yīng)的調(diào)整以不斷完善醫(yī)院電子檔案管理策略。

醫(yī)院電子檔案；問題；完善；策略

隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的普遍應(yīng)用，醫(yī)院的檔案管理工作也隨之發(fā)生著改變，由以前的紙質(zhì)文件發(fā)展成現(xiàn)在的電子文件。電子文件有許多不同于其他文件的特點(diǎn)，因此要在管理上找到適合其發(fā)展的方法，并不斷地完善對(duì)電子檔案的管理工作。

一、醫(yī)院電子檔案中存在的問題

（一）電子檔案管理制度不完善。在醫(yī)療行業(yè)中存在著這樣一種現(xiàn)象，不少企業(yè)中建立了自己的電子檔案管理制度，但是實(shí)際效果不明顯，許多人甚至根本不知道這一制度的存在。由于不少工作人員缺少檔案管理工作意識(shí)，會(huì)將一些本應(yīng)歸檔保存的電子檔案材料隨手放在自己的辦公室，可能時(shí)間一長就會(huì)忘記這些材料，導(dǎo)致不能及時(shí)歸檔而使電子檔案信息有所缺失遺漏。另外，由于平時(shí)工作人員主要學(xué)習(xí)的是專業(yè)技術(shù)知識(shí)而忽略了檔案管理知識(shí)的學(xué)習(xí)，同樣醫(yī)院在這一方面的宣傳力度也不大，更是使工作人員忽視這方面，使醫(yī)院對(duì)電子檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)不夠明確，導(dǎo)致電子檔案管理制度相對(duì)落后，不能滿足檔案管理工作的需要。

（二）電子檔案管理人員素質(zhì)不過關(guān)。目前許多從事醫(yī)院電子檔案管理工作的人員并不是專業(yè)人員，而是從其他崗位轉(zhuǎn)過來的一些年齡較大的人員。由于電子檔案工作的瑣碎，因此需要工作人員熱情認(rèn)真并且有耐心，只有這樣才能做好這項(xiàng)工作。而在實(shí)際中，醫(yī)院重視技術(shù)人員素質(zhì)的提高而忽視管理人員的素質(zhì)提高，使不少檔案管理人員沒有耐心、不認(rèn)真對(duì)待檔案管理工作而出現(xiàn)許多的失誤。因?yàn)闆]有接受專業(yè)知識(shí)的教導(dǎo)以及專業(yè)管理素質(zhì)的學(xué)習(xí)，使大部分的檔案管理人員并不明白自己工作的重要性而使自己的工作出現(xiàn)各種問題，甚至導(dǎo)致后面一系列的問題。

（三）電子檔案管理方法不規(guī)范。對(duì)目前大多數(shù)醫(yī)院來說醫(yī)院的電子檔案信息的保存主要依靠于計(jì)算機(jī)，因而缺乏系統(tǒng)性的管理。但是計(jì)算機(jī)也不是全都是安全的，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)中同樣也存在著大量管理方面的問題，如網(wǎng)絡(luò)安全、病毒防范、權(quán)限問題等，這些問題處理不好將會(huì)嚴(yán)重影響電子檔案信息的保存及管理。不僅如此，由于電子檔案管理工作沒有一套適合其規(guī)范管理的方案，易使工作出現(xiàn)各種不規(guī)范的問題而導(dǎo)致電子檔案材料出現(xiàn)缺失、損壞。

（四）檔案管理硬件不能滿足要求。由于醫(yī)院的電子檔案涉及醫(yī)院的各個(gè)部門，各個(gè)方面，從而在醫(yī)院內(nèi)形成了多部門管理的現(xiàn)狀，隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的不斷覆蓋，不少部門之間已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了聯(lián)網(wǎng)。但是全院各個(gè)部門之間實(shí)現(xiàn)全部聯(lián)網(wǎng)仍有較大的困難，全院的統(tǒng)一網(wǎng)絡(luò)管理不夠完善，使相應(yīng)的檔案管理需要的硬件投入不足，同樣能夠滿足電子檔案管理要求的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)也相對(duì)不多，從而使檔案管理硬件不能滿足要求。

二、對(duì)存在問題所做的管理策略

（一）完善電子檔案管理制度。對(duì)于醫(yī)療行業(yè)而言，只有完善了相應(yīng)的電子檔案管理制度，才能使醫(yī)院的電子檔案管理工作按照規(guī)范化的步驟進(jìn)行，從而保證電子檔案信息管理的安全性。由于醫(yī)院檔案數(shù)目太多可以采用全程電子化管理，同時(shí)可將醫(yī)院的檔案分為醫(yī)院、檔案室、科室三級(jí)管理。通過使用這種三級(jí)管理，能夠使各部門的職責(zé)更加明確，這種管理模式有利于醫(yī)院對(duì)醫(yī)療檔案的統(tǒng)一管理，同時(shí)使分工更加明確，便于監(jiān)督督促各部門工作的進(jìn)行，避免出現(xiàn)失誤嚴(yán)重的檔案信息。

（二）提高檔案管理人員的素質(zhì)。由于醫(yī)院忽視對(duì)檔案管理人員素質(zhì)的提高，因而提高檔案管理人員的素質(zhì)更是迫在眉睫。通過學(xué)習(xí)讓工作人員了解檔案工作的重要性，并培養(yǎng)他們認(rèn)真負(fù)責(zé)有耐心的工作態(tài)度。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，醫(yī)療工作更是生活中不可或缺的一項(xiàng)，而電子檔案管理工作又是其行業(yè)管理的核心部分，因而只有提高檔案管理人員的素質(zhì)才能使電子檔案管理工作順利開展。

（三）加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)。檔案管理工作要求工作人員具備一定的技術(shù)，而隨著科技的進(jìn)步，檔案管理人員更是應(yīng)當(dāng)學(xué)習(xí)有關(guān)于醫(yī)療活動(dòng)方面的知識(shí)，如醫(yī)療活動(dòng)的規(guī)律、工作流程、信息技術(shù)應(yīng)用、網(wǎng)絡(luò)安全、醫(yī)學(xué)管理等知識(shí)，尤其是要認(rèn)真學(xué)習(xí)有關(guān)于數(shù)字化醫(yī)療信息手段、數(shù)字化設(shè)備、數(shù)字化醫(yī)療管理、網(wǎng)絡(luò)管理安全等技術(shù)的應(yīng)用。由于處在信息高速發(fā)展的時(shí)代，只有不斷地學(xué)習(xí)，不斷地更新自己的技術(shù)才能跟得上時(shí)代的步伐，也唯有如此才能做好醫(yī)院電子檔案管理方面的工作。

（四）加大對(duì)檔案管理的投入。醫(yī)院的全部檔案信息現(xiàn)在已經(jīng)全部都以電子檔案的形式保存，因此可知電子檔案對(duì)于一個(gè)醫(yī)療企業(yè)的重要性，電子檔案信息管理的情況直接影響到整個(gè)醫(yī)院醫(yī)療安全以及檔案信息的完整。因而醫(yī)院應(yīng)該加大對(duì)電子檔案管理工作的投入力度，由于醫(yī)院的硬件功能無法得到滿足，醫(yī)院應(yīng)該重視對(duì)這一方面的投入，通過加大投入網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的力度來使電子檔案管理滿足對(duì)硬件的需求。同樣還可以通過配置一些保障網(wǎng)絡(luò)安全的軟件來保證電子檔案信息的安全，避免電子檔案信息出現(xiàn)泄露或丟失，如防火墻技術(shù)、數(shù)據(jù)加密技術(shù)等。總之通過加大對(duì)電子檔案管理的投入，可以使電子檔案管理工作探索出一套合適的方案來進(jìn)行后面的工作。

三、結(jié)束語

隨著時(shí)代的不斷發(fā)展，醫(yī)院電子檔案管理工作將會(huì)有更加重要的地位。但不論怎樣，電子檔案管理仍需要不斷地發(fā)展完善，而決不能出現(xiàn)止步不前的情況。或許在今后電子檔案管理工作仍會(huì)存在許多問題，但是不要慌張，只要能夠找出問題所在并積極改正，今后的電子檔案管理工作將會(huì)更加順利。

[1]呂燕.試論醫(yī)院電子檔案數(shù)據(jù)的安全保護(hù)[J].蘭臺(tái)世界,2012(35).

[2]王晶選.對(duì)醫(yī)院電子檔案規(guī)范化管理的思考[J].現(xiàn)代醫(yī)院,2014(8).