醫院電子檔案管理策略

文/吉林省白城市鎮賚縣中醫院 李蕾

醫院電子檔案管理策略

文/吉林省白城市鎮賚縣中醫院 李蕾

在如今這個信息化的時代，醫院電子檔案管理工作已成為醫療行業的一個重要環節。由于生活水平的提高，醫療工作發揮著不可忽視的作用，而如何做好醫院電子檔案管理工作更是成為其重中之重。根據目前醫院電子檔案工作中的存在問題，做出相應的調整以不斷完善醫院電子檔案管理策略。

醫院電子檔案；問題；完善；策略

隨著計算機網絡的普遍應用，醫院的檔案管理工作也隨之發生著改變，由以前的紙質文件發展成現在的電子文件。電子文件有許多不同于其他文件的特點，因此要在管理上找到適合其發展的方法，并不斷地完善對電子檔案的管理工作。

一、醫院電子檔案中存在的問題

（一）電子檔案管理制度不完善。在醫療行業中存在著這樣一種現象，不少企業中建立了自己的電子檔案管理制度，但是實際效果不明顯，許多人甚至根本不知道這一制度的存在。由于不少工作人員缺少檔案管理工作意識，會將一些本應歸檔保存的電子檔案材料隨手放在自己的辦公室，可能時間一長就會忘記這些材料，導致不能及時歸檔而使電子檔案信息有所缺失遺漏。另外，由于平時工作人員主要學習的是專業技術知識而忽略了檔案管理知識的學習，同樣醫院在這一方面的宣傳力度也不大，更是使工作人員忽視這方面，使醫院對電子檔案管理的標準不夠明確，導致電子檔案管理制度相對落后，不能滿足檔案管理工作的需要。

（二）電子檔案管理人員素質不過關。目前許多從事醫院電子檔案管理工作的人員并不是專業人員，而是從其他崗位轉過來的一些年齡較大的人員。由于電子檔案工作的瑣碎，因此需要工作人員熱情認真并且有耐心，只有這樣才能做好這項工作。而在實際中，醫院重視技術人員素質的提高而忽視管理人員的素質提高，使不少檔案管理人員沒有耐心、不認真對待檔案管理工作而出現許多的失誤。因為沒有接受專業知識的教導以及專業管理素質的學習，使大部分的檔案管理人員并不明白自己工作的重要性而使自己的工作出現各種問題，甚至導致后面一系列的問題。

（三）電子檔案管理方法不規范。對目前大多數醫院來說醫院的電子檔案信息的保存主要依靠于計算機，因而缺乏系統性的管理。但是計算機也不是全都是安全的，計算機網絡中同樣也存在著大量管理方面的問題，如網絡安全、病毒防范、權限問題等，這些問題處理不好將會嚴重影響電子檔案信息的保存及管理。不僅如此，由于電子檔案管理工作沒有一套適合其規范管理的方案，易使工作出現各種不規范的問題而導致電子檔案材料出現缺失、損壞。

（四）檔案管理硬件不能滿足要求。由于醫院的電子檔案涉及醫院的各個部門，各個方面，從而在醫院內形成了多部門管理的現狀，隨著計算機網絡的不斷覆蓋，不少部門之間已經實現了聯網。但是全院各個部門之間實現全部聯網仍有較大的困難，全院的統一網絡管理不夠完善，使相應的檔案管理需要的硬件投入不足，同樣能夠滿足電子檔案管理要求的網絡技術也相對不多，從而使檔案管理硬件不能滿足要求。

二、對存在問題所做的管理策略

（一）完善電子檔案管理制度。對于醫療行業而言，只有完善了相應的電子檔案管理制度，才能使醫院的電子檔案管理工作按照規范化的步驟進行，從而保證電子檔案信息管理的安全性。由于醫院檔案數目太多可以采用全程電子化管理，同時可將醫院的檔案分為醫院、檔案室、科室三級管理。通過使用這種三級管理，能夠使各部門的職責更加明確，這種管理模式有利于醫院對醫療檔案的統一管理，同時使分工更加明確，便于監督督促各部門工作的進行，避免出現失誤嚴重的檔案信息。

（二）提高檔案管理人員的素質。由于醫院忽視對檔案管理人員素質的提高，因而提高檔案管理人員的素質更是迫在眉睫。通過學習讓工作人員了解檔案工作的重要性，并培養他們認真負責有耐心的工作態度。隨著社會經濟的不斷發展，醫療工作更是生活中不可或缺的一項，而電子檔案管理工作又是其行業管理的核心部分，因而只有提高檔案管理人員的素質才能使電子檔案管理工作順利開展。

（三）加強檔案管理人員的培訓。檔案管理工作要求工作人員具備一定的技術，而隨著科技的進步，檔案管理人員更是應當學習有關于醫療活動方面的知識，如醫療活動的規律、工作流程、信息技術應用、網絡安全、醫學管理等知識，尤其是要認真學習有關于數字化醫療信息手段、數字化設備、數字化醫療管理、網絡管理安全等技術的應用。由于處在信息高速發展的時代，只有不斷地學習，不斷地更新自己的技術才能跟得上時代的步伐，也唯有如此才能做好醫院電子檔案管理方面的工作。

（四）加大對檔案管理的投入。醫院的全部檔案信息現在已經全部都以電子檔案的形式保存，因此可知電子檔案對于一個醫療企業的重要性，電子檔案信息管理的情況直接影響到整個醫院醫療安全以及檔案信息的完整。因而醫院應該加大對電子檔案管理工作的投入力度，由于醫院的硬件功能無法得到滿足，醫院應該重視對這一方面的投入，通過加大投入網絡技術的力度來使電子檔案管理滿足對硬件的需求。同樣還可以通過配置一些保障網絡安全的軟件來保證電子檔案信息的安全，避免電子檔案信息出現泄露或丟失，如防火墻技術、數據加密技術等?？傊ㄟ^加大對電子檔案管理的投入，可以使電子檔案管理工作探索出一套合適的方案來進行后面的工作。

三、結束語

隨著時代的不斷發展，醫院電子檔案管理工作將會有更加重要的地位。但不論怎樣，電子檔案管理仍需要不斷地發展完善，而決不能出現止步不前的情況?；蛟S在今后電子檔案管理工作仍會存在許多問題，但是不要慌張，只要能夠找出問題所在并積極改正，今后的電子檔案管理工作將會更加順利。

[1]呂燕.試論醫院電子檔案數據的安全保護[J].蘭臺世界,2012(35).

[2]王晶選.對醫院電子檔案規范化管理的思考[J].現代醫院,2014(8).