數字化檔案管理在民政系統檔案管理中的應用分析

文/洮南市社會救助事業中心 李亞紅

數字化檔案管理在民政系統檔案管理中的應用分析

文/洮南市社會救助事業中心 李亞紅

隨著科學技術的發展，信息技術已經開始應用于各行各業了，這給人們的生活帶來了極大的便利。因此，在民政系統中的檔案管理也是一樣，紙質的檔案具有很多缺點，數字化檔案既方便又快捷。在本文中，主要闡述了數字化檔案管理在民政系統檔案管理中的一些問題，以及如何將數字化檔案管理得更好。

數字化檔案；管理；民政系統；應用

隨著科學技術的不斷發展，我國已經進入了信息化社會，在這樣的時代背景之下各行各業的管理進行不斷的改革，包括數字化管理民政系統的檔案。近年來，我國對民政檔案管理還是使用紙張為保存載體，這樣不僅占用空間，而且查閱起來也不太方便，同時，對其檔案紙張有一定的損害，總而言之就是不利于保存。因此，目前，數字化檔案越來越受到檔案管理者的青睞，但是，在進行民政系統的檔案數字化管理時，還存在一些問題。

一、數字化檔案管理在民政系統檔案管理中的意義

對民政系統檔案進行數字化管理時，不僅能夠提高工作效率，節省空間，而且可以很好地保護原件檔案。詳細內容如下：

（一）減少管理成本。傳統的紙張檔案管理，需要較多的工作人員和占據較大的空間，因而需要花費較大的管理成本。而數字化管理利用的是網絡空間，輸入相應的數值就可以查找需要人的檔案信息，同時進行這種查閱操作的工作人員不需要很多，從而減少了管理成本。

（二）提高工作效果。只要有相應的權限，數字化干部人事檔案管理員可以較快的查閱檔案資料和進行歸檔，把原先復雜的工作簡單化，解放勞動力，是工作人員坐著把工作完成，同時也提高了其工作的效率。

（三）保護檔案原件。紙張檔案有易腐蝕、容易損害的特點，如果翻閱頻繁，則會增加對檔案的損害率，而數字化管理則是將人事檔案信息轉化為電子檔案，使其保存的更為完整，查閱起來也比較方便，同時也消除了檔案篡改的情況。

二、目前民政系統數字化檔案管理中存在的問題

雖然檔案數字化管理能夠提高工作效率等優點，但是，目前還存在很多問題，例如管理方式存在缺陷，管理設備不夠先進，管理人員的素質不高等。現簡要概述如下：

（一）管理的方式存在缺陷、管理設備不夠先進。我國進行民政系統檔案數字化管理的時間不長，而且有很多方面還是沿用傳統的管理體制，大部分使用的還是手工操作的管理方式。同時，民政系統檔案管理的地方使用的管理軟件通常是自主研發的，其軟件設備還是存在一定的缺陷，而且進行數字化管理的硬件配置也相對而言比較低，無法滿足實現數字化管理軟件操作的硬件要求。

（二）管理人員的素質不高。因為民政檔案工作的數字化管理需要復合型人才，工作人員既需要了解動檔案管理的流程以及辦理，又需要具備熟練操作計算機的技能，因此，給進行實際的數字化管理過程中帶來一定的阻礙。目前，進行檔案管理的工作人員通常沒有接受過系統的計算機知識的培訓，因此，其計算機水平相對較低，這給人事檔案的數據開發和利用帶來較大的影響。

（三）民政檔案的利用深度不夠。在進行民政檔案數字化的開發過程中，總是會存在利用率低的現象。傳統的紙質查詢時，工作人員會有煩瑣、枯燥之感，從而形成一個比較被動的局面，不是主動地去服務。雖然數字化民政檔案管理能夠快速、精確的找出所需要的民政資料檔案信息，但是，目前其有些資源還沒完全的開發出來，還有利用空間值得挖掘，這在一定程度上對民政系統檔案的開發利用帶來了阻礙。

三、民政系統中加強數字檔案管理的對策

（一）要提高管理軟件的先進性。由于現在民政系統數字化管理檔案中的設備不夠先進，因此造成檔案管理不夠規范化。因此，民政機關應該采用較先進的軟件系統進行數字化檔案的管理，這樣可以加快工作效率，還可以提高檔案管理的安全性，防止檔案丟失、檔案錯亂等等一系列的問題出現。

（二）要加強民政系統數字化檔案管理人員的工作水平。由于數字化檔案管理需要設計計算機以及其他管理方面的知識，因此，對檔案管理人員的工作素質要求很高。因此，要定期對工作人員的職業技能進行培訓，加強他們的業務水平和工作能力。在數字化檔案管理過程中，工作人員的態度非常重要，因為檔案管理是一個需要極大的耐心和細心的工作，因此，要培養出工作能力強，并且認真負責的檔案管理人員。

（三）要完善各類檔案數據庫表。完成民政檔案和人員檔案數據庫的建設，建立各類檔案數據庫表，對已歸檔的科技檔案日錄和文書檔案日錄全部錄入系統中，初步完成實物檔案數據庫建設，對檔案實物進行掃描或照相并錄入系統中。

四、結語

綜上所述，民政檔案管理對民政系統的管理具有重要作用，但是傳統的管理方式容易出現種種問題或是增加查閱的時間，因此需要對民政檔案管理方式進行改變，而數字化管理就是目前所探究出的有效管理方式。可以從轉變管理方式，購買先進的管理軟硬件，加強對工作人員的系統培訓等方面著手，做好民政系統的數字化檔案管理工作。

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