關于大數據背景下檔案管理改革變化的研究

文/南昌市第三醫院 楊靜月

關于大數據背景下檔案管理改革變化的研究

文/南昌市第三醫院 楊靜月

大數據時代的到來沖擊著整個世界，變革著人們的生活、工作和思維方式。同樣對檔案部門的檔案管理能力和水平也進行了全新考驗。大數據時代下檔案管理模式變化的研究，有利優化檔案業務流程，加強檔案管理機構的職能建設，達到促進檔案事業發展的目的。

大數據；檔案管理；改革；研究

一、大數據背景下檔案管理的變化

大數據時代，社會各行各業都逃不開大數據的侵襲，而檔案管理也同樣面臨著對紛繁復雜層出不窮的數據進行分析和處理的困境，同時還面臨著大數據時代給工作帶來的各種改變，所以我們要詳細了解變化內容，為改革措施做好準備：

（一）檔案數據資源體系的變化。擁有可觀的館藏資源是檔案部門開展工作最大的優勢，館藏資源越多越能體現檔案部門存在的價值，豐富的館藏是檔案部門維護社會地位的根本，也是開展檔案利用服務的資本。大數據時代，信息資源呈現爆發式增長，最終作為檔案保存下來材料的也急劇增長，檔案不再缺，而是泛。檔案數據的來源更廣泛、內容更豐富、采集方式也發生了改變。

（二）檔案安全保障體系的變化。檔案管理工作安全至上，確保檔案安全，就是保障黨和國家及人民群眾的安全，檔案安全高于一切。大數據時代，數據數量大、種類多、處理速度快、信息化程度高，都在對傳統的檔案安全體系形成壓迫和挑戰。檔案數據隨時面臨著因保存條件、管理方式、關鍵技術、安全保密變化而帶來的種種威脅。

（三）檔案行政管理體系的變化。檔案行政管理機構是黨和國家指導和管理檔案工作的部門，在統一管理黨、政檔案工作的原則下，分層負責地掌管全國檔案事物，對全國檔案工作進行監督、檢查與指導。我國的檔案管理機構依行政區劃建立，絕大多數地區實行“局館合一”體制。黨十八大報告中指出，要深化改革，深入推進政企分開，加快建立中國特色社會主義行政體制，建設職能科學、結構優化、廉潔高效、人民滿意的服務型政府。在大數據時代背景下，作為國家行政工作重要組成部分的檔案行政管理工作也面臨著許多新的改變。

二、大數據背景下檔案管理的應對措施

筆者通過上述分析，得知了新時期大數據背景下，檔案管理變化的特點，針對這些特點我們應該與時俱進，改變我們傳統的管理概念，采取新的措施進行檔案管理，那么接下來我們就從三個方面進行討論：

（一）加強資源聚集，建立檔案資源體系。檔案資源是開展檔案工作的基礎，是檔案部門的立身之本，也是檔案事業可持續發展的關鍵。加強檔案資源建設是豐富檔案資源、完善館藏結構、服務黨和政府工作大局、服務經濟社會發展、服務廣大人民群眾的根本途徑。

具體來說一方面要拓寬檔案資源的收集類別，從紙質檔案到檔案信息化再到大數據時代，檔案資源一直呈指數級飆升，檔案資源的種類也從紙質到電子，從結構化到半結構化、非結構化轉變。隨著時代的輪轉，檔案搜集的類別范圍也應該根據檔案載體的不同做出改變。

另一反面，完善檔案資源的建設主體，大數據時代，無論任何機構、社會組織和個人，都無法置身于數據之外，不同群體擁有不同的數據，他們的數據互不連通，檔案部門可以將多元化、社會化的數據盡收囊中，但人少力薄是檔案部門的現實狀況，單靠一己之力不可能完成檔案資源全面收集的重任，因此和不同數據擁有者的合作就顯得非常必要，檔案資源體系建設不僅要成為檔案部門的職責所在，檔案部門將通過自主管理、協商合作等方式把責任向社會轉移，認可和鼓勵各類社會組織及個人參與到檔案資源的建設中來，完善檔案資源的建設主體，達到借助社會力量優化檔案資源的目的。

（二）創新服務內容，健全檔案利用服務體系。檔案管理服務的創新也是從兩個方面入手，首先加速檔案資源開放進程，大數據時代，檔案部門一方面面臨著與社會散落的檔案資源進行激烈爭奪的局勢，另一方面隨著《政府信息公開條例》的實施，國家積極穩妥地推進政府信息公開工作，依法保障公民、法人和其他社會組織獲取政府信息的權利，這種權利的開放使得公民對信息的知情權要求更高，他們希望獲得更多更有效的信息，檔案資源加速流動與開放成為必然結果。檔案部門對檔案資源的開發應遵循“公開為原則，不公開為例外”，及時公開超過保管期限的秘密檔案，盡量做到“應開盡開，保障秘密檔案的安全”。

其次，創新檔案服務理念，大數據時代，檔案資源要實現物盡其用，就要對其內容深度挖掘，打造檔案資源知識庫，檔案利用者也會因自身知識水平的提高對檔案服務提出更多的要求，關注他們新的需求，對傳統的檔案利用服務理念和途徑做出調整，用新思維和新方法，開辟檔案利用服務新高度。

（三）建立檔案保密安全體系。安全責任重于泰山。檔案資源安全是檔案管理工作的重中之重，關系到黨和國家及人民群眾的根本利益。大數據時代，社會環境和網絡環境對檔案資源安全的威脅日趨嚴重，為消除潛在風險保障檔案資源安全，檔案部門要建立起“物防、人防、技防”三位一體的檔案安全保密防護體系。

三、結語

綜上所述，大數據時代的到來，給檔案管理工作帶來的影響是不言而喻的，通過對大數據時代下檔案管理模式變化方面及其科學應對策略的深入研究。需要政府各部門工作人員加強對檔案部門的重視和支持，不斷進行理論探索和實踐創新。

[1]孔銘銘.大數據時代對檔案工作影響及應對策略研究[J].黑龍江史志,2014(23).

[2]王朝暉.淺析大數據時代的音像資料檔案管理[J].辦公室業務,2014(01).