不動產電子檔案管理和有效利用

文/通化市不動產登記中心 王詩淇

不動產電子檔案管理和有效利用

文/通化市不動產登記中心 王詩淇

隨著近幾年電子網絡技術的飛快發展，計算機管理系統的普及，電子辦公化的不斷提高，原有的紙質檔案的管理已經不能滿足當前的辦公形式，為適應辦公現代化，我們必須加強電子檔案具有較強的可操作性，如何做好電子檔案的管理和利用，值得我們做深入思考。

電子檔案；管理；利用

一、不動產電子檔案的特點

（一）電子檔案的公開性和共享性。隨著電子存儲空間的逐漸縮小，使得攜帶電子檔案也變得簡單快捷起來，帶來方便的同時，也使得修改這些電子數據也變得容易，這就造成了電子檔案的公開性，對比紙質檔案，這些電子檔案變得更加難以保密，給用戶留下了極大的自主空間。電子檔案不再局限于檔案庫房，它不但可以通過計算機網絡遠距離傳輸，消除了使用者距離的限制，還讓信息的使用和傳播變得更加普及和方便，同時，也增加了電子檔案利用的效率和人數。

（二）傳統檔案與電子檔案的相輔相成。傳統紙質檔案的介質是紙張，而電子檔案的媒介確是多種多樣的。例如：圖像、文字、聲音、表格、程序以及數據等等，這不僅豐富了我們文件的保存方式，也使得我們利用起來變得更加具有生命力。電子檔案的保存必須依賴于各種媒介，計算機、U盤、光盤等等，但是這些媒介對于保存時間、保存質量是有嚴格要求的，達不到保存的要求，對于電子檔案的破壞性是永久性的。而紙質檔案可以長久保存的特征彌補了電子檔案的局限性，雖然紙質檔案在保存的時間里也會有破損，但是還會承載著大部分的信息，它們有機的組合在一起使得檔案的管理和利用都具有歷史性的意義。

二、電子檔案的管理

（一）制定電子檔案的管理方法。電子檔案的記錄和保存方式明顯區別于傳統的紙質檔案。電子檔案的收集、整理、掃描、上傳有一套嚴格的執行標準，電子檔案形成后必須和紙質檔案一同歸檔，紙質檔案的歸檔包括裝訂和上架，放在檔案對應的位置，而電子檔案則是在固定可靠的系統里電子歸檔，實現電子檔案和紙質檔案的統一管理。

（二）對相關檔案人員進行培訓，提高專業素質。如今，雖然計算機網絡已經普及到各家各戶，但是針對電子信息的管理和應用仍是一門專業性較強的業務。結合不動產電子檔案，使得相關專業人員更加少之又少，而電子檔案的管理也是新興專業，沒有前輩們留下的經驗可以參考和借鑒，都要靠我們這一代人邊走邊總結，邊總結邊創新。電子檔案形成后是永久性的，這就要求電子檔案的形成是準確且完整的，因此，最初形成電子檔案的人員更要是一批精良的隊伍。對電子檔案的收集、整理和掃描要統一標準，對圖像的大小、色彩、分辨率、剪裁尺寸以及存儲格式也要區別劃分。

三、電子檔案的利用

（一）建立電子檔案數據庫。無論是傳統的紙質檔案還是現代的電子檔案，它們的根本目的是利用。首先要建立電子檔案數據庫，配合不動產登記信息平臺，實現電子檔案的規范化和標準化。檔案數據庫不但要便于實際操作，更要符合國家標準。同時，還要注意軟件系統的對接，從軟件管理、硬件指標到文檔的保存格式都要加以統一，這樣，即使在軟件的更新換代中，也不會對電子檔案的讀取和保存造成任何的破壞。

（二）保證電子檔案數據的準確性。高質量的電子檔案數據可以提高檔案利用的質量和效率。在實際工作中，應根據本單位的實際情況制定相關規定，定期抽查，制定嚴格的考核制度，責任落實，保證數據的可靠性。在電子檔案形成后，必須全面核對，準確無誤后方可歸檔入庫，一旦發現錯誤，立即整改。

（三）做好電子檔案的保密工作。沒有規矩不成方圓，針對電子檔案的安全管理和保密工作，我們應根據實際情況制定切實有效的電子檔案的安全保密制度。首先，要保證所提供的電子檔案是有利益關系的權利人或義務人，不能泄露給未經授權的人；其次，保證電子檔案數據不會被篡改；第三，提高技術，對操作系統進行加密。

（四）規范電子檔案信息的數據化管理。應用計算機技術對電子檔案的管理和查詢，建立電子檔案的數據庫，檔案的利用還存在著一些問題。比如：電子檔案還是受到空間和時間的制約，這與電子檔案對外界實現檔案信息資源共享的目標還是有著一定距離的，只有實現了檔案信息的數據化管理，才能實現電子檔案的實際價值，充分發揮它的作用。電子檔案的管理和利用是檔案管理工作的一項新課題，在未來的工作學習中，只有不斷的探索和大膽的實踐，才能使電子檔案的管理和利用步入新臺階。

[1]張兆宇.不動產檔案相關概念界定[J].檔案學研究,2016(20).

[2]梁淑玉.搭建數字化不動產檔案管理利用發展平臺探索[J].檔案管理,2016(8).

[3]陳永生.不動產檔案的形成環境與社會功能[J].檔案與建設,2013(4).