高校檔案信息資源共享之我見

文/湖北大學檔案館 周潔純

高校檔案信息資源共享之我見

文/湖北大學檔案館 周潔純

楊冬權局長在十二五期間曾指出要將檔案工作重點轉(zhuǎn)到檔案信息資源的開發(fā)和共享上，作為擁有豐富存儲量的高校檔案部門更應盡快實現(xiàn)信息資源在社會上的充分共享。本文從檔案信息資源共享的概念出發(fā)，就高校檔案信息資源共享的現(xiàn)狀，模式及具體實現(xiàn)提出了一些看法。

高校檔案；信息資源；共享

國家檔案局局長楊冬權在十二五期間指出：“我們要在檔案公共服務能力建設上有實質(zhì)性加強，全面完善檔案利用體系，加快紙質(zhì)檔案數(shù)字化步伐，為利用者提供“一站式”服務，積極利用計算機網(wǎng)絡、電視、手機、電子顯示屏等傳播系統(tǒng)，開展遠程利用、遠程服務，實現(xiàn)檔案信息資源的最大共享。”這表明當前檔案工作的重點要從實體檔案管理轉(zhuǎn)移到檔案信息資源開發(fā)上來，盡可能地實現(xiàn)檔案信息資源的共享。而高校檔案館擁有豐富的館藏，其所特有的教學、科研檔案資源，蘊含深厚的文化價值和社會價值，對其進行開發(fā)和共享尤其具有重要的意義。

一、檔案信息資源共享的概念

信息資源共享這個概念起初來自于圖書情報學界，隨后，檔案學界將其運用到檔案利用領域，提出了自身觀點：在有效整合館藏檔案信息的基礎上，運用網(wǎng)絡技術傳遞檔案信息，加強科學管理，實現(xiàn)檔案信息的社會充分共享。結(jié)合高校檔案工作的特點可理解為：高校檔案部門跨越時間和空間，通過網(wǎng)絡連接，獲取分散于不同地理位置可公開的檔案信息資源，同時也向公眾提供檔案信息資源，以此實現(xiàn)資源充分共享。

二、檔案信息資源共享現(xiàn)狀

20世紀末，計算機技術快速發(fā)展，世界各國檔案工作也從實體檔案向數(shù)字化方向發(fā)展，在信息資源建設和共享方面，英國和美國起步較早，暫時處于領先地位。縱觀國內(nèi)，各部門也逐步在開展信息資源建設，但是和政務部門相比，多數(shù)高校在檔案信息資源共享方面還屬于探索期，共享廣度和深度都不夠，信息資源利用率和效率都處于較低水平，主要是集中于高校管理、教學評估等方面，大量的教學和科研檔案并沒有對社會公開。

三、高校檔案信息資源共享可用模式

目前檔案信息資源共享模式主要有以下幾種：集中分布控制模式、開放式web 服務模式、P2P數(shù)據(jù)交換模式。根據(jù)高校檔案管理的方式與發(fā)展方向，筆者認為可以建立以各立卷單位為主體，分層次的共享模式。

第一層，校內(nèi)共享。校內(nèi)各部門通過校園網(wǎng)來實現(xiàn)校內(nèi)檔案資源的共享。根據(jù)IP地址限定，該部分資源只提供給校內(nèi)人員，不對外公開。第二層，校間共享。各高校檔案部門通過教育網(wǎng)進行信息傳遞，以實現(xiàn)高校間的檔案信息資源共享，各高校檔案部門既提供資源，同時又可以獲取資源。第三層，社會共享。各高校檔案部門通過公共網(wǎng)絡，向社會各類檔案利用者提供信息服務。

四、高校檔案信息資源共享的實現(xiàn)

（一）提高認識，建立法規(guī)制度和統(tǒng)一標準。各高校要有共享意識，加強協(xié)調(diào)協(xié)作，最好能有一個教育組織機構(gòu)（比如教育部高校管理處）來統(tǒng)籌和協(xié)調(diào)，必要時可以采取行政措施進行干預。該組織機構(gòu)制定統(tǒng)一的、自上而下的檔案資源共享的系列標準,包括檔案著錄標準，數(shù)字化加工標準、信息檢索標準等, 并盡可能與國際標準相一致, 以利于各高校、高校各部門之間信息資源的整合。

（二）夯實基礎，建設檔案信息資源庫。高校檔案信息資源庫建設是實現(xiàn)檔案信息共享的基礎。對于各高校檔案館來說，首先做好檔案收集工作，保證館藏檔案資源充足、有效；其次通過著錄標引，建立各種檔案基本目錄數(shù)據(jù)庫，即傳統(tǒng)手工案卷目錄和卷內(nèi)目錄的數(shù)字化；再次積極開展編研工作，根據(jù)社會公眾需求，有目的有重點地建立專題檔案數(shù)據(jù)庫。

（三）消除信息孤島，搭建檔案信息資源共享平臺。各高校要從根本上打破地域的界限，實現(xiàn)異構(gòu)數(shù)據(jù)庫之間的相互轉(zhuǎn)換，將反映同一活動的信息從不同的高校檔案館集中起來，在某個平臺上實現(xiàn)信息共享。此外，要對平臺中的檔案信息資源進行深度整合,比如對于各高校優(yōu)秀的教育資源, 如教學課件、教學案例、教學素材等可以整合到一起, 實現(xiàn)充分交流；再比如建立學籍檔案專題，為畢業(yè)生求職、升學、留學，為社會用人單位鑒別證書真?zhèn)蔚忍峁┛旖荨⒎奖愕姆铡?/p>

（四）與時俱進，擴展檔案利用服務方式。信息資源共享的最終目的是為了改變傳統(tǒng)的入館查詢方式，為利用者提供便利，這需要檔案部門借助網(wǎng)絡平臺，擴展服務方式。各高校檔案部門可以通過網(wǎng)站、微信公眾號等工具為利用者提供信息檢索平臺，可以通過QQ、E-mail等方式開展信息咨詢服務。

（五）保障安全，做好產(chǎn)權保護和信息安全工作。高校檔案，尤其是科研檔案，會涉及科研成果的產(chǎn)權、版權問題，在信息資源共享利用過程中，必須要處理好各類安全問題，提供的可共享的信息資源必須都是可公開的、不涉密的檔案。同時，共享平臺需要通過權限設置、個人身份鑒別、防火墻等技術性措施和建立健全網(wǎng)絡管理規(guī)章制度等來保障檔案信息的安全性。

高校檔案資源的社會共享是一項長期、系統(tǒng)工程，不僅需要檔案工作者、檔案利用者的努力與合作，更需要國家從上至下相關職能部門的共同推進。

[1]楊冬權.在全國檔案局長館長會議上的講話[J].中國檔案報,2010(12).

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