高校檔案信息資源共享之我見

文/湖北大學檔案館 周潔純

高校檔案信息資源共享之我見

文/湖北大學檔案館 周潔純

楊冬權局長在十二五期間曾指出要將檔案工作重點轉到檔案信息資源的開發和共享上，作為擁有豐富存儲量的高校檔案部門更應盡快實現信息資源在社會上的充分共享。本文從檔案信息資源共享的概念出發，就高校檔案信息資源共享的現狀，模式及具體實現提出了一些看法。

高校檔案；信息資源；共享

國家檔案局局長楊冬權在十二五期間指出：“我們要在檔案公共服務能力建設上有實質性加強，全面完善檔案利用體系，加快紙質檔案數字化步伐，為利用者提供“一站式”服務，積極利用計算機網絡、電視、手機、電子顯示屏等傳播系統，開展遠程利用、遠程服務，實現檔案信息資源的最大共享。”這表明當前檔案工作的重點要從實體檔案管理轉移到檔案信息資源開發上來，盡可能地實現檔案信息資源的共享。而高校檔案館擁有豐富的館藏，其所特有的教學、科研檔案資源，蘊含深厚的文化價值和社會價值，對其進行開發和共享尤其具有重要的意義。

一、檔案信息資源共享的概念

信息資源共享這個概念起初來自于圖書情報學界，隨后，檔案學界將其運用到檔案利用領域，提出了自身觀點：在有效整合館藏檔案信息的基礎上，運用網絡技術傳遞檔案信息，加強科學管理，實現檔案信息的社會充分共享。結合高校檔案工作的特點可理解為：高校檔案部門跨越時間和空間，通過網絡連接，獲取分散于不同地理位置可公開的檔案信息資源，同時也向公眾提供檔案信息資源，以此實現資源充分共享。

二、檔案信息資源共享現狀

20世紀末，計算機技術快速發展，世界各國檔案工作也從實體檔案向數字化方向發展，在信息資源建設和共享方面，英國和美國起步較早，暫時處于領先地位。縱觀國內，各部門也逐步在開展信息資源建設，但是和政務部門相比，多數高校在檔案信息資源共享方面還屬于探索期，共享廣度和深度都不夠，信息資源利用率和效率都處于較低水平，主要是集中于高校管理、教學評估等方面，大量的教學和科研檔案并沒有對社會公開。

三、高校檔案信息資源共享可用模式

目前檔案信息資源共享模式主要有以下幾種：集中分布控制模式、開放式web 服務模式、P2P數據交換模式。根據高校檔案管理的方式與發展方向，筆者認為可以建立以各立卷單位為主體，分層次的共享模式。

第一層，校內共享。校內各部門通過校園網來實現校內檔案資源的共享。根據IP地址限定，該部分資源只提供給校內人員，不對外公開。第二層，校間共享。各高校檔案部門通過教育網進行信息傳遞，以實現高校間的檔案信息資源共享，各高校檔案部門既提供資源，同時又可以獲取資源。第三層，社會共享。各高校檔案部門通過公共網絡，向社會各類檔案利用者提供信息服務。

四、高校檔案信息資源共享的實現

（一）提高認識，建立法規制度和統一標準。各高校要有共享意識，加強協調協作，最好能有一個教育組織機構（比如教育部高校管理處）來統籌和協調，必要時可以采取行政措施進行干預。該組織機構制定統一的、自上而下的檔案資源共享的系列標準,包括檔案著錄標準，數字化加工標準、信息檢索標準等, 并盡可能與國際標準相一致, 以利于各高校、高校各部門之間信息資源的整合。

（二）夯實基礎，建設檔案信息資源庫。高校檔案信息資源庫建設是實現檔案信息共享的基礎。對于各高校檔案館來說，首先做好檔案收集工作，保證館藏檔案資源充足、有效；其次通過著錄標引，建立各種檔案基本目錄數據庫，即傳統手工案卷目錄和卷內目錄的數字化；再次積極開展編研工作，根據社會公眾需求，有目的有重點地建立專題檔案數據庫。

（三）消除信息孤島，搭建檔案信息資源共享平臺。各高校要從根本上打破地域的界限，實現異構數據庫之間的相互轉換，將反映同一活動的信息從不同的高校檔案館集中起來，在某個平臺上實現信息共享。此外，要對平臺中的檔案信息資源進行深度整合,比如對于各高校優秀的教育資源, 如教學課件、教學案例、教學素材等可以整合到一起, 實現充分交流；再比如建立學籍檔案專題，為畢業生求職、升學、留學，為社會用人單位鑒別證書真偽等提供快捷、方便的服務。

（四）與時俱進，擴展檔案利用服務方式。信息資源共享的最終目的是為了改變傳統的入館查詢方式，為利用者提供便利，這需要檔案部門借助網絡平臺，擴展服務方式。各高校檔案部門可以通過網站、微信公眾號等工具為利用者提供信息檢索平臺，可以通過QQ、E-mail等方式開展信息咨詢服務。

（五）保障安全，做好產權保護和信息安全工作。高校檔案，尤其是科研檔案，會涉及科研成果的產權、版權問題，在信息資源共享利用過程中，必須要處理好各類安全問題，提供的可共享的信息資源必須都是可公開的、不涉密的檔案。同時，共享平臺需要通過權限設置、個人身份鑒別、防火墻等技術性措施和建立健全網絡管理規章制度等來保障檔案信息的安全性。

高校檔案資源的社會共享是一項長期、系統工程，不僅需要檔案工作者、檔案利用者的努力與合作，更需要國家從上至下相關職能部門的共同推進。

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