如何做好醫(yī)院檔案管理工作

文/山東省泰安市中心醫(yī)院 田新贊 張光莉；山東省泰安榮軍醫(yī)院 周廣軍

如何做好醫(yī)院檔案管理工作

文/山東省泰安市中心醫(yī)院 田新贊 張光莉；山東省泰安榮軍醫(yī)院 周廣軍

本文從醫(yī)院檔案配套設(shè)施、檔案管理人員業(yè)務(wù)水平、醫(yī)院檔案管理制度、醫(yī)院檔案開發(fā)與利用四個(gè)方面進(jìn)行分析，討論檔案管理工作在醫(yī)院工作中的作用與地位，提出相應(yīng)的改進(jìn)措施和方法。

醫(yī)院；檔案管理

檔案是國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。醫(yī)院檔案主要整理、記錄了從不同角度，全面、客觀地反映了醫(yī)院在各個(gè)不同歷史時(shí)期、不同背景條件下所發(fā)生的事件、參與的活動(dòng)、取得的成績等，為醫(yī)院的改革發(fā)展、領(lǐng)導(dǎo)決策、醫(yī)療質(zhì)量與醫(yī)療安全的提高以及醫(yī)院的各項(xiàng)工作提供大量、準(zhǔn)確的參考資料。醫(yī)院檔案的特殊性和重要性，已成為醫(yī)院管理工作中不可或缺的重要組成部分，在醫(yī)院管理中具有重要意義。

一、醫(yī)院檔案管理工作中存在的問題

（一）醫(yī)院對(duì)檔案工作不夠重視。對(duì)檔案工作認(rèn)識(shí)不清，沒有認(rèn)識(shí)到檔案對(duì)醫(yī)院發(fā)展的重要性。首先，檔案意識(shí)淡薄，對(duì)檔案管理工作存在誤區(qū)。認(rèn)為檔案工作就是簡單的收存材料，只是把一些醫(yī)院內(nèi)部制定的紅頭文件和上級(jí)主管部門轉(zhuǎn)來的紅頭文件整理歸檔。以至于醫(yī)院在人力、財(cái)力和物力等方面對(duì)檔案管理沒有應(yīng)有的支持和傾斜。其次，各科室歸檔意識(shí)不夠。部分科室對(duì)本科的重要文件不愿歸檔，圖自己查閱時(shí)方便、順手。再次，沒有對(duì)檔案工作進(jìn)行有效的考核和監(jiān)督，沒有將檔案工作納入醫(yī)院年終綜合目標(biāo)考核之中。并且未將檔案管理與醫(yī)院其他業(yè)務(wù)同步進(jìn)行。

（二）醫(yī)院檔案工作硬件條件不夠完善。由于醫(yī)院對(duì)檔案工作不夠重視，所以檔案管理的硬件設(shè)施也跟不到位。檔案庫房、辦公區(qū)、閱覽區(qū)共處一室，存放檔案的檔案庫房混亂，基本設(shè)施設(shè)備老化陳舊，遠(yuǎn)遠(yuǎn)跟不上現(xiàn)代檔案需要保管工作的要求，影響了檔案的安全和使用年限，使檔案受到損害。一些保存電子文件的設(shè)備沒有及時(shí)跟蹤到位，造成醫(yī)院的電子文件檔案的丟失。

（三）醫(yī)院檔案管理人員綜合素質(zhì)不夠高。檔案管理是一項(xiàng)綜合性、業(yè)務(wù)性較強(qiáng)的工作，但在現(xiàn)實(shí)工作中，檔案管理人員對(duì)檔案工作的重要性認(rèn)識(shí)不夠，專業(yè)能力不高，管理方法落后，工作不踏實(shí)，存在應(yīng)付了事的思想，對(duì)檔案的分類、整理、保管期限沒有明確的標(biāo)準(zhǔn)，制約著醫(yī)院檔案的發(fā)展。這就要求檔案工作人員的業(yè)務(wù)知識(shí)和管理操作能力要提高。

（四） 醫(yī)院檔案利用價(jià)值不夠明顯。一是檔案宣傳力度不夠。宣傳方式單調(diào)，二是檔案收藏不夠豐富。只重視對(duì)醫(yī)院紅頭文件的收集歸檔，對(duì)能反映醫(yī)院具體事情的材料不夠重視，沒有收集歸檔，造成醫(yī)院檔案缺失。三是信息檢索落后。查準(zhǔn)率、查全率和查找速度還不理想，嚴(yán)重影響了檔案資料的開發(fā)和利用。

二、醫(yī)院檔案管理工作的對(duì)策

（一）加強(qiáng)醫(yī)院對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)。檔案管理是醫(yī)院管理的重要組成部分，要提高對(duì)醫(yī)院檔案管理工作的認(rèn)識(shí)。檔案管理人員要用現(xiàn)有的資源，在全市檔案工作或全省衛(wèi)生系統(tǒng)檔案工作做出一些成績，讓醫(yī)院認(rèn)識(shí)檔案工作的重要性，加大檔案工作的資金、人力等扶持力度，為檔案管理提供有力的保障，使檔案工作取得更好的成績。

（二）完善醫(yī)院檔案的配套設(shè)施。檔案工作需要相應(yīng)的硬件設(shè)施和技術(shù)設(shè)備。醫(yī)院加大對(duì)檔案工作的支持力度，按照《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》要求建造或改造檔案庫房，配備完善的檔案裝具，檔案技術(shù)設(shè)備等。并且加強(qiáng)檔案庫房管理，尤其是在庫房的制度、庫房的存放、庫房的溫濕度三個(gè)方面的管理。

（三）提高醫(yī)院檔案管理人員的素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力。檔案的管理方法、手段也不斷更新，對(duì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)知識(shí)、管理能力等方面提出了新的要求，原有傳統(tǒng)的業(yè)務(wù)知識(shí)和管理方法已不能適應(yīng)現(xiàn)代檔案管理，需要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)和業(yè)務(wù)知識(shí)更新。

（四）建立健全醫(yī)院檔案管理制度。科學(xué)完善的檔案管理制度是開展醫(yī)院檔案管理的重要保障。首先，建立健全檔案管理制度，使檔案管理有章可循。其次，建立醫(yī)院檔案管理體系，形成檔案一體化管理。再次，出臺(tái)檔案考核制度，將檔案考核納入醫(yī)院年終考核之中，使醫(yī)院檔案管理更具體更完善。

（五）加強(qiáng)醫(yī)院檔案的開發(fā)和利用。一是加大宣傳力度。利用醫(yī)院網(wǎng)站、報(bào)刊雜志等媒體介質(zhì)進(jìn)行宣傳，使職工了解檔案的作用和怎樣利用檔案，吸引大家更多地利用檔案。二是創(chuàng)新歸檔程序。過去歸檔程序是坐等檔案，是被動(dòng)式收集檔案，對(duì)重要程序，要在檔案沒有形成前就提前介入，以避免檔案的遺失。三是優(yōu)化檔案借閱流程，減少審批手續(xù)，根據(jù)管理規(guī)定，可對(duì)一些臨床科室提出的借閱申請(qǐng)，提供上門服務(wù)，并注意對(duì)借閱檔案的信息反饋進(jìn)行收集。

總之，醫(yī)院檔案為醫(yī)院全面健康發(fā)展提供科學(xué)依據(jù)，是醫(yī)院管理人員在管理方面的幫手，是臨床一線人員在科研上的數(shù)據(jù)庫，是醫(yī)院職工在工作、生活中的信息源。這也對(duì)醫(yī)院檔案工作提出了新任務(wù)和新要求，在醫(yī)療改革的大背景下，做好檔案管理工作，不斷更新檔案管理觀念，積極探索和創(chuàng)新檔案管理，為醫(yī)院健康發(fā)展提供有力保障。

[1]翟麗惠,王坤.重視醫(yī)院檔案工作改進(jìn)醫(yī)院檔案管理[J].中國城鄉(xiāng)企業(yè)衛(wèi)生,2014(3)∶162-163.

[2]周健.淺談職業(yè)醫(yī)院管理者的素質(zhì)[J].醫(yī)院管理論壇,2003(5)∶39-42.

[3]張智慧.2002年中國醫(yī)院管理者調(diào)查[J].中國衛(wèi)生產(chǎn)業(yè),2004∶32.