淺談養老服務機構檔案管理的弊端與改進措施

文/洮南市社會福利服務中心 陶德禹

淺談養老服務機構檔案管理的弊端與改進措施

文/洮南市社會福利服務中心 陶德禹

當前很多養老服務機構檔案管理都存在不同程度的弊端，導致養老檔案出現缺失、不完整等情況。故必須正視和分析養老服務機構檔案管理存在的弊端，積極探討改進措施，確保養老檔案能真正、全面反映老人的各方面情況。

養老服務機構；檔案管理；改進措施

養老服務機構建立養老檔案能有效體現養老服務機構的服務水平和工作成效，便于家屬及時、全面了解老人的生活情況、身體情況以及心理情況。在小型化家庭和空巢家庭逐漸增多的今天，越來越多老人選擇在養老服務機構養老。這就意味著，對養老服務機構的服務和工作水平以及養老檔案的管理都提出了更高要求。故探討養老服務機構檔案管理的弊端和改進措施極具現實意義。

一、養老服務機構檔案管理的弊端

（一）管理人員素質問題。很多養老服務機構不夠重視養老檔案的管理工作，管理意識不強，在選擇的管理人員中很多都是兼職，不具備專業的檔案管理能力與知識，加之機構也未能提供專業培訓機會，使得檔案管理工作成效始終難以得到有效提升。甚至有的管理人員對養老檔案的運作流程都不清楚，導致檔案收集不全、整理隨意、編目混亂等問題出現。

（二）檔案管理制度問題。養老檔案管理制度不夠完善，使得檔案管理中出現檔案丟失、損壞、混亂等情況。如未統一養老檔案的格式，裝訂缺乏規范性，影響檔案查閱和歸集；檔案管理混亂，未作分類處理，導致重要檔案損壞或丟失；檔案保管與調閱未有相應的管理制度作支撐，使得檔案更容易出現遺失或是損壞。

（三）養老檔案內容問題。很多養老服務機構的養老檔案都主要是入院協議以及登記表，對老人在機構里養老的情況未做全面記錄，使得已有檔案資料不能有效、全面體現老人在機構里的實際生活狀態。如老人身體評估表、年度體檢表、護理方案、特殊老人或是老人特殊情況說明資料等，這些檔案的缺乏直接拉低了機構的服務水平和質量。

（四）管理理念與模式問題。在信息化時代，信息網絡在各個領域都發揮了重要作用，無紙化辦公以及電子文件彌補了傳統紙質辦公、手工檢索等的不足。當前的養老服務機構在檔案管理工作方面并未投入太多，現代化的檔案管理理念與模式難以得到落實，直接影響了檔案的保管、保護和運用。

二、養老服務機構檔案管理的改進措施

（一）提高檔案管理人員綜合素質與能力。一是明確檔案分管領導，積極部署檔案與業務，將檔案管理納入年度工作計劃和考核，促進檔案管理工作有序開展。二是養老服務機構應強化培養檔案管理人員，采取繼續教育、崗位培訓等方式，豐富管理人員的知識，提高他們在思想上的認識、促使他們掌握更多檔案管理專業技能。三是檔案管理人員自身應積極學習和提升，通過書籍、網絡、視頻等學習檔案管理相關知識，并積極運用到工作中，不斷改進和提高，提升檔案管理工作質量和效率。

（二）建立完善的檔案管理制度。一是養老服務機構應指定某個部門專門負責定期整理、階段歸檔和轉接養老檔案的工作，定期向機關檔案部門準時移交檔案，強化檔案管理工作的動態性，避免臨時突擊、疏漏等情況。二是指定檔案管理流程責任及責任追究制度，明確每位管理人員的職責和權限，方便及時發現和解決問題，也能找到相關責任人。三是制定考核評價制度，定期或不定期抽樣檢查或是系統考核，確保檔案管理所有工作環節都能嚴格按制度執行。

（三）拓展并豐富養老檔案歸檔內容。養老檔案應涵蓋老人生活、身體、基本信息等多方面情況，故應積極拓展并豐富養老檔案的歸檔內容。要豐富檔案歸檔內容，養老服務機構應同時考慮自身實際情況和養老行業的發展情況，通過多方面探索，創建相對健全的老人生活、身體、心理等多方面檔案信息，真實、全面體現老人在養老服務機構養老和休養期間的各方面情況。此外，豐富的檔案內容還能為養老服務機構的自身發展提供有參考價值的信息。

（四）轉變檔案管理理念與模式。養老服務機構應自覺強化檔案管理意識，特別是領導干部應積極做好帶頭作用，將檔案管理工作與機構自身發展緊密結合，強化宣傳《檔案法》，讓養老服務機構全體工作人員都能樹立較強的檔案管理意識，積極參與到檔案管理工作中來。同時，養老服務機構還應增加投入，積極引進現代化的檔案管理理念、模式及設備，并積極培訓、教育檔案管理人員，讓他們學會運用現代化的檔案管理理念、模式及設備，使檔案的收集、歸檔、整理、分類等更具科學性和合理性。若養老服務機構在資金方面確實有困難的，可以通過申請政府補貼、慈善機構資助、社會各界募捐等途徑獲得資金。

三、結語

綜上所述，養老服務機構檔案管理工作十分重要，對反映老人身體、生活、心理等各方面情況以及養老服務機構的服務水平、工作成效等都有重要價值。當前養老服務機構檔案管理在管理人員素質、管理制度、管理意識、管理內容等方面都存在不同程度的問題，各個養老服務機構應正視并重視這些問題，結合實際情況積極采取改進措施，有效提升檔案管理工作的水平。本文針對這些問題提出了一些改進措施，希望能為同行提供一些參考和借鑒。

[1]毛家敏.淺談目前養老機構檔案管理存在的弊端及其改革的措施[J].辦公室業務,2014(11)∶105.

[2]武娟.養老檔案管理規范化的實現與思考[J].檔案工作,2016(11)∶67;69.