新時期高校辦公室工作探究

文/上海海關(guān)學院 郭向楠 房瑩

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新時期高校辦公室工作探究

文/上海海關(guān)學院 郭向楠 房瑩

【摘要】高校辦公室是高校行使綜合管理職能的機構(gòu)，在新時期下，高校辦公室也應當有所創(chuàng)新與發(fā)展。文章就新時期高校辦公室工作進行一定的探索研究與分析。

【關(guān)鍵詞】新時期；高校辦公室工作

一、引言

高校辦公室是高校綜合性辦事機構(gòu)，具有參謀服務(wù)、信息傳遞、工作督辦以及協(xié)調(diào)處理等功能，其運行的良好與否以及水平的高低都將對高校各項工作的開展及正常運轉(zhuǎn)產(chǎn)生影響。而隨著我國教育改革的實施，高校內(nèi)部各項工作效率的提升對于高校辦公室的工作也具有更高的需求，在此種情況下，就需要高校能夠聯(lián)系新時期特點，做好新時期高校辦公室工作的創(chuàng)新。

二、新時期高校辦公室工作探究

（一）精細化服務(wù)。在高校發(fā)展的新形勢下，提升整體服務(wù)功能是高校辦公室管理的一類主要目標。隨著信息化時代的到來以及各項工作需求的提升，亟須集聚高校辦公室全員的力量與智慧提升服務(wù)水平。只有在樹立起精細化意識的基礎(chǔ)上實施精細化和科學化的管理，才能夠在實現(xiàn)辦公室各項管理工作優(yōu)化的基礎(chǔ)上提升工作效率以及提升工作的協(xié)調(diào)性。對此，就需要在日常工作開展時，能夠養(yǎng)成精益求精、一絲不茍的良好習慣。首先，要堅持與時俱進，對辦公室工作開展精細化管理的必要性以及重要性產(chǎn)生深刻的認識，這不僅是實現(xiàn)高校辦公室工作高效開展的重要基礎(chǔ)，也是辦公室管理創(chuàng)新的必然選擇。其次，要立足本職和意識，明確高校辦公室開展精細化管理的具體要求，對工作流程進行優(yōu)化，分清責任，同時對管理目標進行精化與量化，根據(jù)定責、定崗以及定標準方式的應用健全、完善辦公室工作崗責提示。再次，要堅持服務(wù)大局，通過精細化管理工作的開展提升辦公室工作水平，通過將精細化管理貫穿到服務(wù)黨委重大決策過程，并圍繞重點、中心提出切實可行的預案。最后，要將精細化管理原則落實到黨政系統(tǒng)的日常工作中，在服務(wù)工作中堅持質(zhì)量有指標、事后有監(jiān)督、獎懲有依據(jù)以及服務(wù)有承諾的原則開展工作，以此保障各項工作能夠得到正常的運轉(zhuǎn)。

（二）人性化機制。在一般情況下，高校在對辦公室人員進行選擇時，都對整體素質(zhì)有較高的標準，即要求其整體素質(zhì)相對較好、綜合水平相對較高。而在具體工作開展時，其工作質(zhì)量以及工作水平的高低也需要能夠有一個規(guī)范、統(tǒng)一的衡量機制。首先，要加強建章立制，開展規(guī)范化管理，在辦事、辦會以及辦文方面都形成一系列的規(guī)章制度。在對制度進行建設(shè)時，需要做好實效性以及政策性的把握，即盡量少一些概念，多一些標準，少一些定性，多一些定量，以此能夠?qū)⒏黜棽僮鲀?nèi)容以及規(guī)則細化到每一項具體工作以及事務(wù)上，保證無論是經(jīng)費核報、外聯(lián)接待、重大決策還是文電處理、值班安全等小事在具體開展時都能夠做到有章可循。其次，在對制度進行制定時，也需要將人情管理與制度化管理進行良好的融合，因為在工作開展時，極端的制度化既不理想、也不可談，這就需要不同科室在大框架的統(tǒng)一下能夠在聯(lián)系自身實際需求的基礎(chǔ)上在督查、調(diào)研、信息以及事務(wù)等方面都能夠以創(chuàng)造性的方式開展。而在日常相關(guān)工作開展時，也需要能夠做好人性化工作，即對人的尊重與理解，經(jīng)常通過換位思考的方式對已有制度制定的合理性進行衡量，在對更為寬松工作環(huán)境進行全力創(chuàng)造的基礎(chǔ)上建立起一套以制度化管理為基礎(chǔ)、人情化與制度化管理彼此銜接、互相促進的道路，更好地實現(xiàn)高校工作效率以及管理水平的提升?？梢哉f，通過這種科學、嚴密制度體系以及執(zhí)行體系的建立。則能夠保證高校辦公室在更為穩(wěn)定、全面、科學原則的指導下實現(xiàn)各項事務(wù)的有序、高效運轉(zhuǎn)。

（三）參謀型服務(wù)。在以往工作中，由于受到較為陳舊管理觀念以及管理體制的影響，辦公室主要工作任務(wù)還是處于文件的基本收發(fā)、上傳下達等較為事務(wù)性的工作層面上。這部分情況的存在，不僅對辦公室自我發(fā)展來說是一種制約，也對辦公室職能作用產(chǎn)生了較大的限制。而隨著近年來我國高校的飛速發(fā)展，其內(nèi)部的管理體制也在不斷地深化、改革，無論是辦學層次、辦學規(guī)模還是辦學水平都得到了較大程度的提升，上述情況的變化，都需要高校辦公室能夠在高校的實際發(fā)展過程中發(fā)揮出更為突出的作用。對此，高校辦公室在新時期發(fā)展形勢下，就需要能夠更多地圍繞人才隊伍建設(shè)、學科建設(shè)等工作進行調(diào)研，通過對國內(nèi)外改革動態(tài)的積極研究與把握，在對自身情況進行充分聯(lián)系的基礎(chǔ)上，對目前教職工關(guān)注的難點、熱點問題進行把握，對學校未來發(fā)展過程中所存在的問題進行分析，并在此基礎(chǔ)上逐漸探索出一套包括提供客觀的決策依據(jù)、設(shè)計合理科學的決策程序、收集反饋信息、檢測決策執(zhí)行結(jié)果等環(huán)節(jié)的工作模式，并以此模式的建立為校領(lǐng)導決策提供積極有效的信息。

同時，科學、有效的督察檢查是對高校決策正確與否進行判斷的重要途徑，也是對高校決策進行調(diào)整與完善的重要方式。對此，就需要高校辦公室能夠在對不同時期高校工作難點、熱點以及重點問題進行良好聯(lián)系的基礎(chǔ)上由校領(lǐng)導對具體督辦范圍進行選擇與確定。主要內(nèi)容各方面，則具有上級主要文件的貫徹落實情況，校領(lǐng)導重要工作布置及黨委會、書記辦公會、校長辦公會、重要行政會議做出的決議落實情況等。而在具體督辦落實的過程中，辦公室人員也需要做好信息反饋工作，及時地向領(lǐng)導以及有關(guān)部門通報，在發(fā)現(xiàn)良好典型的同時能夠積極開展推廣與交流工作，并在發(fā)現(xiàn)問題的第一時間能夠采取措施糾正?？梢哉f，通過辦公室在決策督查、信息搜集等方面作用的加強，則能夠使高校辦公室對參謀助手的作用更好地發(fā)揮，以此實現(xiàn)高校辦公室從交辦服務(wù)型向參謀服務(wù)型的轉(zhuǎn)變。

（四）和諧型團隊。辦公室工作的一大要求就是穩(wěn)定、細致，無論工作大小，都不得出現(xiàn)半點差錯。辦公室主任作為整個辦公室負責人來說，更是擔負著團隊管理以及建設(shè)的重要任務(wù)，對辦公室工作人員潛力進行充分地挖掘，打造出各得其所、和諧共處以及各盡其能的局面，在工作中形成科學的問題解決方法以及思維方式，營造出勁足、心齊、氣順的工作氛圍，則是新時期實現(xiàn)辦公室管理優(yōu)化的必然要求。第一、在辦公室工作開展中能夠盡量營造出一種溫暖、和諧的工作環(huán)境，通過部分團隊活動的計劃開展將大家引導到維護集體利益、熱愛集體的層面之上，并在活動中不斷地增強團隊、集體意識。同時，也需要對大家的事業(yè)心進行著重引導。通過追求優(yōu)越、不斷創(chuàng)新意識的樹立使大家能夠在工作中群策群力，更具默契。第二、要以親情式方式開展人際工作，通過時刻關(guān)注辦公室人員的進步、成長，千方百計幫助其解除顧慮、解決難題，將辦公室的每一名工作人員在工作中都能夠良好地感受到來自集體的關(guān)懷與溫暖，并在對人的潛力最大程度激發(fā)的情況下合力開展辦公室工作。

三、結(jié)束語

綜上所述，高校辦公室的工作是學校管理的一個重要環(huán)節(jié)，有工作職能的特殊性，在高校中起著特定的角色作用。通過精細化管理，克服辦公室工作中存在的問題和矛盾；尊重人、理解人，做好人性化工作；不斷增進團隊意識，構(gòu)建和諧團隊，形成上下互動、左右協(xié)調(diào)、共同努力完成各項工作任務(wù)的良好氛圍。高校辦公室的工作人員要不斷更新知識，提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)，不斷開拓創(chuàng)新，為高校領(lǐng)導當好參謀，推動高校各項工作和諧穩(wěn)定的發(fā)展，做好高校服務(wù)育人的工作?？梢哉f，辦公室是高校各項工作開展的重要基礎(chǔ)。在上述中，筆者對新時期高校辦公室工作方式進行了一定的探索研究，需要辦公室人員在實際工作時能夠具備積極創(chuàng)新的意識，滿足新時期高校辦公室工作需求。

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