淺談公文寫(xiě)作中不規(guī)范現(xiàn)象的產(chǎn)生原因與應(yīng)對(duì)措施

文/湖南華升集團(tuán)公司 劉凌冰

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淺談公文寫(xiě)作中不規(guī)范現(xiàn)象的產(chǎn)生原因與應(yīng)對(duì)措施

文/湖南華升集團(tuán)公司 劉凌冰

【摘要】在公文寫(xiě)作過(guò)程中，經(jīng)常會(huì)發(fā)現(xiàn)一些不規(guī)范的現(xiàn)象，例如：公文格式不規(guī)范，公文寫(xiě)作過(guò)程中標(biāo)點(diǎn)符號(hào)使用不規(guī)范等。本文結(jié)合自身工作實(shí)際，認(rèn)真分析了產(chǎn)生公文寫(xiě)作不規(guī)范現(xiàn)象的原因，并依據(jù)產(chǎn)生原因提出了相應(yīng)的改進(jìn)措施。

【關(guān)鍵詞】公文；不規(guī)范；原因；措施

一、淺析不規(guī)范現(xiàn)象產(chǎn)生的原因

公文作為政府機(jī)關(guān)各部門(mén)之間、政府機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位之間溝通的重要方式，有著嚴(yán)格的行文和規(guī)范要求。為了提高其規(guī)范性，國(guó)家相關(guān)部門(mén)也出臺(tái)了一系列公文處理辦法和標(biāo)準(zhǔn)。但是，在日常工作中，我們發(fā)現(xiàn)許多公文還是會(huì)出現(xiàn)許多不規(guī)范的現(xiàn)象。經(jīng)過(guò)對(duì)收集資料的研究，我認(rèn)為產(chǎn)生這些不規(guī)范現(xiàn)象的原因主要有以下幾個(gè)方面：

（一）對(duì)公文寫(xiě)作本質(zhì)屬性的認(rèn)識(shí)不夠。通常我們從事寫(xiě)作的動(dòng)機(jī)有兩種：一是有感而發(fā)。寫(xiě)作者是主動(dòng)的，是受到某種刺激后，有感觸的表達(dá)，大多數(shù)的文學(xué)作品屬于這一類。二是遵命而作。寫(xiě)作者是被動(dòng)的，是按照領(lǐng)導(dǎo)的意圖來(lái)寫(xiě)作的，行政公文就屬于這一類。有的文秘人員就認(rèn)為，公文寫(xiě)作是被動(dòng)的，呆板的，不能隨意，因此，只是按照領(lǐng)導(dǎo)的意圖，照本宣科。還有的人認(rèn)為，自己很有才干，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的授意不重視，只一味按照自己的理解來(lái)行文。以上兩種情況都是對(duì)公文寫(xiě)作本質(zhì)屬性認(rèn)識(shí)不夠的表現(xiàn)。實(shí)質(zhì)上，公文的權(quán)威性、工具性和規(guī)范性，就規(guī)定了公文在行文過(guò)程中的非自發(fā)性和非隨意性。但是，這也不是說(shuō)公文寫(xiě)作就是純粹被動(dòng)地表達(dá)領(lǐng)導(dǎo)的意圖，而是應(yīng)該在領(lǐng)導(dǎo)授意之后，主動(dòng)地收集相關(guān)資料，了解國(guó)家相關(guān)方針政策，在此基礎(chǔ)上進(jìn)行公文寫(xiě)作。

（二）公文知識(shí)和理念陳舊。我國(guó)商業(yè)形式的不斷發(fā)展，要求公文寫(xiě)作也要與時(shí)俱進(jìn)。作為文秘人員，應(yīng)該及時(shí)更新公文寫(xiě)作的相關(guān)知識(shí)和觀念，根據(jù)社會(huì)的實(shí)際需要適時(shí)對(duì)公文形式進(jìn)行創(chuàng)新，改變?cè)械哪Ｊ剑瑥膬?nèi)容和結(jié)構(gòu)對(duì)公文寫(xiě)作進(jìn)行創(chuàng)新，使現(xiàn)代公文更方便交流，從而提高工作效率。否則，原有陳舊的公文知識(shí)和理念只會(huì)讓文秘人員難以把握公文的發(fā)展動(dòng)態(tài)，更不能適應(yīng)公文發(fā)展所帶來(lái)的連動(dòng)影響，在實(shí)際工作中，就會(huì)出現(xiàn)一些問(wèn)題。比如：“申請(qǐng)報(bào)告”不是一種規(guī)范的公文，在最新的公文規(guī)范中，“請(qǐng)示”和“報(bào)告”才是規(guī)范性法定公文。如果文秘人員沒(méi)有及時(shí)更新知識(shí)，還是按照習(xí)慣撰寫(xiě)公文的話，則非常容易出現(xiàn)不規(guī)范的現(xiàn)象：一是非法定文種，如總結(jié)、要點(diǎn)、方案、計(jì)劃、安排、綱要、規(guī)劃、建議、答復(fù)、準(zhǔn)則、條例、規(guī)定、辦法、細(xì)則、匯報(bào)等。二是重疊的文種，如請(qǐng)示報(bào)告、意見(jiàn)報(bào)告、請(qǐng)示函。三是生造的文種，如情況報(bào)告、總結(jié)報(bào)告、申請(qǐng)報(bào)告、任免通知、批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、申請(qǐng)。

（三）思想認(rèn)識(shí)不夠。由于思想認(rèn)識(shí)不夠，容易出現(xiàn)以下幾種情況：一是很多人認(rèn)為，公文的格式無(wú)所謂，只要能夠準(zhǔn)確表達(dá)內(nèi)容，不影響實(shí)際工作中公文的執(zhí)行就行了。這種思想很典型，也很普遍。因此會(huì)出現(xiàn)草率寫(xiě)稿、馬虎審核、隨手簽發(fā)的不規(guī)范現(xiàn)象。二是有些人對(duì)學(xué)習(xí)公文規(guī)范不重視，不重視公文規(guī)范學(xué)習(xí)就會(huì)出現(xiàn)辦文水平低的問(wèn)題。三是有些文秘人員責(zé)任心不強(qiáng)，不深入基層調(diào)研，不了解實(shí)際情況，只是把自己關(guān)在辦公室制作公文，結(jié)果造成公文脫離實(shí)際，影響領(lǐng)導(dǎo)正確決策。

（四）一些部門(mén)的權(quán)力因素影響到公文的規(guī)范性。按照國(guó)家行政公文處理辦法的有關(guān)規(guī)定，公文中“請(qǐng)示”和“報(bào)告”屬于上行文，只有請(qǐng)求上級(jí)單位予以辦件或者向上級(jí)單位匯報(bào)工作采用上行文；“函”屬于平行文，不相隸屬的平行單位之間以公文溝通，用此種公文格式。但是，在實(shí)際工作中，尤其是企業(yè)單位對(duì)同業(yè)務(wù)工作有聯(lián)系的平級(jí)、甚至級(jí)別還低于自身的相關(guān)權(quán)力部門(mén)行文時(shí)，如果用平行文，這些權(quán)力部門(mén)就會(huì)不樂(lè)意。他們認(rèn)為企業(yè)的業(yè)務(wù)工作在自己轄區(qū)內(nèi)，要請(qǐng)自己幫助完成某項(xiàng)工作，不用上行文，而是用平行文，這是不尊重他們的表現(xiàn)，就會(huì)直接影響到公文的執(zhí)行。因此，很多時(shí)候出于無(wú)奈，不能規(guī)范使用公文格式，而寫(xiě)出不規(guī)范的公文。

二、加強(qiáng)公文寫(xiě)作規(guī)范性的改進(jìn)措施

（一）注重知識(shí)積累，切實(shí)提高思維能力。一是要努力學(xué)習(xí)馬列主義、毛澤東思想、鄧小平理論和“三個(gè)代表”重要思想等黨的方針政策，熟悉和掌握黨的各項(xiàng)方針政策。二是要加強(qiáng)公文寫(xiě)作理論知識(shí)的學(xué)習(xí)，多讀公文寫(xiě)作方面的書(shū)籍，多看規(guī)范化的公文，認(rèn)真學(xué)習(xí)公文寫(xiě)作的相關(guān)規(guī)范。公文寫(xiě)作不像文學(xué)作品那樣自由靈活，是要按照相關(guān)的規(guī)范來(lái)行文的，因此，無(wú)論是負(fù)責(zé)審批公文的領(lǐng)導(dǎo)，還是從事公文寫(xiě)作的文秘人員，都要認(rèn)真學(xué)習(xí)國(guó)家相關(guān)部門(mén)出臺(tái)的一系列公文寫(xiě)作規(guī)范。在寫(xiě)作過(guò)程中，要在內(nèi)容上、格式上、語(yǔ)言風(fēng)格上符合相關(guān)規(guī)范要求。特別是要對(duì)新出臺(tái)的或者是公文寫(xiě)發(fā)展過(guò)程中出現(xiàn)的新生事物，進(jìn)行認(rèn)真研究。三是要學(xué)習(xí)相關(guān)業(yè)務(wù)知識(shí)，切實(shí)提高文化水平。在公文寫(xiě)作過(guò)程中，必然會(huì)涉及相關(guān)工作的具體業(yè)務(wù)知識(shí)，或者某一學(xué)科的相關(guān)知識(shí)點(diǎn)，作為公文起草人員，必須掌握了這些知識(shí)，才能夠闡述清楚，表達(dá)準(zhǔn)確。四是勤于練筆，切實(shí)提高寫(xiě)作水平。公文寫(xiě)作具有自身的特點(diǎn)，不管是文章的結(jié)構(gòu)還是語(yǔ)言表達(dá)，都應(yīng)該符合相關(guān)規(guī)范，如果只是學(xué)習(xí)理論是不夠的，要在實(shí)際工作中，勤于練筆，不斷積累寫(xiě)作經(jīng)驗(yàn)，努力提高寫(xiě)作水平。五是重視范文學(xué)習(xí)。要從大量的公文中，挑選出比較規(guī)范的公文，作為范文進(jìn)行研讀，學(xué)習(xí)他們的經(jīng)驗(yàn)，同時(shí)，根據(jù)自己的水平，從大量的公文中尋找毛病，探究出現(xiàn)毛病的原因。

（二）強(qiáng)化溝通，把握領(lǐng)導(dǎo)意圖。公文大多是領(lǐng)導(dǎo)意圖或者領(lǐng)導(dǎo)集體意圖的體現(xiàn)，起草者只有充分了解領(lǐng)導(dǎo)意圖，才能夠擬出高質(zhì)量的公文。因此，文秘人員應(yīng)該特別注重寫(xiě)作過(guò)程中與領(lǐng)導(dǎo)的溝通。寫(xiě)作前，要留意領(lǐng)導(dǎo)人或者領(lǐng)導(dǎo)集體在下達(dá)公文寫(xiě)作任務(wù)之前的一些“征兆”，同時(shí)，通過(guò)跟隨領(lǐng)導(dǎo)調(diào)研，聽(tīng)領(lǐng)導(dǎo)講話，了解近時(shí)期以來(lái)領(lǐng)導(dǎo)人或領(lǐng)導(dǎo)集體的思想重點(diǎn)和工作打算。在寫(xiě)作過(guò)程中，起草人一定要抽時(shí)間讓領(lǐng)導(dǎo)談一下他的意圖和想法，如果提綱寫(xiě)好了，最好能和領(lǐng)導(dǎo)共同審議一下，這樣，在寫(xiě)作的時(shí)候就會(huì)更順暢。初稿形成以后，要先征求主要領(lǐng)導(dǎo)的意見(jiàn)，讓他審閱初稿，同時(shí)，與其他相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行溝通。除此之外，公文正式簽發(fā)后，在執(zhí)行過(guò)程中，不管是領(lǐng)導(dǎo)還是撰稿人，都能了解到一些反饋信息，這時(shí)候，撰稿人也要和領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行溝通，特別是對(duì)公文產(chǎn)生的負(fù)面效應(yīng)進(jìn)行分析，比如標(biāo)準(zhǔn)太高，執(zhí)行起來(lái)有一定難度，對(duì)實(shí)際情況了解不夠，話講過(guò)頭了等等，公文經(jīng)過(guò)實(shí)踐的檢驗(yàn)之后，撰寫(xiě)者應(yīng)該認(rèn)真進(jìn)行總結(jié)，絕對(duì)不能簽發(fā)以后就不管不問(wèn)。

（三）整頓作風(fēng)，提高思想認(rèn)識(shí)。從上述原因分析中，我們知道，各部門(mén)的權(quán)力因素也能夠引起公文的有意識(shí)的不規(guī)范，領(lǐng)導(dǎo)或者文秘人員不重視公文的規(guī)范性以至于明明知道公文不規(guī)范，也不愿意下功夫加強(qiáng)一下，這些問(wèn)題都反映了工作作風(fēng)方面的問(wèn)題。因此，要切實(shí)加強(qiáng)工作作風(fēng)建設(shè)，通過(guò)宣傳引導(dǎo)、出臺(tái)相關(guān)文件，使各級(jí)各部門(mén)都能重視公文規(guī)范性的重要性，領(lǐng)導(dǎo)和公文撰寫(xiě)者都能夠嚴(yán)格執(zhí)行公文規(guī)范，避免因?yàn)闄?quán)力或者思想認(rèn)識(shí)不夠而出現(xiàn)公文辦理程序或者公文格式的不規(guī)范現(xiàn)象。

三、結(jié)束語(yǔ)

公文是企業(yè)集團(tuán)或者行政機(jī)關(guān)辦公室工作中常見(jiàn)的、重要的文獻(xiàn)形式，具有很強(qiáng)的規(guī)范性和權(quán)威性，因此，作為文秘工作人員，應(yīng)該高度重視公文質(zhì)量、公文規(guī)范的重要性，通過(guò)不斷學(xué)習(xí)和實(shí)踐，努力提高公文寫(xiě)作水平和辦文能力，確保領(lǐng)導(dǎo)意圖通過(guò)公文簽發(fā)得到很好的執(zhí)行，努力避免不規(guī)范現(xiàn)象的出現(xiàn)。

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