信息化背景下高校檔案服務策略探討

文/河南牧業經濟學院檔案館 孫媛

信息化背景下高校檔案服務策略探討

文/河南牧業經濟學院檔案館 孫媛

中國從20世紀90年代引入信息化的概念，信息化是當今社會發展的一個大趨勢，也是時代的新特點。信息化背景下高校檔案服務是目前檔案界的一個熱點問題。各高校都在根據自身的實際情況，努力去調整和創新檔案管理方式，以增加信息化特點的檔案服務功能。信息化高校檔案服務功能使檔案管理工作理念上升到一個新的階段，也是對檔案管理的全新認識和挑戰。信息化背景下的檔案服務是高校檔案管理順應時代發展和社會需要，使傳統的檔案工作進一步從靜態向動態轉變，最大限度發揮檔案的實際效用。

信息化；高校檔案；服務策略

從20世紀90年代以來，網絡的不斷發展，深深影響著人類的生產和生活方式。隨著網絡的普及，使人們獲取信息的途徑和方式都發生了巨大改變。可以說，當今社會已經是一個信息化社會。就從概念上來講，信息化是指以信息技術廣泛應用為主導，信息資源為核心，信息網絡為基礎，信息產業為支撐，信息人才為依托，法規、政策、標準為保障的綜合體系。從傳統上看，檔案是人們獲取信息、了解歷史的一個重要途徑。而如何使高校檔案管理和信息化結合在一起，使人們借助信息化的網絡更加快捷和全面的獲取需要的信息，這是一個非常有價值的話題。當然，高校檔案信息服務，還存在著很多需要解決的技術和制度障礙。本文重點就是要探討信息化背景下高校檔案服務的策略和途徑。

一、檔案信息服務概述

檔案信息服務有廣義和狹義之分。就廣義上來講，檔案信息服務就是指檔案管理機構為了滿足客戶要求，而做的一切提供信息的業務活動。狹義來說，檔案信息服務就是檔案管理工作人員根據客戶的需求，而使其獲取和運用檔案信息的工作，最大限度的發揮檔案信息的社會效益和經濟效益。高校檔案服務主要是指狹義上的信息服務，將客戶需求作為信息服務的標準，通過健全制度，改進信息服務方式，整體提高檔案管理和檔案信息服務的水平。

隨著社會經濟水平的發展，檔案資源將越來越被重視。人們對于檔案信息資源的需求也隨之增加，知識服務將成為未來高校檔案服務的重點之一。目前采取將傳統的紙質檔案信息經過掃描之后存儲在網絡上的方式，有選擇性針對性的對用戶開放，這樣的方式便捷檔案檢索，并方便用戶查詢利用。對于高校而言，尋求優質的檔案信息服務是一個明確的方向，也是推進教育事業的一大動力。因此，各大高校實施信息化技術普及，是必然需要的。

二、高校檔案服務存在的問題

我國的教育事業隨著社會的發展不斷與時俱進，然而在檔案管理方面，特別是信息化檔案應用方面還沒有形成健全有效的利用，因而高校檔案服務其本身應有價值也完全沒有發揮出來。這就需要我們更多地去探討，并努力去解決此問題。

（一）高校檔案服務種類相對缺乏。引起高校檔案服務種類缺乏的原因主要體現在以下方面。第一，高校對于檔案種類的管理，理念還是相對傳統落后的，檔案種類過于固定化，各項與時俱進的改革創新多止步于書面研究，沒有與時俱進的落實。第二，我國的高校教育工作中，檔案的利用與管理總是處于被忽視的部分，使得我國高校檔案在收集中受到限制，利用時缺少資料。高校應該將檔案服務種類進行合理的分析。

（二）高校檔案管理體制陳舊。如今高校檔案管理體制與現代的信息化社會并不相符，檔案管理屬于服務性質的工作，又以專門的工作內容及特點區別于其他服務類工作，在高校發展中沒有得到充分的重視。

就高校來說，一般認為其主要的職責就是培養學生的學習意識以及相關的專業技能，甚至是學生的綜合素質，所以高校就會將大量資金投入到教學或是相關的硬件中去，高校檔案服務的管理工作很容易就被忽略。這樣就會影響到高校檔案管理的發展，更不用說其信息化程度，從而造成整個檔案服務工作有所缺失，所以說管理體制陳舊會使得整個高校檔案的管理工作水平停滯不前。

（三）對管理人員缺乏重視。在各大高校中，學校對于檔案的管理不夠重視，一般對于檔案管理的制度上面總會比較缺乏，相對應的配套設備和培訓都不足，而相關的管理人員及專兼職檔案員也會因為認識不夠，導致在平時的工作中沒有一個較好的狀態和專業的態度。一旦管理人員放松要求，會造成檔案管理的一些小問題時有發生，然而細節是決定成敗的關鍵，一些小的方面，一旦造成損失，那將不可預計。

（四）標準不統一、發展不平衡。現在每一個高校對于檔案管理研究系統的軟件使用都各不相同，由于通用性能還不夠穩固，再加上軟件的兼容性沒有達到標準，數據之間也不好進行交換，于是就沒有辦法達到資源的共享，就會造成高校的檔案管理缺乏統一和固定標準。然而有的高校對檔案的信息管理主要是通過目錄來進行的，所以在進行檔案考察的時候，還需要查閱全文進行了解，這無疑給高校帶來了很大的麻煩。

（五）高校檔案服務途徑單一。對于檔案的記載來說，已經擁有一個很長的歷史了。可以說從遠古時期開始，就已經擁有實物記事了，直到文字出現之后的書契記事。然而隨著時代的發展，如今的檔案服務工作的途徑依然單一。如今在高校的檔案服務中，最主要的服務方式還是復印檔案。而對于這個大數據已經到來的時代，僅僅單一的服務方式是不能夠滿足現代人們的需求的，這就需要考慮在信息化這一前提背景之下，通過對網絡的優勢利用，去完成一個信息化的網絡檔案平臺，將網絡服務平臺打造成高校檔案的主要服務方式之一，以便能夠更好地順應這個時代，在最大限度上開發檔案信息資源。

（六）數字化程度不夠。科學技術的發展日新月異，檔案管理在發展的同時也應充分地考慮到這一點，目前“互聯網+”檔案管理模式不斷提出，這就需要高校在進行檔案管理的時候考慮數字化的應用。就如今的現狀來看，高校在對檔案進行現代化管理時，雖然也應用了相關的計算機網絡技術，可是卻并沒有完全將計算機數字化的功能施展出來。高校在數字化上面研究善待完善和加強，尤其是在檔案服務方面的應用。

三、信息化背景下高校檔案服務的策略探討

（一）改變服務意識，豐富服務形式。

1.提供雙向服務。我國高校不僅需要向教學、科研等工作提供周全的檔案服務，更應該拓寬服務的職能，將目標投向社會的各種群體，擴寬服務范圍，推動高校的檔案事業發展。例如在安全有效基礎上，如何利用互聯網，為查檔者提供更加便利的服務。

2.增強主動服務意識。檔案管理人員缺乏相關的服務認識，就會導致檔案管理人員缺乏主動服務意識，將無法發揮高校檔案管理的更多功能，信息的完整性無法得到良好的保證。為了提升高校檔案管理的服務水平與質量，應該完善檔案管理制度，開展檔案知識普及活動，擴大了檔案工作在高校的影響，提高人們保護檔案、利用檔案的意識，加強專兼職檔案員業務培訓，鼓勵檔案工作人員加強主動服務的意識。

3.大力發展現代化的服務手段。采用信息技術，可以提高高校檔案的服務效率。高校必須考慮將現代化服務運用于高校的檔案服務中，利用高校學術優勢，開發創新技術方式，將信息化服務能力發揮至最大。同時還可以采取網站、微博、微信等自媒體創新方式，將服務進行推廣發展。

（二）充分應用高新技術手段。目前檔案管理工作正在逐漸向信息化技術發展，就高校的檔案管理來說，現代化檔案管理系統更為便利。相關的計算機技術對于檔案工作來說起著非常重要的作用，具有處理迅速、查閱方便、儲存量大等特點，可以更有效便利的查詢、閱讀、交流和重復使用。

由于之前的檔案整理幾乎都是使用紙質進行記錄的，而這種記錄的方式不能完全適用于現代社會。信息化時代越來越多的數據需要記錄，因此，順應社會發展的技術手段是需要格外重視的。在高校中，每年有大量的信息產生，紙質保存只占其中的一部分，利用現代化手段，可以完整有效的儲存檔案信息，并能靈活運用技術手段，方便各立卷歸檔部門上傳檔案信息、查看存儲的歷年檔案，減少資源和時間的浪費同時，也增強個人信息保密性。數據庫的應用，對于高校來說無疑是一項非常重要的技術，使得高校將技術和檔案管理有效的結合。

（三）不斷完善和創新檔案管理制度。信息化時代，任何行業都需要與時俱進和不斷地完善，如果停滯不前終究不能順應社會的發展。就高校的檔案管理來說，為了在整個檔案管理中少出錯，就應該更多的注意信息化在其中的運用，根據具體的學校制度進行分析，完善檔案的管理制度，一些關聯性的檔案，要進行集中的處理，進一步提高檔案管理的工作效率。除此之外，還應該注意檔案信息安全保護問題，設置不同的密級和工作權限，讓整個信息的安全得到有利的保護。

（四）創建高校檔案服務評價體系。為了做到高校檔案服務質量的監督，應該創建高校檔案服務評價體系。通過相關的高校檔案服務評價體系，可以更快地了解到在服務中存在的問題，同時發現其中的優缺點，取長補短，針對不同的模塊，可以擁有不同的評價標準，以保障高校檔案的服務質量。

（五）培養高素質人才。高素質的工作人員是現代化學校檔案管理工作的保障。在檔案技術部門中，一個任務的實施伴隨著風險，若是出現差錯就會影響到整個工作鏈。這就要求檔案工作人員在具備較高思想政治覺悟、熱愛工作崗位的基礎上，還要具備較強的思維能力、分析能力、判斷能力以及計算機技術的應用能力。目前檔案人員普遍存在知識老化、知識結構片面等現象，只有不斷調整更新工作人員專業結構和知識結構，使檔案工作人員整體知識水平適應檔案事業的迅速發展，才能更好地提高檔案管理效率，適應信息化時代要求。

（六）服務形式個性化。隨著社會的發展，高校為了跟隨社會的腳步，可以將個性化的服務方式引入檔案工作。通過打造個性化的服務滿足現代的高校服務需求，比如通過高校檔案編纂，對學生的學習成績，學籍信息、教師事跡、學校歷史等分類。分類進行的高校檔案服務，可以快速查詢到更明確的結果。隨著社會的發展，高校應該擁有自己的發展方向，更加的個性化以及更多的信息化，有效發揮高校檔案管理的最大價值，方便高校檔案的管理，使其擁有更高的使用效率。

總體來講，信息化在改變著我們的生活和思維方式，整個社會的運行模式也在發生著深刻的變化。與此同時，高校的檔案信息服務也應該做到與時俱進，緊跟時代的發展需求，盡可能隨時注入一些新的元素，特別是要以信息化為依托，努力使檔案成為人們獲取信息最便捷和最權威的途徑和方式。這就要求不斷創新高校檔案管理模式，運用先進的科學技術，將科技滲入到高校的檔案管理之中，使檔案管理工作和科技發展達到一個完美的結合的狀態。信息化檔案服務還要求，進一步培養專業性、技術性檔案管理人才，使其既懂檔案管理、又熟練掌握信息科學技術，這對檔案的信息化服務工作將起到重要的推動作用。

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