加強黨校檔案信息數字化建設的思考

文/中共陜西省委黨校 郭萍

加強黨校檔案信息數字化建設的思考

文/中共陜西省委黨校 郭萍

文章簡要論述了加強黨校檔案信息數字化建設的重要意義，分析了當前黨校檔案信息數字化建設現狀，提出針對性措施和建議。

黨校；檔案信息；數字化；思考

檔案信息數字化是一種計算機網絡、數據庫以及多媒體等技術手段應用在檔案管理領域的產物，主要通過將分散于不同載體、地理位置的原始檔案信息以數字化的形式進行存貯，通過網絡方式查詢、利用和共享。開展檔案信息數字化建設已成為規范黨校檔案建設管理、發揮信息資源價值和作用的主流方向，是新形勢下黨校檔案部門所面臨的重要課題。

一、加強黨校檔案信息數字化建設的重要意義

隨著計算機技術在社會經濟發展各個領域的普及應用，利用數字化檔案儲存信息豐富、利用便捷和共享性強的特點，來全面加強檔案管理工作已成為順應時代發展的客觀選擇。黨校是具有特殊教育職能的學校，培訓對象主要為各級黨政干部、黨員和入黨積極分子，代表著先進生產力的發展要求，檔案信息數字化建設正是黨校工作適應時代發展的一種體現。因此，加強黨校檔案信息數字化建設是時代發展的必然，必將進一步提高檔案的利用效率和管理水平，不斷推進校務管理現代化、科學化發展，為健全完善黨校培訓機制、做好科研咨政決策提供更加便捷、精準的服務。

（一）是檔案事業信息化發展的必然要求。檔案信息數字化是現代信息化社會高度繁榮、發達的結果。早在“十五”期間檔案數字化和信息化建設被列入我國檔案事業發展規劃中，經過十一五、十二五時期逐步發展完善，相關國家標準和規章陸續出臺，全國各地檔案事業信息化建設取得了實質性進展。全國檔案事業“十三五”規劃綱要對信息化建設進行更高的標準和要求，作為檔案建設管理的首要內容，加快黨校檔案管理信息化進程，進一步提升電子檔案管理水平，健全完善檔案形成管理機制，是黨校檔案管理部門當前和今后一個時期首要任務，也是貫徹落實檔案事業“十三五”規劃綱要的具體行動。

（二）是提升校務管理信息化的重要途徑。檔案管理工作與黨校各項工作緊密相連，科學規范高效地開展檔案管理不但可實現檔案部門的自身價值，而且事關學校科學化、現代化管理全局。檔案信息數字化進度，直接影響到黨校信息化建設步伐。檔案信息數字化建設主要包括硬件設施和軟件建設兩方面，其中檔案信息數據庫、應用網絡平臺建設是黨校信息化建設不可或缺的組成部分，是保障學校各部門通過網絡及時查詢、相互交流和傳遞反饋檔案信息的關鍵環節，對于促進教學管理和科研工作效率，乃至學校管理水平快速提升有著積極作用。

（三）是檔案部門服務能力提高的重要體現。檔案資料是學校重要的信息資源，檔案管理部門承擔全校所有處室行政、教學、科研、基建等資料的收集、整理及利用，為黨校中心工作服務。當前黨校教學工作任務重、干部學員來源多，知識集中且層次復雜，科研部門研究項目日益增加，檔案信息需要量空前增多。傳統的紙質實體檔案管理模式因受時間和空間條件的限制已無法滿足現實需要，勢必為新型的數字信息化檔案所取代。建成檔案信息數據庫、查詢網絡等系統更能實現檔案管理方便快捷、合理規范的目標，將有力加快日常教學動態管理，全面提升科研決策的快速性和精準性，不斷推動檔案部門的職能由檔案保管利用向信息采集管理綜合服務轉變，進一步提高服務水平。

（四）是促進檔案管理規范化的有效措施。隨著科學技術的日新月異，檔案載體變化演繹、形式豐富，檔案信息數字化正是檔案載體發展的產物。黨校檔案反映了黨校各個不同時期、不同層面的發展軌跡，是寶貴的歷史財富。其中年代久遠的材料，經數字化處理無疑是對其更好的保護；教學檔案經過數字化處理，可有效防止檔案篡改行為的發生；在文本檔案歸檔收集時，提出全校統一的電子格式要求，便于歸檔文件整理的快捷高效等等。加快黨校檔案數字化進程，將紙質實體檔案逐步轉變為數字化的電子檔案，能進一步增加檔案的使用安全性、歸檔規范性，提高檔案使用效益。

二、黨校加強檔案信息數字化工作面臨的主要問題

檔案信息數字化包含檔案目錄信息數字化和檔案全文信息數字化兩個層次。就目前情況來看，黨校檔案管理做到第一層次困難不大，但是要完成檔案全文信息的數字化還面臨諸多問題。

（一）檔案信息化認識不到位。黨校檔案是黨校記憶大廈的基石，是傳承黨校歷史的載體，對檔案進行科學化管理是必不可少的一項重要工作。在黨校系統內，各部門及教職工對檔案工作重要性的認識十分有限，存在著重教輕檔、不聞不問現象，領導對檔案工作的指導缺少發展眼光，教學、科研人員對檔案管理認識不清晰，歸檔材料不及時、全面。檔案部門常被束之高閣，陳舊的工作模式將先進的數字電子化拒之門外等等，這一系列現象的普遍存在反映出對檔案數字化工作的迫切性、必要性認識不夠，在某種程度上制約著黨校檔案信息化建設進程。

（二）檔案數字化工作尚存不足。當前，信息化、數字化已成為社會發展的新動力和新的增長點，但檔案信息數字化技術發展并非一勞永逸。檔案數字化技術還不很成熟，文檔掃描和網絡建設技術費用較高，且數字化網絡的建成對計算機硬件配置要求較高等，使檔案數字化工作顯現出不夠經濟的特點，工作開展與運行維護受制于經費投入。在檔案數字化工作過程中，掃描文本對象在隨時增加，檔案查詢系統需要日常維護，與電子技術公司存在合作問題等，信息數字化工作成為一項長期進行的綜合性工作，在人、財、物等諸方面提出了更高的要求。

（三）檔案管理人員知識儲備不夠。數字化檔案的管理不僅需要工作者精通紙質檔案管理操作技術，還要求能夠熟練使用電子計算機，懂得數據傳輸技術，能夠進行簡單的系統操作等。縱觀各地黨校檔案管理人員的組成，符合這類要求的知識全面型、技術嫻熟型人才奇缺。加之，部分檔案管理者工作理念落后，存在“坐、等、靠”“怕麻煩”思想，工作創新動力不足，觀念上不愿接受信息數字化新技術，操作時相互推諉、固守成規，存在消極、畏難情緒，成為黨校開展檔案信息數字化工作受限的又一瓶頸。

三、加強黨校檔案信息數字化建設的對策與建議

檔案信息數字化建設是一項與時俱進、順應社會信息發展的前瞻性工作。黨校是培養黨員領導干部和理論干部的學校，新形勢下黨中央賦予黨校全新的工作任務，檔案管理作為黨校的基礎性工作之一，要跟上時代步伐、緊跟學校發展步伐，打開檔案信息數字化的工作局面，以更好地為經濟建設和社會服務。

（一）更新檔案管理理念。檔案管理工作的根本目的在于檔案利用，檔案信息開發利用已經成為全社會重要的信息資源，合理有效地運用檔案對把握社會經濟發展基本規律和學校未來發展具有很深的借鑒意義。加強檔案信息數字化建設，打破傳統檔案管理模式的時空局限，真正實現以實體保管為重點向以數字化為主要形式的社會服務過程的轉變。加快開展檔案信息資源的合理配置、確立科學的管理目標，使檔案管理部門從自我封閉走向信息開放。以“服務利用”作為檔案管理的工作理念，強化服務意識，全方位、多角度的為在校學員服務、為各級黨政領導干部決策服務、為普通社會民眾服務。

（二）探索檔案管理新模式。實現傳統檔案管理模式改革創新是檔案信息數字化建設的前提和基礎，運用現代化的檔案管理理念，建立與數字化技術相適應的檔案管理制度、工作流程，并在實踐中不斷予以完善，是提高黨校檔案管理工作水平的根本途徑。

1.以學校電子政務網絡為依托，將檔案信息數字化工作納入校園網絡建設規劃，注重電子文件的收集，形成數字化的檔案和檔案實體保管并存的管理模式。

2.檔案管理者在做好收整理、鑒定、保管等細節的同時，還應著重在目錄編撰、檢索工具、系統編研等方面下功夫，建立健全的檔案檢索和匯編體系，滿足檔案利用工作的需要。

3.制定檔案數字化管理相關制度，吸納各部門兼職檔案員參與檔案信息數字化建設，明晰工作任務和責任劃分，從檔案生成、歸檔、到收集、整理實現全過程電子化操作。

（三）重視檔案管理人員培訓。檔案管理人員是檔案信息數字化建設的具體操作者，必須掌握檔案管理現代化技術，具備多元化的知識結構。要高度重視檔案管理人員日常業務培訓，通過健全完善考核激勵機制，在全面加大檔案管理人員專業檔案知識培訓的基礎上，切實加強辦公自動化、網絡操作等計算機應用技能培訓工作，并積極組織檔案管理人員參加檔案信息數字化建設分析研究、服務咨詢等方面技術交流，不斷提高業務工作能力，努力打造一支精通檔案管理、熟悉現代信息技術復合型的檔案管理隊伍。

四、結束語

檔案信息數字化建設是一項長期的系統工程，需要在工作實踐中大膽探索，不斷總結，逐步完善。各級黨校要結合自身實際，圍繞信息化建設、規范化管理目標，統籌利用各方面資源，切實加大工作力度，不斷開創法制化、信息化、社會化檔案建設管理工作新局面。