關(guān)于提高機(jī)關(guān)檔案收集效能對(duì)策的思考

文/惠州市教育科學(xué)研究院 陳彥

關(guān)于提高機(jī)關(guān)檔案收集效能對(duì)策的思考

文/惠州市教育科學(xué)研究院 陳彥

在檔案管理中，“收集”是保管、使用、查閱的前提工作，原始資料是否齊全、準(zhǔn)確、完備，是檔案保存價(jià)值的必要條件和檔案管理的質(zhì)量保障。如何及時(shí)收集、準(zhǔn)確收集、全面收集，提高收集效能，是衡量檔案管理水平的重要標(biāo)尺之一。本文以教育局機(jī)關(guān)檔案的收集為例，就檔案管理人員素質(zhì)、加強(qiáng)檔案管理意識(shí)、優(yōu)化檔案管理方法等三個(gè)提升檔案收集效能的對(duì)策做以簡(jiǎn)要論述。

檔案收集；檔案管理；教育行政部門

《中華人民共和國(guó)檔案法》第一章“總則”第二條是這樣給“檔案”下定義的：“過去和現(xiàn)在國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄”。對(duì)于教育局機(jī)關(guān)來說，凡是各科室形成的具有保存和利用價(jià)值的文件、會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議記錄、各類統(tǒng)計(jì)報(bào)表、出版物原稿等文件材料，以及相關(guān)的照片、視頻、錄影等聲像資料，及在教育行政管理過程中形成的具有保存、查閱、利用價(jià)值的文件材料均屬檔案。

檔案收集工作是檔案管理工作的基礎(chǔ)，是檔案管理工作的起點(diǎn)，是檔案管理中最重要的一個(gè)環(huán)節(jié)。檔案收集質(zhì)量的高低，是由檔案收集的質(zhì)量所決定的。教育局檔案的收集是根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》中的有關(guān)規(guī)定，采用行政措施將分散在各科室和私人手中的可入檔原始材料征集起來，然后有組織、有序化的存在教育局檔案管理室。如何提高檔案資料收集效能，是檔案管理中必須要解決的先決性問題。筆者結(jié)合自己十多年的檔案管理工作實(shí)踐，認(rèn)為可以有以下三個(gè)對(duì)策。

一、提高檔案管理工作者素質(zhì)

曾幾何時(shí)，在多數(shù)機(jī)關(guān)單位，檔案管理室往往是照顧“老”“弱”的地方。誰年紀(jì)大了、承擔(dān)不了科室繁重工作了，誰家有老人、小孩要照顧，誰身體不好，就把檔案管理這個(gè)“閑差”交給誰。忽視對(duì)檔案管理人員素養(yǎng)要求、技術(shù)及專業(yè)要求的后果就是導(dǎo)致檔案收集、管理十分混亂。事情要做好，首先還是要從“人”上下功夫，因此，提高檔案管理人員的素養(yǎng)是提高收集效能的首要任務(wù)。

首先，檔案管理者要具備比較高的思想素養(yǎng)。要有一定的政治覺悟，要有保密意識(shí)和法律意識(shí)。要清楚認(rèn)識(shí)到教育局機(jī)關(guān)檔案管理的重要性，要嚴(yán)格按照法律法規(guī)的要求去收集整理，以法治觀念維護(hù)檔案的保密與安全。其次，檔案管理者要具備高度責(zé)任心。檔案管理工作繁雜而細(xì)致，尤其在歸檔收集時(shí)要關(guān)注動(dòng)態(tài)、耐心細(xì)致、仔細(xì)甄別。第三，檔案管理者要具備比較高的業(yè)務(wù)水平。如何發(fā)動(dòng)各科室力量將有價(jià)值、可利用的資料收集起來，很能考驗(yàn)檔案管理人員的能力。檔案管理人員要積極發(fā)動(dòng)各科室力量，制定相應(yīng)的激勵(lì)機(jī)制或運(yùn)用相應(yīng)的流程管理機(jī)制，促進(jìn)資料的有效收集。同時(shí)，還要與時(shí)俱進(jìn)學(xué)習(xí)各項(xiàng)信息技術(shù)技能，包括高科技設(shè)備運(yùn)用技術(shù)、現(xiàn)代通訊技術(shù)、辦公自動(dòng)化技術(shù)以及依賴互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)的各種辦公軟件，不斷完善自己的知識(shí)結(jié)構(gòu)體系，以服務(wù)檔案管理工作。除了信息技術(shù)，檔案管理者還要具備較為豐富的檔案學(xué)知識(shí)，包括文書學(xué)、專門檔案管理學(xué)等跨學(xué)科復(fù)合型人才素養(yǎng)，實(shí)現(xiàn)理論與實(shí)踐的高度融合。高素質(zhì)檔案管理員才能夠?yàn)楦咝軝n案收集提供重要的人才保障。

二、強(qiáng)化各科室檔案管理

目前各科室普遍缺乏檔案意識(shí)，常常是“用時(shí)需要，做時(shí)次要，忙起來不要”。這一現(xiàn)象要通過加強(qiáng)宣傳、建立制度形成網(wǎng)絡(luò)從根本上得到解決。

（一）領(lǐng)導(dǎo)重視，加強(qiáng)檔案管理重要性宣傳。教育局機(jī)關(guān)的檔案常常與領(lǐng)導(dǎo)的決策和領(lǐng)導(dǎo)的工作活動(dòng)緊密相關(guān)。因此產(chǎn)生的檔案材料非常珍貴和重要，絕不能流失。檔案管理員要就這一部分的檔案收集情況及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并取得領(lǐng)導(dǎo)對(duì)收集檔案工作的重視和支持，并通過召開專門會(huì)議、組織專門培訓(xùn)、現(xiàn)場(chǎng)模擬等對(duì)科室、對(duì)個(gè)人進(jìn)行宣傳、培訓(xùn)，增強(qiáng)局機(jī)關(guān)全員檔案法制觀念，提高檔案意識(shí)。

（二）建章立制，提高對(duì)檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)。文件是機(jī)關(guān)工作決策與工作落實(shí)記錄的真實(shí)記錄，既包括歷史性材料又包括現(xiàn)實(shí)性材料。機(jī)關(guān)文件材料形成后各相關(guān)科室兼職檔案員要按照檔案法的規(guī)定，定期主動(dòng)向局檔案室上交檔案資料。同時(shí)，要建立健全歸檔管理制度。沒有嚴(yán)格的歸檔管理制度是做不好檔案收集工作的。歸檔管理制度應(yīng)包括以什么樣的程序，在什么時(shí)間，由誰負(fù)責(zé)歸檔文件。制度一旦建立，就要求各科室認(rèn)真執(zhí)行。由此實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的制度化、規(guī)范化、法制化的執(zhí)行。

（三）組織保障，建立穩(wěn)定的檔案管理組織網(wǎng)絡(luò)。該組織網(wǎng)絡(luò)由教育局機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)分管檔案室，和各科室兼職檔案管理員組成，形成領(lǐng)導(dǎo)-專職-兼職的檔案管理組織體系。分管領(lǐng)導(dǎo)統(tǒng)籌全局檔案管理工作。局專職檔案管理員負(fù)責(zé)文檔歸檔、分類、標(biāo)識(shí)、入柜等工作。各科室的兼職檔案員負(fù)責(zé)收集上交初步整理歸檔本科室所發(fā)生的文件材料。定期召開檔案管理網(wǎng)絡(luò)成員會(huì)議。專職檔案管理員和兼職檔案管理員之間要形成一種良好的工作協(xié)作關(guān)系，多溝通、多交流、多提醒，專職檔案管理員要主動(dòng)了解兼職檔案管理員的需求，并主動(dòng)解決工作中的困難。增強(qiáng)檔案管理意識(shí)才能夠?yàn)楦咝軝n案收集提供重要的行動(dòng)保障。

三、優(yōu)化檔案收集方法途徑

沒有科學(xué)的檔案收集方法就不會(huì)產(chǎn)生高質(zhì)量的檔案收集結(jié)果。檔案收集方法的優(yōu)劣決定著檔案收集的數(shù)量和質(zhì)量。在實(shí)際工作中主要采取的收集方法是：主動(dòng)收集、定期收交、協(xié)調(diào)催收、以用促收、動(dòng)態(tài)收集等等。

（一）注重日常主動(dòng)收集。在實(shí)際檔案管理中，專職檔案管理員要做到五勤：腦勤、眼勤、手勤、腿勤、嘴勤。眼勤：多發(fā)現(xiàn)檔案。腦勤：多甄別檔案。手勤：多收集檔案，腿勤：多在相關(guān)科室走動(dòng)，嘴勤：多問相關(guān)科室主動(dòng)活動(dòng)情況。專職檔案員要根據(jù)局里的不同時(shí)期重大管理的安排，及時(shí)提醒各科室兼職檔案管理員主動(dòng)收集發(fā)生的全套文件管理材料。對(duì)發(fā)現(xiàn)有遺漏的主要文件材料，要主動(dòng)跟進(jìn)直到找到確保無一遺漏，主動(dòng)收集的過程中要注意說話的藝術(shù)。

（二）注重定期收交。各科室兼職管理員按照已經(jīng)收集的文件檔案分文別類加以歸檔，并與專職檔案管理員約定移交時(shí)間以及方式。及時(shí)把收集歸檔的文件材料移交局檔案室。各科室每天有很多事情要處理，如果不及時(shí)移交則很容易出現(xiàn)遺失、遺漏、遺忘的情況，造成檔案資料的缺失。

（三）注重協(xié)調(diào)催收。收集移交檔案材料是一個(gè)具有技術(shù)含量的工作。除了按照一般的程序進(jìn)行催收外，必要時(shí)采取召開兼職檔案員會(huì)議或上門個(gè)別溝通等途徑。對(duì)遺漏或收集遇到阻力的情況，面對(duì)面進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)，確保該收集的文件材料完整齊全。

（四）注重以用促收。檔案管理的價(jià)值不在于管而不用而在于管而有用，只有這樣才能體現(xiàn)出檔案管理的固有價(jià)值。可利用“信息庫(kù)”“上網(wǎng)工程”使檔案的利用由“封閉”轉(zhuǎn)為“開放”，變“單向”為“互動(dòng)”。專職檔案管理員以改變服務(wù)態(tài)度，提高服務(wù)質(zhì)量服務(wù)工作大局為榮。熱情提供檔案查閱服務(wù)，使檔案由“死”變“活”，實(shí)現(xiàn)檔案管理價(jià)值最大化。

（五）注重動(dòng)態(tài)收集。動(dòng)態(tài)收集是檔案收集整個(gè)工作的基礎(chǔ)，也決定著檔案收集的完整性和重要性。教育工作是動(dòng)態(tài)變化的，文件檔案材料也是屬于動(dòng)態(tài)發(fā)生的。專兼職檔案管理員要隨時(shí)跟進(jìn)了解局里工作的新安排新活動(dòng)新進(jìn)展新情況，做到動(dòng)態(tài)收集。總之，優(yōu)化檔案管理方法才能夠?yàn)楦咝軝n案收集提供重要的方法保障。

［1］王玉潔.重視檔案管理工作提高檔案意識(shí)［J］.蘭臺(tái)世界，2014（4）.

［2］孫立新.話說“檔案意識(shí)”［J］.中國(guó)檔案，2013（4）.