淺談如何做好汛期檔案管理工作

文/河北省承德市避暑山莊博物館 張靜

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淺談如何做好汛期檔案管理工作

文/河北省承德市避暑山莊博物館 張靜

【摘要】汛期降雨頻繁雨量大，局部極端天氣多，容易形成突發(fā)性洪澇災害，檔案管理不善，會發(fā)生生霉、變質(zhì)的風險，嚴重威脅檔案的安全，科學做好汛期檔案管理工作尤為重要，每位檔案工作者都應在思想上高度重視，做到有備無患，細化工作預案，利用先進技術，科學管理，確保檔案安全。

【關鍵詞】科學；汛期；檔案安全

汛期降雨頻繁雨量大，局部地區(qū)常常出現(xiàn)極端天氣，易形成突發(fā)性洪澇災害，面對高溫高濕氣候，對檔案的管理工作提出更高的要求，每位檔案工作者都應在思想上高度重視，做到有備無患，細化工作預案，避免檔案管理不善，發(fā)生生霉、變質(zhì)的風險，威脅檔案的安全。因此，強化汛期檔案管理工作極為重要。應在“四抓”上下功夫，利用先進技術，科學管理，確保檔案安全。

一、抓落實，確保汛期檔案安全

把工作落到實處，需要做到深入細致，首先要求檔案管理人員要有無私的奉獻精神，在工作中堅持真理，實事求是，嚴謹細致，精益求精，特別是要學習“最美檔案人”先進人物的思想情操，從他們的事跡中吸取正能量，從他們的行為中體會黨性要求，把奉獻精神轉(zhuǎn)化到工作中，落實到行動上，實現(xiàn)自我提高、自我凈化。其次要有強烈的責任心，干一行，愛一行，把工作做好，努力實現(xiàn)目標，進一步弘揚愛崗敬業(yè)、吃苦耐勞、知難而進、爭創(chuàng)一流的優(yōu)秀品質(zhì)，把精氣神凝聚到檔案工作中，凡事做到積極主動，不推不躲，及時解決發(fā)現(xiàn)的問題，切實增強責任感和使命感，自覺立足本職轉(zhuǎn)作風，不斷提升檔案服務。三是雨季對流天氣多，一定要在抓防汛工作上認識再認識，把做好防汛工作擺到重中之重位置，克服麻痹思想和松懈心理。細化分工，明確責任，一把手為防汛工作第一責任人，分管領導要對轄區(qū)防汛工作全面負責，相關領導按照責任分工和“一崗多責”的要求，確保協(xié)調(diào)聯(lián)動，形成合力。每天做到認真排查安全隱患，針對檔案庫房漏雨、坍塌現(xiàn)象要采取保護措施，確保檔案安全，同時還應做好防雷排查工作，保證消防設施正常運行。按照防汛預案要求，組建搶險應急隊伍，并加強實踐演練提高隊伍的組織能力和應急能力。加強防汛物資儲備工作，清點并備足鐵鏟、編織袋、鐵絲、沙袋、雨衣等防汛物資，做到專人保管，隨用隨取，不誤搶險。加強值班值守，保障信息暢通，確保防汛信息快速、準確傳遞，做到“電話有人接，上報有人管，應急有人應”的狀態(tài)。四是檔案庫房建筑和設施要適合各類不同性質(zhì)檔案的安全保管，庫房建造得是否科學、合理直接影響到檔案的保存和管理工作，庫房的建造要正確反映檔案的特點、規(guī)模、保管方式、安全以及提用方便等因素，庫房的布局要合理，庫房要有較好的整體性、密閉性，庫房建筑基礎堅固、抗震，地面或地下水系排泄通暢。庫房要特別加強防火安全，物防手段極為重要，滅火器的設置，應在庫房及其他重點部位配置干粉滅火器，對存放檔案的部位配置二氧化碳滅火器。檔案庫房周界設置多處消防栓，最大限度保障供水壓力。庫房還要有防火隔斷墻，庫房內(nèi)電源裝置要達到防火要求，對庫房用火用電方面管理要嚴格，對所有用火用電項目進行使用部門上報、安保部門審核、主管領導審批的三級審查報批制，庫房內(nèi)用火用電項目，需指定安保人員專門負責監(jiān)督管理。庫房屋頂應安裝避雷裝置，以減少雷電帶來的損害，每年的4月至9月是主要汛期，在雨季汛期來臨之前，要仔細檢查庫房防潮、防水措施，消除潛在水患因素，加強排水系統(tǒng)的管理。

二、抓創(chuàng)新、確保汛期檔案安全

開拓創(chuàng)新，研究新的情況，解決新問題是促進發(fā)展的前提，對于汛期檔案庫房出現(xiàn)的許多新情況、新問題，需要檔案管理人員去研究、去解決，要擺脫陳舊的思想觀念和習慣的工作做法，不斷創(chuàng)新檔案管理的方式方法，運用多種形式，及時發(fā)現(xiàn)，準確解決存在的問題，確保檔案安全。首先控制好汛期檔案庫房的溫濕度。由于汛期雨水多，水分可以通過庫房的墻體緩慢滲透到庫內(nèi)，所以相對濕度就會升高。庫房溫濕度的一般要求是：溫度為15℃～25℃，庫內(nèi)一天的溫差不超過2℃～5℃，相對濕度為45%～65%，庫內(nèi)濕度變化不超過3%～5%，這就需要我們根據(jù)氣象部門發(fā)布的天氣預報，采取相應的措施，庫房可以通過空調(diào)、除濕機等設備，控制庫內(nèi)溫濕度，也可以隔絕和減少濕氣的來源，降低庫內(nèi)已有的濕度，如使用吸濕劑或通風降濕改善庫內(nèi)環(huán)境，避免霉變可能。其次必須保持庫內(nèi)空氣潔凈，防止塵土落在上面，保持自然通風，可使用殺菌、殺蟲劑進行熏蒸或利用防霉藥紙等方法預防檔案的生霉、蟲蛀現(xiàn)象出現(xiàn)。第三是入庫前嚴格檢查，對害蟲、霉菌感染的檔案進行隔離并及時采取消毒滅菌措施，對于已生霉、生蟲檔案要定期進行晾曬，投放殺蟲殺菌劑。第四是防止人為因素影響，常見的人為因素的損壞，一般都是對其保護缺乏常識或因工作不慎違反工作規(guī)則造成的，防止這類因素的損壞應加強崗位責任制，要求每個檔案管理人員明確自己的工作范圍，明確自己所擔負的責任，這種崗位責任制，要密切結(jié)合不同人員的具體工作情況，一般要有數(shù)量、質(zhì)量、時間的規(guī)定，要有明確的上下分工、左右分工及責任關系，在規(guī)章制度的貫徹執(zhí)行上要領導帶頭，以身作則，嚴格要求，認真檢查監(jiān)督，獎懲分明。

三、抓培訓，確保汛期檔案搶修安全

轉(zhuǎn)變思路，改變模式，推出“菜單式培訓”方法，深入基層調(diào)查詢問，根據(jù)汛期的各階段，天氣變化情況，確定培訓內(nèi)容和方式，基層哪里出現(xiàn)問題，就點哪道菜，領導就及時“配料”邀請檔案專家主廚，需要什么，講什么，培訓什么，解決汛期發(fā)生的突出問題，做到檔案搶修安全，收到良好效果。首先制定雨季受災檔案搶修實施方案，對突發(fā)事件做好應急處置。實施方案以能夠有組織、有目的、有準備的快速反應，最大限度地減少檔案損害為目標，使預防系統(tǒng)與庫房應急機制有機地結(jié)合起來，建立完善安全防范體系。其次遵循搶救修復的原則，要尊重歷史的真實，不得任意改變所要修復檔案的形狀、色彩、花紋、圖案銘刻等，修復前進行充分的研究和準備，確有科學根據(jù)，再動手進行修復，修復前還要做好照相記錄，修復過程中要做好配方、用料工藝過程記錄，檔案修復須經(jīng)領導批準，由專業(yè)研究人員和修復技術人員共同制定修復方案，批準后才可進行修復，并事后整理寫出修復總結(jié)，采用新的修復技術方法，應先經(jīng)過試驗，取得成效后才能應用。三是運用科學的方法，解決突發(fā)情況，如對水浸受損檔案的黃金搶救時間是72小時內(nèi)，此檔案最怕強光，最怕受熱不均，最怕空氣不流通，因此必須防止紫外線，可使用紫外線吸收劑，必須保證搶救場所的空氣暢通，必須在干燥時控制好溫度，達到搶救的最佳效果。四是規(guī)范管理，確保安全。安全是檔案搶修工作的第一生命線，保護檔案安全“責任重于泰山”，檔案搶修工作是一項復雜、浩繁的系統(tǒng)工作，參與人員多，涉及每個人，因此要及時做好《汛期檔案搶修工作流程和安全操作規(guī)范》培訓，始終將檔案安全放在首位。

四、抓制度完善，確保汛期檔案安全

好的制度可以促進檔案規(guī)范化管理，制度不完善同樣也可以阻礙檔案工作發(fā)展，在汛期抓好制度完善更為重要，建立起統(tǒng)一的標準和要求，并且對其執(zhí)行的程序進行統(tǒng)一，要專門制定《汛期檔案出入庫安全制度》《汛期檔案管理細則》，精心安排檔案管理工作流程，把工作做細，檔案管理人員要嚴格按照工作程序進行操作，嚴格操作規(guī)程，特別在汛期檔案搶修中搬運和清潔檔案時，做到一絲不茍，認真負責，確保每個環(huán)節(jié)不出錯，非搶修人員未經(jīng)批準，一律不得進入檔案庫房及工作區(qū)域，切實杜絕檔案損壞、混淆和遺失等意外事故發(fā)生。使檔案管理工作做到有據(jù)可依，有章可循，只有這樣，汛期檔案管理工作的水平才能夠得到提高。

總之，汛期每位檔案工作者都應高度重視，科學抓好此時的檔案管理工作，不怕麻煩，敢于創(chuàng)新，主動積極結(jié)合汛期實際情況，多想辦法，及時應對，做好檔案安全工作，為開發(fā)和利用檔案奠定基礎，推進檔案管理事業(yè)穩(wěn)步發(fā)展。

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