醫院檔案收集存在問題及其對策

文/海南省人民醫院綜合檔案室 王雯旎

醫院檔案收集存在問題及其對策

文/海南省人民醫院綜合檔案室 王雯旎

檔案收集是檔案工作的開端和檔案后續工作的依據。文章指出在檔案收集中存在管理機制不健全和檔案收集手段方法落后等問題，并有針對的提出改進檔案收集的措施和辦法。

【關鍵祠】醫院檔案；檔案收集：檔案質量；對策研究

檔案收集是接收各有關部門屬于歸檔范圍內的檔案材料，征集分散在社會上與醫院里有關的檔案文獻材料的工作。醫院檔案（下文簡稱檔案）收集是把醫院工作中的各種文字、圖像（包含圖表、文件、錄像、錄音、相片以及盤片等）形成的檔案材料，立卷歸檔管理，對于加強醫院管理和實現醫院現代化建設起著重要的作用。然而部分醫院的領導和檔案管理員對檔案收集工作缺乏認識，很不重視收集工作，從而影響到檔案的整理、管理和利用等各方面的工作。

一、醫院檔案收集的重要性

檔案的素材是分散在各部門、科室的原始材料，是檔案資源的來源。通過各種途徑、手段將檔案材料收集歸檔，以豐富其館藏資源。將該集中的檔案材料收集歸檔，是檔案管理的開端，是極其重要的工作。沒有收集檔案，沒有檔案資源，就無從管理檔案。在檔案管理工作中，檔案收集是為檔案后續工作打下基礎，成為檔案后續工作的依據，起著決定性的作用，可見做好檔案收集是長期復雜艱難的首要工作。當前，大多數醫院的檔案收集工作普遍存在的幾個問題，嚴重影響著檔案管理工作。

二、檔案收集中的存在問題

（一）檔案管理機制不健全，影響檔案收集的質量。由于醫院的領導和檔案收集人員對檔案管理的重要性沒有足夠的認識，對檔案收集更是缺少認識。目前，不少單位仍未建立和健全檔案管理的機制，沒有嚴格的獎罰制度和學習交流制度。各部門（科室）的目標、責任不明確。各部門檔案管理人員多數是兼職檔案員，要建立統一的檔案管理體制是十分困難的。管理機制不健全，監管很難到位。雖然，醫院把檔案收集工作列入年度計劃，也有人負責收集，但有些部門根本沒有對檔案材料進行保管，導致檔案資料的損壞和遺失；有的人員用于檔案工作的時間得不到保證，不及時收集、積累、保存原始的材料，致使很多原始材料遺失；致使歸檔材料不齊全、不完整，檔案館（室）庫存檔案種類單一，影響所收集檔案的質量。

（二）檔案收集范圍難于界定，影響檔案的有效收集。擺在檔案工作者面前的第一個難題是：收集什么材料以及怎樣收集，對此，必須十分明確，可是大家都不明確。我們知道，《中華人民共和國檔案法》（簡稱《檔案法》）已明確規定：“……檔案是指過去和現在的國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄?！眹矣嘘P文件規定了機關文件材料歸檔的范圍。這些規定對于檔案收集范圍的界定具有權威性和指導性。但許多醫院沒有組織深入學習《檔案法》，沒有對本單位的檔案工作進行調查研究，沒有及時總結經驗教訓和找出收集工作存在問題，沒有參照國家的規定來制定可操作的適合于本單位的實施辦法。即使制定了歸檔范圍和保管期限，但沒有結合實際，仍然缺乏指導性的實施辦法。因此，檔案工作者在收集檔案時對具體原材料是否收集難于界定，影響了檔案的有效收集。

（三）檔案收集的條件差、方法和手段落后，影響檔案的有效收集和利用。有的部門沒有放置檔案材料的專用場地，檔案員隨意將材料堆放，與雜物混在一起。檔案設施設備差，或原有設備老化，沒有及時更新，使檔案員難于開展工作，甚至造成檔案資料的損壞和遺失。多年來，檔案工作者只側重于收集紙質文件等材料，沒有及時數字化；沒有運用網絡、數據化技術改革檔案管理手段和方法。這樣聲像、電子、實物等材料甚少歸檔，檔案庫儲存的紙質檔案越來越多，而收集范圍、儲存期限難于界定，致使無用或過期檔案不斷增多，影響檔案的有效利用。

（四）檔案員素質不高，制約著檔案的有效收集。許多部門的檔案員都是兼職的。由于一崗兼多職，忙于日常事務，沒有時間和精力學習有關檔案的文件資料，更沒有經過培訓，缺少專業知識，業務水平低。對檔案工作重要性認識不夠，責任心不強，存在隨意應付的思想。尤其是各部門檔案工作主管領導和兼職檔案員變動多，新來的人員更不能及時掌握和熟悉業務工作，沒有處理好檔案材料的交接，造成材料損壞、流失。由于以上原因造成不及時將歸檔材料整理、分類和保管期限劃分，不按時立卷歸檔和未及時移交綜合檔案館（室）等情況，大大影響了檔案收集的正常進行。

（五）收集的檔案質量不高，影響整個檔案的管理。收集檔案的難度和質量問題突出體現在立卷工作上。《檔案法》規定由形成文件材料部門將分散和零碎的材料整理立卷，交到檔案館（室）。但不少部門把未經一系列立卷步驟（整理、組卷、目錄、頁碼、封面等）的材料，把這種分散和零碎的材料轉移到檔案館（室），將其本部門的工作轉嫁給檔案館（室）。深入剖析當前檔案收集中存在問題，大膽進行改革刨新，探索檔案收集的新路子。下面分五個方面進行討論：

三、做好檔案收集的探索

（一）加強黨對檔案工作的領導?？捎舍t院黨委分管領導、各部門（科室）主管負責人、檔案員骨干組成檔案管理領導小組，在醫院黨委組成的領導小組直接領導醫院檔案管理工作。對重大事項由分管領導向黨委會報告，以取得醫院領導重視和支持，各部門（科室）主管負責人直接指導檔案員開展日常工作。加強檔案人員思想建設，在組織機構上，理順了部門檔案管理與綜合檔案館（室）的管理關系和責任，明確職責，既分下又合作，形成合力，確保本醫院檔案管理工作正常有序開展。

（二）建立一支熟悉業務的檔案管理隊伍。一般來說，綜合檔案館（室）的人員都是專職的，對檔案管理有一定經驗；部門檔案管理人員是兼職的。有條件的可招收檔案專業的大學畢業生從事檔案管理，或選派年青的檔案員到大檔案館、高校進修學習，提高業務。部門檔案管理人員可專兼結合，不管是專職人員還是兼職人員，都要相對穩定，安心工作，通過培訓使他們熟悉有關檔案管理業務。

（三）建立和健全檔案收集的規章制度。從本醫院實際出發，根據《中華人民共和國檔案法》和《檔案管理違法違紀行為處分規定》等法規，制訂適合本醫院的《檔案收集歸檔制度》，同時制訂相關的業務學習交流、考核和獎罰等規定。這些制度規定要具體，可操作落實，檢查監督。把法規制度融入檔案收集歸檔工作之中，檔案收集歸檔有法可依，有章可循，確保材料齊全完整

（四）改革檔案收集，采用先進手段，加快檔案管理信息化。當今醫藥科學發展突飛猛進，醫院的重大事項增多，信息量大，檔案資源豐富。只有改善工作條件，改進收集方法，增加有關設備，加快檔案收集和管理改革，加快檔案管理信息化，利用檔案網絡管理系統進行收集和管理，才能改變過去只注重收集文字檔案材料的局面。對于有保存價值的大事，采取多種形式、各樣手段將基建檔案、設備檔案、科研檔案、會計檔案、人事檔案、電子檔案、聲像檔案等方面重要材料收集，使檔案門類齊全、資源豐富。改革和簡化立卷歸檔工作，把立卷環節與著錄環節統一起來，實現立卷歸檔網絡化，切實解決立卷難大，問題多的問題。

（五）做好檔案人員的培訓，提高業務水平。檔案員的素質低，所收集的檔案材料質量不高，其主要原因是檔案員不熟悉檔案業務。根據檔案員的實際情況，可采取“請進來、送出去”的培訓方法，可請有專業知識、有經驗檔案員結合本醫院工作進行培訓和指導，也可分期分批選派到有關大單位檔案館培訓、進修，學習專業知識，提高業務水平，及時解決工作中存在問題。

總之，醫院要高度重視檔案收集，千方百計創造各種條件，采取先進手段，通過各種途徑將檔案材料收集、歸檔，不斷豐富館藏資料。這是長期復雜艱難的一項重要工作，要集中精力切實把這項工作搞好，

［1］孫文靖.淺談當前檔案收集工作存在的問題及解決對策［J］.科技檔案，20142（1）:19-22.

［2］蔣娟.高校檔案收集存在的問題及對策探討［J］.重慶教育學院學報，2011，24（3）.