高校檔案管理規范化的路徑探析

文/吉林工業職業技術學院檔案室 胡濱

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高校檔案管理規范化的路徑探析

文/吉林工業職業技術學院檔案室 胡濱

【摘要】檔案管理作為高校管理體系中一項重要內容，其檔案管理水平的高低也充分地體現了學校的管理水平。學校應當重視起檔案管理工作，逐步提升學校本身的檔案管理水平，充分利用現有檔案資源，配合學校日常工作進展，更有效地提升學校檔案管理的規范化，進而實行管理新手段，優化管理路徑。對于檔案管理工作面臨的新形式而存在的問題，應不斷地創新管理模式、提高管理效率、完善管理制度，以總體提升檔案管理的水平。

【關鍵詞】高校檔案管理；對策解析；規范化

隨著社會化高等教育的逐漸發展，各高校的擴招也逐漸壯大，在校生人數的迅速增加導致了高校檔案管理部門的工作量增大、壓力增大。因此面對此類問題，高校有必要全面提升學校檔案管理部門的各方面政策，人員能力與管理規范化的提升尤為重要，不斷改進檔案管理的工作模式以及方法，從而全方面提升檔案工作的成效，以下為高校檔案管理規范性提出了具體辦法。

一、規范高校檔案管理工作

（一）高校檔案管理的工作意義。檔案管理對高校起著重要作用，其主要體現為以下幾個方面：首先，檔案管理是記錄學校從成立之初以及發展過程中所經歷各項工作情況的證據。將最原始的情況用記錄形式保存下來。為了方便日后學校工作的開展，學校都會將開展的各類教學活動、管理活動以檔案的形式記錄存儲，以便日后查閱，提供有效數據。進而分析學校的發展規律以及相應的優勢與劣勢，了解學校管理檔案的水平，促進更好地提升。其次也可以有效的記錄某一時間的教學水平，學校將管理記錄通過檔案的形式記錄下來，并為學校的管理水平提供參考數據，評估高低水平。學校不僅存儲學生檔案，也會將優秀的教職員工的工作經驗等一起存檔，通過總結記錄可以很好地發現教學成果的優劣，從而實現教學水平的有效參考。學校的檔案管理是多方性的，在不同的發展階段記錄不同的特點，學校所開展的教學、組織等活動是不同的，通過檔案的逐一記錄，可以很好地觀察，進而推動學校的發展，更有利于學校價值觀的形成。

（二）規范性的具體辦法。規范高校檔案的管理應注重整個管理體系，注重檔案資料的收集、整理，以及應用較強技術的保護，檔案管理應解放思想，觀念應逐漸提升，消除錯誤認識，積極開發檢索工具，能夠大幅度提升管理理念。以滿足管理者、教師以及學生的檔案需求。檔案管理的優化可以將其從管理的部門分離出來，成立專門的職能部門，加強檔案管理的建設性，為檔案管理營造更好的工作環境。為了提升管理的質量，盡可能優化一切管理手段，注重手段的多樣化以及科學性，為管理高校檔案提供有效可行的具體辦法，進而實現檔案管理的規范性。

二、優化檔案管理的對策

（一）優化檔案管理的路徑。檔案管理的工作應加強管理信息化建設，并提高管理檔案的質量。在新時期的優化檔案管理中高校領導發揮著帶動作用，改變傳統高校檔案管理的方式，提升檔案管理在實際工作中的地位，應當用現代計算機技術來管理，從而營造出良好的信息化環境管理。對高校加大軟件的投入，信息化的開放，有利于為檔案管理工作提供便利，更有效地推動了高校檔案管理信息化建設。更為實用的管理方式使得高校檔案的可用性得到更大的提升。

制定相應的制度管理規范，在高校檔案管理的優化中可以充分地發揮作用，使用率也逐漸提升，充分做到檔案的歸整與接收同步，保證其完整性。在檔案管理的優化中，可以優先培養檔案的管理人員，提高整體管理人員的平均水平，進而引進高水平的網絡技術人員，使檔案管理與網絡技術接軌，使管理人員操作水平高效提升，全面創建信息安全、保密性高、完善性強的制度。

（二）探析優化檔案管理的對策。高校檔案管理是學校的一項重要任務，應當劃分到學校的建設中來。對于優化檔案的管理首先提高大家的認識，使其觀念得到轉變，為高校的檔案管理工作營造良好的氛圍。高校的檔案管理是極為重要的工作，我們更應做好管理工作，積極配合領導，對檔案工作加大關注、加大人力與財力的投入。對基層做好培訓，使高校的基層檔案工作可以更加規范化，進而開拓創新，使其完善。

逐漸加強管理隊伍的建設，提高檔案管理，建設高素質團隊，從而提升業務水平，以全方位的培養手段入手，保證高校檔案管理人員的素質提升，以穩固整個團隊，從而推進管理工作的高水平發展。

三、結語

高校各項工作的進展都離不開檔案管理，以檔案的形式進行記錄、保存，此類資料都將是最原始以及最寶貴的記錄材料。各高校通常通過檔案來總結學校過去的經驗以及教訓，因此也為日后的工作開展、制度完善提供了參考意見。檔案的規范性對高校檔案工作進程起到至關重要的作用，從而重視起檔案管理工作，進而完善制度，有效地提升檔案管理的效率，規范檔案管理，提升檔案管理的總體水平。

【參考文獻】

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