大數據時代對國企檔案工作的啟示——以上海浦東發展（集團）有限公司為例

文/上海浦東發展（集團）有限公司 華愛君

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大數據時代對國企檔案工作的啟示——以上海浦東發展（集團）有限公司為例

文/上海浦東發展（集團）有限公司 華愛君

【摘要】從國有企業引入現代企業管理制度以來，由于種種原因，國企檔案工作越來越難以吸引管理層的注意力。本文以浦發集團為例，就大數據時代國有企業檔案工作轉變工作模式，在提高歸檔文件完整性、提升企業檔案工作生命力、建立集團數字檔案館、傳承企業文化及智慧資源方面的啟示以及將會給國有企業檔案工作帶來的新難題進行分析和闡述。

【關鍵詞】大數據；國有企業；檔案工作

企業檔案工作是企業基礎管理工作之一，承擔著企業在研發、生產、經營和管理等活動中形成的具有保存價值的原始記錄的收集、整理、保管和利用等工作，國企檔案工作是國有企業經營管理工作中不可或缺的重要組成部分。然而因為難以為企業的價值創造活動做出直接貢獻等原因，檔案工作在吸引管理層的注意力、獲得更大支持方面，面臨著越來越大的挑戰。國企檔案工作創新工作方式、改變工作模式，主動出擊為企業經營，已經成為提升國企檔案工作生命力的關鍵所在。

一、浦發集團基本情況及檔案工作現狀

浦發集團是一家擁有15年歷史、注冊資本39.9億元的大型國有獨資企業，集團旗下共有企業274家，其中直接控股企業19家。經過多年的努力，集團檔案工作已經建立了比較完善的工作制度和體系，配備了專職檔案管理員、檔案辦公室、庫房、閱覽室及其他辦公設備，能滿足檔案管理工作的基本需求。隨著集團公司信息化進程的推進，包括辦公自動化系統、企業檔案管理系統等在內的近十個信息化系統已投入使用或正在建設完善，各種各樣的數據在集團內網上不斷地形成、流轉、利用。

二、大數據時代對國有企業檔案工作的啟示

大數據時代必然是一個高度信息化的時代，在無紙化辦公環境下大量的電子文件在網絡上形成、傳播，使得以往企業檔案工作中的一些難題得以解決，但同時也給檔案工作帶來了新的難題。對于檔案工作者來說，怎樣促使檔案工作跟上外部環境變化的步伐，有效整合各個應用系統產生的數據，使檔案工作迅速邁入大數據時代，是我們未來努力的方向，也是大數據時代對國企檔案工作的啟示。

（一）實現文件材料的即時歸檔，提高歸檔文件完整性。作為一家大型國有獨資企業，浦發集團的檔案工作獲得了檔案行政部門和集團領導兩方面的支持，檔案工作已經建立了比較完整的體系，整體上比較規范，但是也難免出現文件材料在工作過程中遺失或者原件遺失僅存復印件的情況，雖然這種情況只是偶然發生，但由于其中的部分材料無法補齊，對檔案的后期利用勢必會產生一定的影響，這一問題在信息化的工作環境下是完全可以規避的。

（二）實現檔案大數據的深度開發，提升企業檔案工作生命力。大數據是指所涉及的資料量規模巨大到無法通過目前主流軟件工具，在合理時間內達到擷取、管理、處理、并整理成為幫助企業經營決策更積極目的的資訊。具有數據體量巨大、數據類型繁多、處理速度快、合理利用可獲得高價值回報等四個特征。從大數據的定義和特征來看，檔案數據應當是大數據的一種，同樣具有大量、多樣、高速、價值等特征，檔案大數據是一種內生于企業的、具有高度真實性的大數據。檔案大數據具有大數據相同的作用，企業完全可以通過分析檔案大數據對企業的某些特定事件的發展做出預測，使之成為企業經營、管理活動的參考。

具體到浦發集團，就是通過各種技術手段，在完成檔案數字化的基礎上，整合集團工作中的各種應用數據和所屬企業檔案數據，為集團經營決策提供參考。

三、大數據時代給國企檔案工作帶來的新難題

大數據時代的到來可以解決國企檔案工作存在的不少難題，但隨之而來的又是一系列新的難題，它們對檔案工作的開展將產生不小的影響，這其中首當其沖的就是檔案數據的安全問題。檔案數據安全，包括檔案數據的存儲安全和利用安全。存儲安全是一個比較容易解決的問題，只需定期對檔案數據進行復制和備份即可。而檔案數據的利用安全則要復雜得多，特別是在網絡監控、黑客攻擊如此嚴重的情況下，除了在制度上限定檔案數據的傳播范圍外，更重要的是防止檔案數據的失竊，因此做好檔案數據的保護工作是大數據時代檔案工作的重要內容之一。

其次，檔案數據的整合與分析需要相應的技術支撐。目前檔案管理系統所采用的技術手段能夠基本滿足當下檔案管理的需求，但對于檔案信息資源的整合和數據的分析還是遠遠不夠的，只有解決了這一技術問題，檔案工作的大數據時代才算真正降臨。

第三，是檔案工作者的角色轉變的問題。在傳統的檔案工作中，檔案工作者所扮演的是檔案保管者的角色，負責檔案整理、保管和利用服務工作，而大數據時代則要求檔案工作者更多地承擔信息管理者和知識管理者的職能，這就需要檔案工作者能夠學習和掌握新知識、新技術，突破傳統習慣和思維的限制，提升個人素質來適應工作需求。

大數據所帶來的信息風暴正在變革我們的生活、工作和思維，它開啟了一次重大的時代轉型，而隨著計算機技術，特別是云計算、物聯網等技術的不斷發展和成熟，大數據正在促使世界各個領域開始量化進程，國企檔案工作必須積極適應時代變革和環境變化的要求，抓住機遇轉變傳統檔案工作模式，應用現代信息技術挖掘企業檔案的深層價值，為提升企業核心競爭力服務。

【參考文獻】

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