論現代企業中的檔案數字化管理

文/兗礦魯南化工有限公司 劉曉丹

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論現代企業中的檔案數字化管理

文/兗礦魯南化工有限公司 劉曉丹

【摘要】數字化管理是現代最符合市場與企業現狀的一種管理方式，尤其運用于企業檔案的管理。企業在探索中不斷地嘗試新的管理方式，會給公司帶來意想不到的收益，它們會相輔相成共同構成良好的系統管理體制。在經濟效益占據主導的今天，把檔案數字化管理運用于企業的內部檔案管理中是非常有必要的，也必然是未來發展的趨勢。關于如何運用此種管理方式有效地對企業內部的資金流向與控制進行控制，是本文探討的話題。

【關鍵詞】現代企業；檔案數字化；管理

企業的發展推動著社會的進步，在企業的運轉上尋求一個良好的管理方式是發展的前提。如今的市場以滿足客戶要求為主要準則，檔案數字化管理可以將企業與其合作方的合同都簡單地表示出來，使得整個企業穩定高效而精簡地運行著，針對主要目標以最低的成本換取效益最大化。本文圍繞檔案數字化管理為核心展開討論，在論文開頭論述了此種管理方式在企業檔案管理中的優勢與存在的問題，分別從企業員工與客觀的角度闡述這兩方面。其次簡單論述了實施檔案數字化管理需要注意把握的幾個環節，為企業正確使用管理方式創造最高效益提供建議。

一、檔案數字化管理在企業運用中的問題與優勢

（一）運用新型管理方式的問題。數字化管理是一個有效管理檔案的方式，它能夠幫助企業提高前瞻性，但在我國，由于數字化管理的發展還是一個剛起步的過程，很多企業對全面預算管理的理解是片面的、不科學的。檔案化管理是發達國家多年積累的先進管理經驗，對企業的發展起著舉足輕重的作用。如何確保新型管理方式在檔案梳理中的順利執行，全面普及準確的數字化管理系統是很有必要的，這種體系的建立在企業的運行里起到主導作用。

目前，企業及基層單位的各種檔案管理多數是處于松散型的，即使在一些實行了檔案化管理的企業，其不成熟的管理也沒有滲透到企業的經營活動中去創造效益。究其原因，與沒有建立一個強有力的管理組織體系有直接的關系，這致使企業數字化管理的目標編制、考核與監督都不能落到實處。另外，一些企業建立的數字化系統未能全面覆蓋公司的所有檔案，檔案管理的編制、執行、監督、考核制度不健全，制度流于形式，未能有效執行。

（二）數字化管理在企業運用中的優勢。數字化管理的實施不需要耗費太多的人力與時間，計算機的全自動整理將會減少工作人員的負擔，使得辦公效率大幅增長。此種管理方式比起傳統的方式更加方便與快捷，一方面而言，此種管理方式的工作環境需要由管理人員、利用者及辦公用具集合在特定的場合中構成，工作人員只需要占用上班時間對檔案的整理進行一個簡單的操作。另一方面，在特殊情況下急需某項資料時可以很快地顯示出來，避免了翻找龐大的資料庫與讓合作方等待的尷尬局面，全面高效的管理方式為公司創造效益。在辦公方面，當數字化管理系統全面實施后，辦公桌上取而代之的都是計算機打印機等現代設備，符合一個現代化企業的企業形象。各部門之間的交流通過數據明確呈現，減少錯誤的出現。企業的數據通過復雜的編碼和解碼過程形成電子檔案存儲于硬盤中，與實物載體沒有必然的聯系，保證了企業資料的絕對保密，防止了內部資料外泄。

二、實施檔案數字化管理需要注意把握的幾個環節

（一）建設系統工程，實現信息共享。為了實現數字化管理，建立一個現代化系統是非常有必要的，但這是一件相對而言復雜的事，因此必須得到企業的重視。首先需要請專業的團隊來建立系統，保證企業中的信息網持續共享且擁有較強的私密性，把一套相對應的軟件安裝好，正式成立數字化管理系統。企業對每個員工要進行基本的培訓，尤其是培養員工對軟件的操作能力，以完成對系統的了解與掌控；在系統進行工作時備份與加密必不可少，結束一天工作后需要進行錄入、保管，這些都是數字化系統普及后應養成的良好習慣。為了更好地提高工作的效率，企業也可考慮建立內網，以實現實施共享數據。

（二）建設組織隊伍，提高管理水平。企業對自身員工也應該提出要求，才能最大程度上提高公司的效益，建立更全面的系統。組織員工進行實踐學習，培養員工的分析能力，員工的工作模式也逐漸由體力勞動轉型成腦力勞動。在對員工進行挑選時，基本的應用辦公軟件應該熟練掌握，整體提高員工的操作能力。提高電子文件保密管理意識，盡快做好傳統檔案管理向數字化管理轉型的工作，努力提高檔案數字化管理水平。

三、結束語

綜上所述，本文論述的優勢表示，數字化管理對企業檔案調控有很大的推進作用。如今，數字化管理已漸漸為各大企業所用，其高效精簡的工作效率在業界樹立起了良好的口碑，已經成為企業降低成本追求利潤最大化的主要管理手段。以完善的系統準確地控制企業的檔案是數字化管理的特點，它能使企業的進步發展少走彎路，是企業步入現代化的標志，也是加快企業運轉效率的必經之路。針對企業檔案管理數字化進程中存在的障礙和問題，還需繼續進一步擴展和深化研究對策，逐步實現檔案數字化管理的完美應用。

【參考文獻】

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