電子檔案與傳統檔案管理的異同對比

文/株洲南方航空高級技工學校 謝俊鴻

電子檔案與傳統檔案管理的異同對比

文/株洲南方航空高級技工學校 謝俊鴻

在當今信息技術高速發展的時代，電子檔案管理逐漸成為時下潮流的信息管理發展趨勢。在進行電子檔案管理過程中為了加強對電子檔案的有效管理和歸檔工作，找出電子檔案與傳統檔案管理過程中相同點和異同點進行分析比較，更好的幫助今后電子檔案和傳統檔案管理工作。

電子檔案；傳統檔案；相同點；異同點

近年以來，我們在電子信息技術方面已經擁有重大的突破，一些相應的技術也在不斷地發展和完善。隨著計算機的發明和計算機技術的延伸，已經從本質上改變了傳統的檔案管理辦法。本次主要針對當前電子檔案管理與傳統檔案管理辦法之間的相同點和異同點進行分析對比，通過對兩者之間的相互比較，為更好的幫助完善檔案之間的管理，找出提高檔案管理的辦法和存儲途徑。

一、電子檔案與傳統的檔案管理之間的共同點

（一）電子檔案與傳統檔案管理基礎相同。電子檔案管理過程中首先依靠的是傳統的檔案管理辦法，將傳統檔案管理過程中需要用到的信息轉換為電子檔案管理的辦法，傳統的檔案管理是電子檔案完善的基礎。在當前的電子檔案管理過程中，一般需要依靠外部力量將信息資源通過網絡電子形式進行收集和傳輸，然后進行分類存儲歸檔，但是，在這過程中，信息資源并不會自動地進行分類存儲歸檔，需要依靠傳統的檔案管理辦法先進行分類存儲歸檔，然后轉換成電子檔案形式進行儲存。另外，對于電子檔案管理和傳統檔案管理都離不開科學有效的管理辦法，都需要人為的進行分類和存儲，管理工作對于這兩者之間的正常運行有著非常重要的作用，如果出現交叉或者錯誤，必然都會對電子檔案管理和傳統檔案管理帶來不必要的麻煩。

（二）電子檔案延伸了傳統檔案的信息資源。電子檔案最大的優勢之一就是能夠儲存非常大的信息資源，而且在儲存大量信息資源的同時占有非常小的體積。在電子檔案儲存大量的信息資源過程中，我們可以非常容易地找到相關的信息，更好地進行使用，達到最佳的使用效果。在利用電子檔案信息搜索過程中，可以通過電子檔案整理出來的框架篇目進行查找，讓后利用電子檔案查找出來的信息對應的在實際檔案歸納所在的位置進行使用。使用電子檔案管理對比傳統檔案管理減去了不必要的麻煩，擴展和延伸了傳統檔案管理辦法，尋找檔案內容更加便捷。對于使用電子檔案管理和傳統檔案管理來說更是現代與傳統方法的結合。

（三）電子檔案管理和傳統檔案管理基本原則相同。檔案的管理方式一般都是依靠傳統的檔案管理原則，而對于電子檔案管理和傳統的檔案管理都是遵循這種原則。電子檔案管理和傳統檔案管理都是采用相應的技術條件進行整合，然后再不斷的進行改革創新，尋找滿足時代發展要求的檔案管理辦法，但是總體上來說都是為了尋找更加方便的檔案管理辦法。電子檔案管理和傳統檔案管理相互之間各有優勢和不同，但是兩者的相互管理辦法和原則都是基本一致，而電子檔案管理的出現一方面更是適應時代潮流的新產物，方便滿足人民對檔案管理的需求，另一方面也是幫助傳統檔案管理進一步延伸和拓展了社會功能。

二、電子檔案與傳統的檔案管理之間的不同點

（一）電子檔案和傳統檔案歸檔的方式上有所不同。電子檔案管理一般采用的是電子編碼技術，在這種技術產生的文件可以對里面的內容進行修改編輯，操作簡單方便，而且還不會留下操作痕跡。電子檔案歸檔可以儲存在不同的計算機上，另外，只要有電子儲存設備都可以對電子檔案進行而存儲。而對比傳統檔案存儲一般是采用紙質版的文字進行分類歸納儲存在檔案館或者圖書館等檔案管理中心，傳統檔案管理過程比較復雜和困難，所需要的人力勞動資源比較大，容易出現錯誤。另外，傳統的檔案修改不同于電子檔案，其中修改過程比較麻煩，需要耗費更多的人力資源。

（二）電子檔案和傳統檔案管理方式和保管方式不同。電子檔案管理與傳統檔案管理有著本質上的區別，一般電子檔案管理可以編輯不同的文件進行一級管理，并且對于不同的文件采用不同的文件編制名稱，然后再進行分類歸納。這種管理方式更加嚴格具有條理性，減少了檔案管理過程中出現的錯誤和檔案管理人員的勞動強度，更加人性化。另外，對于電子檔案管理和傳統檔案管理上兩者的保管方式也不一樣，電子檔案管理一般是保存在電子文件載體上，而傳統檔案管理一般是保存在紙質版的文件上。對于兩者的檔案內容相互交流上，電子檔案更具有靈活性，可以相互進行交流，而傳統檔案管理卻比較單一，信息之間的交流比較麻煩。

（三）電子檔案和傳統檔案兩者的查詢方式不同。對于電子檔案和傳統的檔案兩者的查詢方式上有著非常大差別，電子檔案查詢一方面需要依靠的是一定的計算機技術管理，例如，對于電子檔案查詢上一般需要在一些檔案管理中心注冊、登記或者繳費成為會員，然后才有權限進行相應的檔案查詢。而傳統的檔案查詢方式并不同于電子檔案的查詢，一般可以去檔案管理中心進行查找，尋找到用戶需要的檔案文件內容。

三、結語

當前隨著信息技術和時代革新的不斷發展，檔案管理工作需要逐漸改革，并且采用更加高效的管理技術和方法，幫助檔案管理工作更加順利地進行，為時代的發展做出一定的貢獻。在這過程必須認真對電子檔案管理和傳統檔案管理上共同點和差異進行分析，找出兩者之間不同的優勢和劣勢，采取有效的管理辦法，更好地完善電子檔案管理工作。

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