多媒體軟件在檔案管理中的應(yīng)用

文/山西省臨汾市廣播電視臺 楊秀紅

多媒體軟件在檔案管理中的應(yīng)用

文/山西省臨汾市廣播電視臺 楊秀紅

隨著計算機(jī)技術(shù)的迅速發(fā)展和廣泛應(yīng)用，電子文件和電子檔案在國內(nèi)外都已普遍存在，檔案資料的數(shù)字化、光盤存儲、計算機(jī)管理和網(wǎng)上檢索查詢利用是檔案管理發(fā)展的必然趨勢。 應(yīng)用了多媒體軟件技術(shù)的檔案影像化管理系統(tǒng)嚴(yán)格遵循國家檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，適用于政府機(jī)關(guān)，企事業(yè)單位的檔案管理。檔案管理系統(tǒng)中集成了主題詞自動標(biāo)引、影像圖像的壓縮與動態(tài)解壓、多媒體檔案存儲、根據(jù)分類靈活設(shè)置不同的著錄信息等高新技術(shù)。通過系統(tǒng)的建設(shè)，方便了檔案的查閱，大大提高檔案利用的效率，規(guī)范了檔案的標(biāo)準(zhǔn)化管理。本文就多媒體軟件在檔案管理中的應(yīng)用進(jìn)行了相關(guān)的分析。

多媒體軟件；檔案管理；應(yīng)用

一、檔案管理中應(yīng)用多媒體軟件的必要性

在當(dāng)前檔案管理工作來看，沒有擺脫傳統(tǒng)檔案管理模式的束縛，檔案信息還是采用人工記錄，檔案存儲還是通過紙質(zhì)的檔案袋，在這樣的環(huán)境下，檔案信息很容易失真，查詢與保管困難，從而難以發(fā)揮檔案的真正作用。隨著社會的快速發(fā)展，對檔案管理工作也提出了更高的要求，檔案管理的現(xiàn)代化技術(shù)改革已成為必然。

二、多媒體軟件在檔案管理中的有效應(yīng)用策略

（一）檔案管理觀念的轉(zhuǎn)變。多媒體軟件是科技發(fā)展的產(chǎn)物，代表著先進(jìn)的生產(chǎn)力，在檔案管理工作中，要充分認(rèn)識到多媒體軟件的優(yōu)越性。嚴(yán)格遵循國家檔案管理標(biāo)準(zhǔn)編制的檔案管理多媒體系統(tǒng)，可以集成主題詞自動標(biāo)引、影像圖像的壓縮與動態(tài)解壓、多媒體檔案存儲、根據(jù)分類靈活設(shè)置不同的著錄信息等高新技術(shù)。方便了檔案的查閱，大大提高檔案利用的效率，規(guī)范了檔案的標(biāo)準(zhǔn)化管理。因此在實際工作中，要不斷學(xué)習(xí)，不斷了解多媒體軟件的性能、作用，從而更好地開展檔案管理工作，促進(jìn)檔案管理水平的提高。

（二）加大投入。要想更好地發(fā)揮多媒體軟件的作用，提高檔案管理效率，檔案管理部門就必須大投入。一方面，資金是多媒體軟件應(yīng)用的保障，要加大資金投入，購買先進(jìn)的多媒體軟件設(shè)備，從而為檔案管理信息化發(fā)展提供保障；另一方面，要加大人力資源的投入，多媒體軟件的應(yīng)用需要專業(yè)的技術(shù)人員來進(jìn)行操作，故此，檔案管理部門應(yīng)當(dāng)爭取領(lǐng)導(dǎo)層的支持，為檔案管理配置專業(yè)的檔案管理人員，強(qiáng)化檔案管理人員的培訓(xùn)和考核，不斷提高檔案管理人員的專業(yè)水平和能力。

（三）要確立利用多媒體軟件進(jìn)行檔案信息記錄的制度。信息是檔案形成的前提，以前，在人工記錄的時候，很容易出現(xiàn)檔案信息失真，一旦檔案信息不能真實地反映實際情況，就容易引起矛盾糾紛。而通過多媒體軟件，直接取代人工記錄方式，檔案信息的記錄過程直接在計算機(jī)中完成，從而避免人工失誤的發(fā)生，提高檔案信息記錄效率，保證檔案信息的真實性、精確性。

（四）利用多媒體軟件對檔案信息進(jìn)行儲存。當(dāng)前檔案儲存方式最多的就是檔案袋，然而這種存儲方式存在很大的弊端，就是檔案袋中的檔案信息很容易被篡改。而通過媒體軟件，利用計算機(jī)來存儲檔案，計算機(jī)有著較大的存儲容量，且安全性較高，可以利用多媒體技術(shù)對檔案信息進(jìn)行加密處理，從而避免檔案信息被篡改，提高檔案信息的安全性。

（五）利用多媒體軟件對檔案信息進(jìn)行調(diào)用。通過多媒體軟件，所有的檔案信息就在計算機(jī)系統(tǒng)中，而計算機(jī)有著傳播速度快的特點，在多媒體環(huán)境下，檔案信息可以實現(xiàn)共享，實現(xiàn)無距離障礙的檔案信息共享，方便檔案信息的調(diào)用。例如，在查找音像檔案信息時，過去都是借助錄音機(jī)、放像機(jī)，竊取信息十分煩瑣，而通過多媒體軟件，通過設(shè)計相關(guān)界面，只需要輸入相關(guān)信息，進(jìn)入到頁面，調(diào)用相關(guān)檔案信息。同時，通過多媒體軟件，可以用題名檢索，也可用里邊人物說的話檢索，還可用某個特定的鏡頭來檢索。

（六）建立靈活的著錄信息。無論是對文件和案卷的著錄，都可以按檔案分類配置對應(yīng)的著錄要素，用戶在著錄時，將根據(jù)所設(shè)置的內(nèi)容，靈活動態(tài)顯示對應(yīng)的內(nèi)容進(jìn)行著錄，隨需而變，完全自定義。

（七）建立界面美觀，操作簡便易行的使用系統(tǒng)。在多媒體軟件的支持下，檔案管理系統(tǒng)支持彈出式菜單，所有功能通過層次鮮明、簡潔、高效的“功能樹”向用戶提供。整個系統(tǒng)操作簡便易行，檔案工作者和用戶不需經(jīng)過復(fù)雜培訓(xùn)，就能立即使用。

（八）建立全程的計算機(jī)管理，構(gòu)筑完備的檔案信息流系統(tǒng)。通過區(qū)分全宗、分類、排列案卷等方法，系統(tǒng)將不同來源、不同內(nèi)容的檔案統(tǒng)一成為有序的有機(jī)整體。檔案人員可在系統(tǒng)中進(jìn)行檔案的鑒定、銷毀等操作，劃分檔案的保管期限，及時剔除無保存價值和保管期滿的檔案，優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)。

三、結(jié)語

綜上所述，檔案管理是一項重要的工作，伴隨著社會的發(fā)展，檔案管理工作也顯得越來越重要。而多媒體軟件作為科技發(fā)展的產(chǎn)物，將其應(yīng)用檔案管理中可以更好地推動檔案管理工作的發(fā)展。

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