企業公文處理常見問題的對策與思考

文/神華黃驊港務有限責任公司　王美苓

企業公文處理常見問題的對策與思考

文/神華黃驊港務有限責任公司王美苓

本文研究了企業當前公文處理中存在的主要問題以及形成的原因，結合新時期企業發展現狀，指出了如何做好公文處理工作。

企業公文處理；問題；對策

公文處理工作就是指關于制訂公文、辦理與管理的工作，公文擬制包括公文的起草、審核、簽發等程序；公文辦理包括收文辦理、發文辦理和整理歸檔。企業實現正常運行主要依賴公文處理工作，可以達到有效溝通與聯系的目的，也是一種重要的領導方式和處理公務的手段，有力推動著企業經營管理工作的正常運行。如果能夠做好公文處理工作，有利于實現政令暢通，促進企業工作的規范化、精細化與科學化發展。

一、公文處理過程中的常見問題

（一）公文處理效率不高。1.明確時限，確保公文處理及時高效。對于集團型企業來說存在著較多層級，在處理公文時應該具有一定的時間要求，處理常規性文件要求利用3天的時間完成，最多也不能超過7天；處理緊急公文要隨收隨處理；在處理工作安排與會議通知時，不能超過1天的時間，同時上交處理意見。2.加強溝通，明確公文處理意見。第一，企業不同部門在處理公文過程中，應在明確處理意見前，采取電話、郵件、會議等做法做好溝通協調工作。第二，下級部門將自身意見呈報上級部門時，要及時與上級部門取得聯系并做好溝通工作，也可以提前將意見上報有關部門審核，達到一致性意見后再上報。第三，如果公文涉及到多個部門，那么則需組織相關部門會簽，同時主辦部門要積極與有關部門溝通與協調。3.規范行文，減少公文處理障礙性因素。有的下屬企業在上報公文時沒有做到有條理，不具備充足的支撐資料，尤其是那些經營管理類公文，不能做到有效分析，提供的數據也不準確，請示事項支撐理由與結論缺乏必要的聯系。由于存在上面這些情況，因此集團業務部門在處理過程中不能全面掌握下屬企業的實際情況，需要下級部門多次上報材料進行補充，不利于公文迅速處理。下屬企業在上報上行文過程中，要求集團企業提供資金、設備、人力等，需要在上報公文中擬定準確的數量與標準；要求得到批復意見的，一定要具備完善的行失研究，同時講明自身建議，上級部門才能在此基礎上作出正確決策。

（二）公文格式要素方面。1.最新格式要素要求。以國家發布的《黨政機關公文處理工作條例》和《黨政機關公文格式》為標準，要求進一步規范公文要素形式，但有的企業卻沒有認識到這一點，沒有應用新型公文格式，如版頭部分，對于上行文、平行文、下行文要求發文部門將標志全部調整到上邊緣到版心上邊緣35mm的距離；公文成文時間也改變為現在的阿拉伯數字，同時要求公文全部署發文機關名稱；公文版記部分不再設置主題詞標注，由于不能正確使用主要要素導致公文整體不規范，企業要根據最新發布的文件要求及時修改各種公文格式各項要素，做到公文應用統一的格式。2.公文標題中出現標點符號。以國務院公文處理辦法為標準，標題當中不包括法規和規章，其它情況都不需使用標點符號。如在“轉發《關于×××通知》的通知”中，要求省略書名號，同時“通知的通知”這種表述方法過于繁瑣，要使用“轉發關于×××通知”這種格式。要求標題中不能存在“關于貫徹關于×××”或“通知的通知”這一方面的繁瑣語言。3.附件說明位置標注。如果公文存在附件，那么就需在正文下另起一行，左空二字使用仿宋字-GB2312寫明“附件”，后面使用全角冒號和名稱。如果附件當中存在序號那么則需用阿拉伯數字標明，附件名稱后面不使用標點符號，如果附件名稱過長一行寫不全時，那么在回行時要對齊上一行附件的名稱。4. 標點符號適用不正確。有的單位在印制文件或引用其它文件過程中，不能正確使用文號中的括號，如“XXX【2015】XX”或“XXX［2015］XX”，應該印制為“XXX〔2015〕XX”，中間應該使用六角括號。有的單位在上報“請示”過程中，在最后常會見到“妥否？請批示！”的字樣，這種做法也是沒有正確使用標點符號。在“請示”當中不能出現問號和感嘆號。應該寫為“妥否，請批復”“以上請示如無不妥，請批復”“以上請示如無不妥，請轉報審批”等，最后用句號。

（三）公文文種方面。1.文種使用有誤。當前應用的公文包括決議、決定、命令、公報、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復、意見、函、紀要等十五種文種。在印發公文時不能超過這些文種，但卻經常發生不能正確使用公文文種情況，如把“XX辦法”作為公文處理，文種使用不正確，“辦法”不歸為公文文種，正確的行文應該是“關于印發 XX 辦法的通知”，“XX 辦法”應該是附件。2.“請示”與“報告”文種混淆不分。如在公文題目當中，“請示”和“報告”不能正確區分，有的在“報告”當中存在請示的內容?！罢埵尽币龅街v明一件事，在請示時要得到上級部門的同意，所以“請示”當中要寫明上報單位的聯系人、聯系方式，上級部門在詢問有關情況時可以及時聯系有關人員?！皥蟾妗币话闱闆r下是下級向上級匯報工作，回答上級部門提出的問題，報告事項不要求上級部門給予回復。

（四）公文處理程序不規范。公文擬制要求依據一定的程序進行，主要有下面這些表現：第一，存在著較多的公文“倒流”現象。正確的公文處理程序應該是：部門擬稿、部門負責人審核、辦公室審核、領導簽發。但有的部門不依據這一程序進行，擬制的文稿不送交辦公室審核，直接上報有關領導簽發，然后才返回到辦公室，這種情況屬于公文的“倒流”。第二，有的公文直接送到領導手中或多頭主送，出現越級現象，上交報告等公文時存在請示內容，一般情況下這種現象存在于上行文中。第三，沒有認識到協商會簽的重要性。公文內容要求得到多個部門共同處理時，要實行協商會簽制度，要積極取得有關部門的支持，與其做到廣泛溝通，防止出現錯誤的決策，但在實際工作中往往忽視了協調會簽。

（五）公文處理不及時。公文辦理時間要依據規定進行，但在實際工作過程中，公文不能及時得到處理，有的還會出現相互推諉等現象，導致公文不能依據規定的時間處理，影響了工作效率。主要有下面這些表現：第一，在辦理公文過程中，如果意識到存在一定的困難或不在本部門處理范圍內，不會積極取得有關部門的聯系，有時會私自扣壓公文。第二，不能應用限時辦結制。在處理公文過程中，文件運轉環節存在一定的問題，導致不能正常運行。在發文處理過程中，如果不能及時處理某一環節的問題，那么就會占用上級部門的決策時間或下級部門的貫徹執行時間，阻礙了公文效能的正常發揮。

二、提高企業公文處理對策

（一）提高思想認識。公文具有“嚴格的格式與一定的程序”，因此企業在處理公文過程中要高度重視公文的權威性。對于企業管理人員特別是各個部門管理人員來說，要認識到公文處理工作的重要性，要引起思想上的高度重視，要淘汰“只抓生產經營，不搞文字工作”的錯誤認識，要認真對待公文處理工作的領導與檢查，同時公文處理工作要責任到人，要配置高素質、高能力的文秘人員管理公文工作，要做到正確對待公文工作，要保證公文工作的權威性。要求管理人員應積極學習公文處理知識，才能帶動廣大職工認真遵守公文工作的程序；要求文秘工作人員對公文工作高度負責，嚴格依據公文審核程序進行，進一步規范本單位的公文處理工作，要嚴格依據公文的正確格式制訂公文，應用正確的體式，才能不斷提高公文處理效率，有利于保證企業各項工作的健康開展。

(二)加強文秘隊伍建設。進入新時期以來，對公文處理工作提出了更高的要求，企業在選擇文秘人員時要嚴格控制人才的進出，盡量選擇那些業務能力強、綜合素質高的文秘人員。第一，企業要幫助文秘人員認真學習公文理論，要求全面掌握公文理論知識，在提高政治理論素養的同時也提高了政策水平。工作上要求做到精益求精、嚴格要求，要求全部文秘人員擁有高尚的職業道德，對本身工作高度負責，要認識到自身工作的重要性，要積極主動投入到公文處理工作中去。第二，企業還需為文秘人員創造良好的培訓機會，應用新型業務交流活動載體，實行以會代訓與業務技能競賽的做法，開展一對一幫扶，開展廣泛的業務培訓工作，保證企業全部人員都掌握公文處理的基本流程與基本知識，要隨時了解政策的變化情況，要及時掌握不同法規與不同方面的實際情況，爭取利用最短的時間掌握高水平的業務能力。

（三）促進公文處理制度化、規范化。公文處理工作存在較為繁瑣的程序、較為嚴格的時間限制，同時要求也較高。為了做好公文處理工作，就一定要責任到人，實現公文處理工作的規范化與制度化，企業要根據本身實際情況，建立完善的公文處理制度，要自源頭杜絕出現公文差錯問題，文秘部門要做到在公文處理工作中嚴格把關，要求公文的擬定、審核、審批都需依據嚴格的程序進行，要實行收支登記與流轉記錄的做法，爭取在公文處理過程中不出現任何差錯，盡自身最大能力防止出現公文錯誤的情況，在公文處理的每一個環節都要做到精益求精、認真對待，爭取做到制度完善、程序規范、檔案完備、管理嚴格、有效考核。

（四）規范公文處理程序。在公文處理過程中要求做到科學有序、層層遞進、有機連貫，要想保證公文處理工作的健康運行，則需制訂嚴格的處理流程。在公文處理流程中存在著大量的工作步驟與工作崗位，不管哪一個環節或崗位出現問題都會影響到整個公文處理流程，所以要求不同崗位應積極配合，協調運轉，達到不同環節不同崗位的有序連接，公文處理工作才能達到科學運轉。

辦公室要負責公文的收發、批辦、傳遞、催辦等各個環節的正常運行，要隨時掌握公文的處理情況。不得出現“為公文而公文”的情況，不能只做一些收收發發的工作，要認識到公文管理與應用的重要性，要積極研究如何做好公文處理工作，要保證每一份公文內容及時傳達到公司、各部門、項目部當中，同時監督其執行，使公文處理工作有力支持企業管理、領導決策等工作的正常運行。

（五）定期考核，完善的激勵機制。上級部門要嚴格要求下級部門，要做好指導工作與監督檢查工作。要在規定時間內總結公文處理工作，同時應用合理的公文處理考核標準。利用檢查、考核等做法，及時表揚在公文處理工作中表現積極的部門，同時也要批評那些達不到考核標準的單位或個人。

本級機關要定期總結各部門公文的錯誤率、差錯率，要根據實際情況要求各個部門在規定時間內完成整改，今后防止出現類似問題。才能使公文處理日益達到規范化與科學化，自行文規則、文種選用、體例格式等方面制訂嚴格標準。逐步形成完善的公文處理制度與檢查制度，進一步規范辦文程序，做到上述這些可以保證公文處理工作的正確運行。只有建立完善的公文處理制度，才能進一步規范辦文程序，依據辦文規則行事，再結合應用檢查制度與激勵制度，才能在公文處理工作中減少錯誤，公文處理工作才能做到有序、高效、規范。

（六）加強公文處理人員素質的培養。要求公文處理工作人員正確對待本職工作，要在思想上高度重視，要擁有大局意識與全局觀念，要不斷提高政治素質。不具備政治素質就不可能做好這一工作。所以要求公文處理工作人員必須具備高度的政治素質，尤其是必須擁有較高的政策理論水平，能夠隨時意識到政治的發展方向，要具備較高的組織紀律觀念。公文處理工作要求工作人員對本職工作高度負責，同時擁有較高的工作水平，有時會由于一個崗位的失誤而導致出現較多的錯誤。所以公文管理工作人員要熟練掌握公文處理流程，要認識到公文處理工作具有一定的規律。再有，可以增加辦公室公文把關人員的數量，要利用最短時間建立一支高素質、高能力的公文處理人員隊伍，做到人員不流失。在實際工作過程中，要結合培訓、講座、研討、評比等多種做法，鼓勵公文處理人員積極參與，以期不斷提高業務水平。要求公文處理人員必須具備高尚的職業道德與敬業精神，要嚴守國家機密，要遵守工作紀律，在工作中要做到嚴肅認真、一絲不茍、精益求精。

三、結語

總之，公文處理工作涉及到多個方面多個環節，要想高質量地完成公文處理工作，則需要各部門和辦公室人員對本職工作高度負責，要擁有較高的政治覺悟與理論水平，具備扎實的專業技能，嚴格依據公文處理的流程操作，遵守國家制度與工作紀律，應用考核制度，認真做好公文處理的每一項工作，公文處理工作就能得到高效運行。

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