高校基層行政人員勝任力研究

文/中國計量大學　李倩

高校基層行政人員勝任力研究

文/中國計量大學李倩

基層行政人員作為高校行政管理隊伍的基石，對他們勝任力的研究一方面為他們勝任力的提升提供標準，另一方面能促進高校行政管理科學化水平，使高校行政人員和高校得到共同發展。本文首先對當前研究成果中的高校行政人員勝任力特性進行歸納總結，進而分析影響高校基層行政人員勝任力的因素，提出提高基層行政人員勝任力的對策。

基層行政人員；勝任力

高校基層行政人員作為高校行政管理隊伍的基石，他們的勝任力水平直接影響高校的發展和建設水平，行政管理隊伍的知識素養、心理特質、管理技能和工作能力在一定程度上決定著高校競爭力的高低。高校的行政管理隊伍和專任教師隊伍對于高校師資隊伍建設而言如車之兩輪，目前承擔著教學、科研重任的教師隊伍往往得到了高校管理部門和研究者的更多重視，而從事大量事務性具體工作承擔服務職能的基層行政人員長期受到忽視。高校教育、科研、服務三大職能只有在行政管理人員的管理和協調下才能順利進行。近年來，不斷擴大的高校規模和不斷提升的高校層次，使得高校行政管理工作難度隨之增加，因而對基層行政人員的專業技能和心理特質的要求也愈來愈高。

一、高校基層行政人員勝任力特性

董曉林在《高校行政管理人員勝任力與工作績效的關系》中，將勝任力特性歸結于8個因素，即知識素養、民主責任、學習適應、教育視野、影響力、同僚關系、職業技能、性格特征。他認為知識素養、民主責任和職業技能是高校行政人員勝任力的優勢領域。該群體知識水平高、民主責任精神強、重視工作任務的完成，同時他們也存在著學習適應壓力不大、教育視野較窄、影響力權力行使較少的問題，這也是高校行政工作方式的特征。

容澤文在《基于勝任力模型的高校行政管理人員體系構建》中，將高校行政管理人員勝任力特征細化歸類為管理技能、人際技能、工作技能、性格特征、職業道德和創新能力等6個要素。她從性別比例、職稱結構、工作年限、職級職別等4個方面對高校行政管理人員進行統計分析發現，年度考核優秀的群體最明顯的特征就是擁有較長年限的管理經驗。她認為個性特征和職業道德是決定高校行政管理人員最關鍵的核心因素，而管理技能、人際技能、工作技能和創新能力等勝任力因素是可以憑借后天積累獲得的。

姚林在《基于勝任力的高校行政管理人員績效考核研究》中，得出一個合格的行政人員的基本勝任力特征，共有11個，它們是：責任心、自信心、學習能力、溝通協調能力、原則性、工作效率、政治素質、團結協作、進取心、正直感和誠實待人。用它們來評價高校行政人員的績效合格與否。他又得出優秀高校行政管理人員的勝任力特征，共有10個，它們是：奉獻精神、知識水平、情緒控制、貫徹執行能力、理解能力、科研能力、組織管理能力、靈活性、主動性和創新能力。這些勝任力特征對績效優秀人員與績效一般人員有很強的鑒別力，可以用來區分這兩類人群。他認為高校行政管理人員勝任力包括以上21個特征。

二、高校基層行政人員勝任力影響因素

結合上述勝任力特性，本文把高校基層行政人員勝任力的影響因素大概歸納為：行政人員自身和高校行政管理兩個方面。本文將從這兩方面入手，運用已掌握的相關經驗、人力資源管理、公共管理學和行政管理學的理論知識提出提高高校基層行政人員勝任力的有效措施，以引起高層決策者對基層行政人員的關注和重視，從而提高行政管理工作效能，對和諧校園建設和高校健康發展有一定的實踐意義。

（一）行政人員自身因素。1.心理特質：性格特征和工作價值觀。（1）性格特征是勝任力內在的深層次因素。勝任力高的行政管理人員通常具有較強的自我控制力和較高的自我價值感，他們往往熱心助人，積極主動完成工作任務。相反勝任力較低的行政管理人員的共同點則表現為消極悲觀、自我情緒控制差、應對挫折和壓力的能力和水平低等，尤其是剛參加工作的基層崗的行政管理人員缺乏工作經驗，面對工作上的困難和問題，容易消極應對，抱怨、煩躁，很難投入當前的工作任務，影響實際工作效果。（2）工作價值觀，是能提高高校行政管理人員工作積極性，改善心態，引導其在工作中樹立積極樂觀的工作價值觀，直接決定其工作狀態好壞、對工作的認可以及投入工作的程度。高校基層行政管理人員，由于長期從事同樣的重復性工作，工作重壓下往往會產生身心疲勞與耗竭的狀態。勝任力高的行政管理人員大都在工作中有極強的紀律性，做事不拖拉，不推諉，責任心強。2.專業技能：工作技能、人際技能。（1）工作技能。作為高校基層行政管理人員，必須具備從事基層崗位工作最基本的專業技術知識、辦公操作技能以及高度執行力。當前大部分高校基層人員從事的事務性工作比較繁雜，缺乏必要的繼續教育時間和機會，加上自主學習動能不夠，則直接導致其管理知識和專業水平低，很大程度上造成各高校的行政管理人員的工作技能欠缺、本職勝任能力不高。（2）人際技能，在高校實際的工作中，基層行政管理人員往往會遇到學科專任教師、學生、領導及同事對其工作的誤解，而這種情況要求高校行政管理人員必須具有很強的耐心和良好的溝通協調能力以及嫻熟的人際沖突解決技巧。

（二）高校行政管理因素。1.工作特點。高校基層行政人員工作繁瑣，程序性、事務性強。很多人認為行政工作尤其是基層行政工作只要足夠的耐心、基本的辦公操作技能和簡單的文件管理常識就能做好。高校組織、社會和基層行政人員服務對象等對其工作的不理解、不尊重，往往使得行政人員很難形成積極的自我評價和崗位評價，在一定程度上影響其勝任力的發揮。2.學校對基層行政人員的支持重視度。如果高校重視基層行政人員對組織的工作貢獻，關注其職業發展前景，提供更多更全面的培訓進修的職業發展機會，關注其職業幸福感，基層行政人員能感受所在部門或學校對其工作努力的肯定，給予相應的回報，他就會為學校的發展付出更多的努力。3.學校管理制度的公平性。當前高校十分重視從事教學科研重任的教師的薪資報酬、培訓進修、職業發展，而基層行政管理人員待遇低、培訓進修機會少、職業發展受限等則影響了他們對組織公平的主觀感受。

三、提高高校基層行政人員勝任力的途徑

（一）提升基層行政人員知識素養和自我認知水平。自我認知是個體對自己的總體知覺，它包括在工作場合對自己工作勝任力的認知。知識素養越高的人，其對自我的認知、自我滿意度和價值感就會越高，越能夠客觀的對個人的優點和缺點進行自我評價，在工作中能夠揚長避短。而知識素養不高的高校基層行政管理人員，往往不自信，覺得自己所從事的工作簡單、枯燥，對自我的評價較低，找不到職業生涯發展階段相對應的目標，嚴重影響了其工作積極性和工作勝任力的發揮。所以高校基層行政管理人員勝任力的有效發揮必須首先提高其個人的自我認知水平和知識素養，以積極樂觀主動的精神狀態投入到工作當中去，高效完成學校和部門領導布置的工作任務。

（二）為基層行政人員提供更多的學習培訓機會。高校系統有很多針對專任教師和專職輔導員的培訓，然而卻鮮有針對行政管理人員的職業技能培訓。提升高校行政人員工作勝任力，高校也需要提供更多著眼于改善工作的方法，提升管理技能、人際溝通和職業素養等方面學習培訓的機會。一是“走出去”。鼓勵基層行政人員多參加社會學術活動，拓寬眼界，將辦公室行政工作做好。定期派本部門行政人員到高校辦公室交流學習一段時間，或在單位內部實行崗位輪換制，以引入其他部門或高校先進的思想、觀念和方法，熟悉各個工種，成為辦公室通。二是“請進來”，單位內部可以定期舉辦一些行政管理人員業務培訓班，請校內外富有經驗的優秀行政管理人員講述工作中常出現的一些問題及應對方法。制定培訓計劃，明確培訓目標，分類設計形式多樣的培訓課程，如學歷水平低的管理人員要加強知識素養的學習。自我認知水平低的管理人員培訓中重在體驗角色扮演和訪談培訓。專業技能不足的行政管理人員注重知識技能的掌握和實踐的培訓，如工作寫作，辦公軟件應用的培訓等。

（三）學校層面提供組織支持感和公平感。學校層面，應注重團隊的地位和作用，建設人人有歸屬感、榮譽感、責任感，人人關系融洽的教職員工隊伍，不過度偏頗教師隊伍，認可并尊重行政管理人員的工作和貢獻，強調在共同的價值追求的指引下，既實現團隊的目標，又促進教師和行政管理人員個人的發展，既有利于提高學校管理隊伍工作質量，又有助于和諧校園的建設，提升學校競爭力。

四、結語

提升高校基層行政管理人員勝任力的研究，對于提高高校管理具有非常明顯的幫助作用，其目的在于促進高校行政管理人員在持續的學習中不斷改善心智模式，不斷自我超越，激發內在需要，不斷提升自身勝任等級，促進高校行政管理人員綜合素質的提高。同時也為高校基層行政人員勝任力的提升提供標準，為高校行政管理人員自身職業發展提供目標和方向，也將豐富高等教育行政管理理論，大大提高高校行政管理科學化水平，進而促進高校的內涵式發展，促進高校行政管理人員和高校的共同發展，達到“雙贏”的目的。

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