基于信息技術進步的檔案工作發展審視

文/黑龍江大學信息管理學院　王維蛟

基于信息技術進步的檔案工作發展審視

文/黑龍江大學信息管理學院王維蛟

檔案館的職能拓展是新時期檔案工作應對信息時代挑戰的自我審視和自我升級，是未來檔案館發展的重要方向。本文在當今信息化社會發展背景中觀摩出檔案館職能拓展的一大方向——信息資源中心，并結合各方面因素分析了檔案館發展成信息資源中心的優勢，指出發展策略。

檔案館職能；檔案館；職能拓展；信息資源中心

一、檔案館職能向信息資源中心方向發展的背景

人類對“信息”一詞并不陌生，早在20世紀中，信息的概念就已打翻傳統的“情報”“咨詢”“消息”概念走入人心。21世紀信息技術飛速發展，計算機和通信技術的結合使人們進入數字化信息時代，計算機、互聯網和通信技術并稱時代發展三大支柱性產業。新一代信息技術與經濟社會各領域的深度融合，引發了信息量的爆發式增長，使得信息資源成為國家重要的戰略資源和核心創新要素。據統計，全球所掌握的數據，每18個月就會翻倍。到2020年，全球的數據量將達到40ZB，其中我國所掌握的數據將占20%。檔案是信息家族下的重要成員，檔案資源是信息資源的主要組成部分，檔案館是保管檔案信息的重要場所，因而檔案事業必須抓住信息時代的發展契機，一方面，檔案館須更新館內傳統的硬件設施和軟件系統，充分利用互聯網技術擴大檔案信息的覆蓋面，完善基礎設施建設以提高檔案工作效率，以信息技術武裝自身。另一方面，檔案館作為保藏檔案信息資源的場所，要在信息膨脹的時代背景下更好地完成信息資源的接收、保管、處理和開發利用工作，將龐雜的信息去粗取精、去偽存真，發揮檔案館的社會信息樞紐基地作用，來迎接信息技術進步時期帶給檔案工作的機遇和挑戰。現階段檔案館已采用了縮微技術、數字化處理技術、電子文件管理技術、數字檔案館技術等先進的信息技術，提升了檔案館整體運作水平，但若要實現檔案館的進一步發展，光靠硬實力是不夠的，還需轉變發展理念，拓寬發展視野，為檔案館在新時代職能轉型找尋正確方向。

二、信息資源中心概要

所謂資源是指一國或一地區占有的人力、物力、財力等各種物質要素的總稱。信息資源是其中重要的社會資源，它與能源、材料并稱當今世界三大資源。狹義的信息資源指信息本身形成的資源，即組織生產及管理過程中所涉及到的一切對決策有用的文件、資料、圖表和數據等信息的總稱，廣義的信息資源還包括技術、設備、資金、人力等信息支撐要素。信息資源有使用價值，有無限的開發利用潛能，相對于其它資源來說有著可重復使用、取之不盡、用之不竭、利用不受限的優勢。由信息資源的定義可以看出，檔案館中所保管的檔案資源涵蓋了信息資源的絕大部分，可以說檔案館本身就是一類信息資源保管場所。

單是信息資源保管場所還不足以論為信息資源中心，所謂信息資源中心是指集中管理信息資源并對信息進行處理以便提供社會利用的信息集散地。信息資源中心以各種信息資源為依托，積累種類和數量豐厚的有用信息，剔除垃圾信息和虛假信息，將社會上龐雜的信息進行有序化、系統化處理，以可視化形式呈現給信息用戶，并提供先進、專業的設備、場所和服務以便用戶及時準確地獲取所需信息，同時，信息資源中心還須對信息進行開發，深度挖掘信息中的價值，擴大信息的有用程度，開發用戶的信息需求，培養用戶利用信息的習慣，提升用戶利用信息的能力。隨著大數據時代的來臨，科學技術高速發展，信息產業蓬勃壯大，這種現狀是史無前例的，組織和個人不僅沒有應對經驗，并且疲于處理每日生產和消受的信息量，信息資源中心能順應時代發展潮流，適應市場需求，預先意識到人類的信息處理需求，能夠在大數據時代信息洪流下幫助人們正確管理信息、利用信息，使信息膨脹轉弊為利。因此，在現階段和未來，信息資源中心是檔案館職能轉型的重要方向。

三、檔案館職能向信息資源中心方向發展的條件

（一）政務公開是先機。2007年4月《中華人民共和國政府信息公開條例》頒布，將政府信息公開的要求以法律條文的形式確定了下來，回應了人民群眾的呼聲，貫徹落實了“人本施政”理念，人民民主得到了進一步的實現，《條例》規定：“各級人民政府應當在國家檔案館、公共圖書館設置政府信息查閱場所，并配備相應的設施、設備，為公民、法人或者其他組織獲取政府信息提供便利”。這一規定使得檔案館率先成為百姓獲取政務信息資源的平臺，是檔案館成為社會重要信息集散地的一大契機，檔案館的社會地位得到提升，機要性得到加強，利用者范圍擴大，更多的人們群眾愿意主動登館，檔案館與群眾、檔案館與政府的互動性增強。

（二）豐厚資源是基礎。據統計，1980年全國檔案館館藏檔案3000萬卷，1984年翻番達到6000萬卷，到1990年突破1億卷，1993年底達到10458萬卷，截止2012年已達到接近4萬卷。檔案館館藏基數大，種類涉及政治、經濟、文化、軍事、教育等各個方面，且年增長幅度大，時間跨度大，載體多樣，若將現有館藏資源信息化，那將是一筆巨額的信息財富，開發潛力是無可估摸的。檔案館自身類型多樣，有國家綜合檔案館、專業檔案館、企業檔案館、城建檔案館等，接受渠道廣，來源豐富，收集到的文書檔案、會計檔案、科技檔案、音像檔案均是組織或個人形成的重要原始信息，各地各級各類檔案館無疑成為該地區主要的信息整合基地。

（三）專業管理是特點。檔案與圖書、資料有著明顯的重要程度區別，首先，檔案是原始記錄，是組織或個人在社會實踐活動中產生的第一手的原生信息，具有圖書、資料無可比擬的原始性和真實性，其次檔案也是黨政機關活動的產物，具有機要性和保密性，檔案的重要性程度遠超圖書、資料，以上特質都要求檔案館在普通文獻管理的級別上更加專業，積極維護檔案的原始面貌，確保檔案保管安全可靠。這種專業素質使得檔案館有能力勝任萬千信息資源的真實安全管理，在收集信息時注重質量原則，在處理信息時不破壞信息內容，在保管信息時隔絕污染，將信息檔案化保護。

（四）與信息生產者的天然聯系是優勢。廣義的信息資源不僅包括信息和信心內容本身，還包括支持信息的信息生產者和技術設備。與圖書館和其他資料中心不同，《中華人民共和國檔案法》第十一條規定：“機關、團體、企業事業單位和其他組織必須按照國家規定，定期向檔案館移交檔案”，檔案的定期移交有了強制性約束，檔案館的信息資源有了法律的保障，檔案館與信息來源之間也自然而然形成了可靠的密切聯系，讓檔案館的資源庫有了源源不斷的信息輸入。檔案館成為信息資源中心時能第一時間從信息生產者那里及時獲取信息，適應了信息社會信息快節奏流動的發展需要。

四、檔案館職能拓展現狀

所謂職能，即社會分工下的組織在社會范圍內扮演著什么樣的角色，為社會正常運營盡到什么樣的責任。檔案館職能是指檔案館在其應盡的能力范圍內所必須履行的職責。依據《檔案法》第八條規定，檔案館應承擔下列工作任務：一是收集和接收本館保存范圍內對國家和社會有保存價值的檔案；二是對所保存的檔案嚴格按照規定整理和保存；三是采取各種形式開發檔案資源，為社會利用檔案資源提供服務。由此可總結檔案館三大主要職能：檔案保存，利用服務，檔案研究。然而在信息技術飛速發展的今天，信息爆炸式增長，社會缺乏對信息進行有效組織的專業機構，并且在信息產業蓬勃發展的催動下，社會各機構迫于改革重組。檔案館作為具有信息資源中心優勢發展條件的檔案信息管理機構，其傳統的職能概念已無法適應發展需要，舊的發展理念不能及時驅動機構改革，這使得檔案這一國家重要社會財富屈居一隅，不能被人們重視和有效利用。檔案館職能推進已成必然。

自古起，檔案館就是掌管國家重要史料、文獻、文書的命脈機構，并且在中央集權控制下長期被統治者壟斷，履行著為封建統治者提供統治所必要的律法檔案、版筑檔案、輿圖檔案等的職能。而后由于封建王朝的打破，近現代檔案館開始走向群眾，走向開放，我國建設的公共檔案館成為保存重要史料和文件的基地，企業檔案館成為企業文書檔案、會計檔案、科技檔案匯集地和企業文化中心，機關檔案室成為接收和移交機關有價值檔案的中轉站。檔案館在不同歷史階段卻扮演著相同的社會角色——檔案保存和利用中心——成為社會發展道路上既微不足道又十分重要的螺絲釘。直至2000年，全國檔案館工作會議提出“十五”期間全國檔案館工作的重點是把各級檔案館建設成為“二個基地，一個中心”，即黨和國家重要檔案永久保管的基地、各方面利用檔案的中心和愛國主義教育的基地，明確了“三位一體”的檔案職能目標定位。2004 年，全國檔案局長館長會議提出把檔案館建成檔案安全保管基地、愛國主義教育基地、已公開現行文件集中向社會提供利用的中心和檔案信息服務中心這“四位一體”的新目標，是對檔案館職能的新詮釋。2009年的全國檔案館工作會議提出了今后10年全國檔案館工作的主要任務在于：努力把各級國家綜合檔案館建設成為檔案安全保管基地、愛國主義教育基地、檔案利用中心、政府信息查閱中心、電子文件中心“五位一體”的公共檔案館，實現檔案館事業的跨越式發展。隨著文件生命周期理論的揭示，文件與檔案的界定弱化，文件的電子性凸顯、階段性弱化，檔案管理衍伸至文件形成之初，因而檔案館經歷了從最初的履行重要檔案的保管和利用職能，到后來的接管公開現行文件的提供利用工作，至后期成為電子文件中心，《政府信息公開條例》頒布后又成為群眾問政的重要場所，檔案館的主要職能在不斷拓展，管理的信息種類也在拓寬，檔案館的社會地位得到提高。

五、檔案館職能拓展對策

（一）加大檔案館建設資金投入。對檔案館的建設投入是檔案館一切發展的重要保障，其中資金短缺問題一直是檔案館長期面臨的現實問題，如何引起社會各界的廣泛重視是未來檔案館工作的關鍵。檔案館雖不直接生產物質財富，也不直接從事國家管理、科學研究和藝術創作，但可通過保管檔案為國家存儲信息資源財富，也可通過利用服務為經濟發展和社會進步創造間接動力，檔案館應在努力完成檔案保存、利用和研究的本職的基礎上積極發揮其重要的社會作用，為資政提供借鑒，為科研創造條件，為文化增添色彩，提升社會形象。政府方面應當與時俱進加大檔案館建設的資金投入，建立經費增長機制，將檔案館經費需求制度化，填補資金短板缺口，及時滿足檔案館運營資金需求，在設置基礎經費的同時配備專項經費，拓寬檔案館發展面，完善和擴充檔案館整體的基礎設施，引進先進技術設備，用現代化硬件武裝檔案館。

（二）積極提升檔案館服務水平。作為信息資源中心，如何將貯藏的豐富信息資源有效利用是檔案館提供服務的關鍵。舊模式的檔案館服務缺乏用戶向導，用戶查閱環境不優越，查閱手續復雜，服務態度惡劣，查詢過程漫長，甚至有不合理收費現象存在，導致用戶滿意度降低，登館的主動性下降，大量檔案無法得到充分利用。轉變檔案館職能必須改進服務水平，首先要從檔案館環境開始轉變，館外增加綠化，減少噪音，提供便捷交通，館內改善照明，及時清潔衛生，更換新的桌椅設施。其次要及時更新設備，設備條件到位不僅方便用戶查詢、提升查閱效率，還便于館內統計部門采集到館率和利用率，提高管理能力；此外還需提供優質的人工服務，提升服務人員的形象談吐和服務態度，實施一對一的指導和答疑。如果有條件還可在館內設置咖啡館、網咖、糕點站等休閑利用場所。

（三）大力培養新型檔案工作人員。為應對檔案館職能的拓展，新型信息資源中心需要技術型、管理型和知識型三種類型的人才，傳統的只具備檔案管理基礎知識的工作人員必須在原有的專業素質基礎上提升信息處理能力和信息管理水平，同時，檔案館需要大規模吸納掌握通信技術和計算機技術的尖端人才以及知識型專家學者來促進研發能力。

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