加速檔案的現代化管理與實現創新服務的對策

文/遼陽市政府投資工程項目建設辦公室　丁丹

加速檔案的現代化管理與實現創新服務的對策

文/遼陽市政府投資工程項目建設辦公室丁丹

本文論述了現代化技術對檔案管理的影響，提出加速檔案的現代化管理與實現創新服務的對策。

檔案管理；實現；創新服務；對策

檔案管理作為一個單位管理的基礎性工作，在單位內發揮著不可忽略的作用。結合單位內部實際情況，規范化、合理化實施檔案管理，可以直接提高單位管理水平，間接推進單位持續健康發展。但在體制改革日益深化的背景下，很多單位依舊按照傳統方式來實施檔案管理，這使得檔案管理與實際情況不符，不適用。對此，應當積極且加速促進檔案現代化的構建，提高檔案管理服務水平，使其適用于單位之中，并充分發揮作用，促進單位良好發展。所以，加速檔案管理現代化推進，積極創新管理服務是非常必要的。

一、現代化技術對檔案管理的影響

（一）現代化技術對歸檔范圍的影響。單位檔案的現代化管理，并不是將各門類檔案簡單集中和保管，而是一個規范化、科學化、現代化及高標準的系統工程。它與傳統的檔案管理有很大差別。傳統的檔案管理，一般是將錄音帶、錄像帶、照片、磁帶作為聲像檔案及紙質檔案進行分類保管，并在保管檔案的過程中定期或不定期地檢查檔案，避免檔案損壞或丟失。但檔案現代化管理則是借助電子文件來存放檔案資料，并將其存儲在檔案數據庫之中，并支持信息網站使用及信息資源共享。相對來說，現代化技術影響之下，檔案歸檔更加嚴謹且高效。

（二）現代化技術對文書處理的影響。現代化技術應用在檔案管理之中，還會影響文書處理。相較于傳統的人工文書處理來說，利用計算機展開的文書處理，大大提高文書處理的準確性、合理性及有效性。因為計算機的應用，可以對文書進行分類、主體說明、相關資料的查找等，進而合理地整理文書，分類存儲。另外，計算機還有一套完整且可靠的檢索系統，在使用檔案時，利用檢索系統可以快速地查找到所需檔案，并檢索下載，方便地使用。

（三）現代化技術對編目與利用的影響。各單位每年立卷歸檔之后需要編制多種檢索工具，如案卷目錄、全引目錄、專題目錄等，工作量大、復雜，采用人工方式來進行處理，需要消耗較多時間，還難以保證檢索目錄的準確性。但現代化技術的應用則不同。因為計算機系統的應用，可以將各種目錄輸入到計算機上，使用查詢功能進行篩選符合要求的檔案，并直接歸入檢索目錄中，如此不僅可以快速完成各種檢索目錄的編制，還能保證其準確性。

（四）現代化技術對文檔管理的影響。在傳統的檔案管理之中，各個單位都投入了大量人力、物力、財力，意在保護檔案，避免紙質檔案受潮、蟲蛀、灰塵堆積、損壞等。但現代化技術的應用則可以優化文檔管理，使文檔管理實施中可以搜集相關信息，合理規劃文檔管理，有效實施文檔管理，如此可以大大提高文檔管理的有效性。

二、加速檔案的現代化管理與實現創新服務的對策

（一）運用現代化辦公設備，實行標準化、規范化檔案管理。在現代化技術對檔案管理影響程度較大的情況下，為了使檔案管理與時俱進，再單位內充分發揮作用，應當根據實際需要，合理地運用現代化辦公設備，提高檔案管理標準化、規范化水平。具體的做法是：首先，制定現代化辦公文件的標準。根據《中華人民共和國檔案法》《檔案法實施辦法》等相關法律法規，再結合單位實際情況合理地制定。其次，考慮到檔案的作用，對檔案管理進行合理規劃，將計算機技術、信息技術等融入到檔案管理中，提高檔案管理的利用率。

（二）認真執行檔案管理工作，提高檔案優質服務水平。

出于提高檔案服務水平的考慮，在優化檔案管理的過程中應當對檔案的服務形式、檔案檢索方式、檔案編研等幾個方面進行分析，從而優化調整檔案各個方面，提高檔案優質服務水平。就檔案檢索方式來說，以往常常采用傳統手工檢索，檢索準確率低、檢索工具編制存在缺陷等。對此，基于現代化技術來實施計算機檢索，合理且快速地完成檢索工具的編輯、靈活且有效地應用檢索工具。以檔案編研工作來說，以往在落實此項工作的過程中，常出現選題編研、編研產品層次低、編研產品利用價值低等。為了提高檔案編研服務水平，將網絡技術、計算機技術等先進技術運用到檔案編研工作中，通過收集相關的信息，整理和分析信息，依據信息來展開檔案編研，提高檔案編研質量。所以，在現代化的今天，現代化技術影響檔案管理較大的情況下，合理利用現代化技術來優化各個檔案管理，使之可以認真、有效地執行，提高檔案服務質量。

三、結語

在體制改革日益深化的背景下，很多單位依舊按照傳統方式來實施檔案管理，這使得檔案管理與實際情況不符，不適用。對此，應當積極且加速推進檔案現代化的構建，通過運用現代化辦公設備，實行標準化和規范化檔案管理、認真執行檔案管理工作，提高檔案優質服務水平等，提高檔案管理服務水平，使其適用于單位，并充分發揮作用，促進單位良好發展。

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