基層水文部門辦公室管理工作中常見的問題及對策

文/江蘇省水文水資源勘測局連云港分局 張翠紅

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基層水文部門辦公室管理工作中常見的問題及對策

文/江蘇省水文水資源勘測局連云港分局 張翠紅

【摘要】本文對基層水文部門辦公室常見問題進行分析，并提出實現辦公室管理制度化、程序化、信息化；建立合理的辦公室人員結構，明確職責；加強文字功底，注重文檔管理人員的培訓；抓好綜合協調，確保內部管理有序規范4條對策。

【關鍵詞】基層水文；辦公室管理問題；對策

水文工作是關系國民經濟和社會發展的基礎性公益事業，是水利基礎產業一項重要的基礎和前期工作，是一項專業技術較強的工作領域。而辦公室作為基層水文單位的基礎和綜合部門，承擔著大量的管理和服務工作，呈現著管理分散、缺乏系統和科學性、上對多個部門、工作人員專業性不強等問題，本文重點對辦公室管理工作中的常見問題及對策進行分析。

一、基層水文部門辦公室管理工作中常見問題

（一）管理人員缺乏現代化的管理理論和方法。基層水文辦公室綜合管理往往憑經驗或者是延續前輩的管理經驗進行。前輩的管理經驗是要借鑒，但未免帶有主觀性，很難適應新形勢對水文管理工作提出的更高要求。基層水文辦公室工作往往處于被動狀態，突出表現在工作“四靠”，即靠會議、靠文件、靠上級下達任務、靠行政命令指導工作和處理問題，工作的計劃性和針對性不強，“忙亂”現象十分突出。究其原因，主要是缺乏一套健全的管理制度，難以形成辦公室工作人員共同遵守的辦事規程和行為準則；缺乏一套行之有效的辦公室工作評估制度和激勵機制；缺乏自我評價的標準和方法等等。以上原因導致工作處于無序狀態，整體工作水平提升緩慢；現代化的管理理念和管理方法相對缺乏，很多知識和理論不能及時更新，缺乏創新意識和創新能力，導致工作整體成績不明顯。辦公室傳統的工作方法和模式，顯然已經難以適應新形勢下信息化社會發展的現實需要。實現基層水文辦公室辦公手段的自動化、信息化、網絡化，成為提高管理水平和工作效率的迫切要求。

（二）一個部門應對上級機關多個部門。市級的水文機構綜合管理部門只有辦公室，但這一個機構要對接省一級的水文部門如辦公室、財務室、監察室、組織人事科、黨辦等數個部門，再加上江蘇地方水文部門的黨組織、團組織等群團組織關系在地方，辦公室還要對接市級有些部門，承擔大量的黨務工作和對外聯系工作。工作量大、任務重是基層水文辦公室面臨的普遍問題。特別是高峰期，上級部門的任務接踵而至，使得下級部門應接不暇，辦公室往往就三五個工作人員，很多工作都在擠時間完成，很多工作只能疲于應付，為了完成任務而完成任務，導致工作完成效率低，質量不高，缺乏思考和創新的實踐和機會，久而久之，工作進步小，成效低。

（三）工作人員專業性不強。基層水文部門辦公室從事文字工作的人員大致分為三類：一類是專業的文秘專業出身，積累了一定的寫作技巧和文字功底，但對水文業務工作不了解，在處理單位業務工作總結、宣傳報道等文字材料時往往縮手縮腳，不知道從何下手，寫出來的文字材料也比較空泛，不夠深入。一類是水文專業出身，對水文基礎理論知識和業務工作掌握較好，但這類人員是工科出身，往往水文字功底不深。第三類是其他如社會管理、會計、經濟、法律等專業出身，也許在管理方面有特長，從事文字工作確有壓力。基層水文辦公室文字人員突出問題是能勝任文字秘書又兼文書檔案管理的人員數量少，崗位不穩定，專業技能不強。存在這種局面的主要原因首先是有關領導對文字秘書的要求不高，對文秘人員的素質和水平不夠重視，認為文字材料寫寫畫畫差不多就行了，只注重業務工作開展，不注重業務工作總結和文檔資料的收集；另一方面是從事文字人員缺乏專業性的培訓和崗位鍛煉，再加上從事文字人員同時從事人事勞資、后勤服務、內部管理等大量工作，提高文字功底的時間和精力有限。辦公室作為綜合管理部門，專業的管理型人才也缺乏，基本上都是門外漢，缺乏專業的管理知識和管理經驗，導致管理上不夠科學、存在不少漏洞。

（四）單位缺少適當的激勵機制和能力提升培訓。基層水文部門的培訓機會并不少，近年來，水利部、省廳、省局組織的如水生態監測與評價、水資源論證編制、水土保持方案編制、中小河流預報方案編制、遙測管理培訓等各類專業培訓很多，培訓人次也很多，業務部門大部分職工教育培訓機會基本能得到全覆蓋，每人每年的教育培訓學時達到100左右，業務能力有很大提升。但作為后勤部門的辦公室人員，培訓機會很少，甚至幾年下來，沒有接受任何培訓，整天“家里待”，這必然導致辦公室人員能力水平提升有限。再者，辦公室作為后勤管理部門，每天忙于工作，但不出成績，業績突出的往往是業務部門，單位的激勵機制也傾向于業務部門，辦公室人員相對缺少適當的激勵機制。

二、提高基層水文部門辦公室管理水平的對策及建議

（一）實現辦公室管理制度化、程序化、信息化。無規矩不成方圓。辦公室管理要實現科學化必須遵循一定的規律，建立一套切實可行的規范制度，否則，辦公室規范管理就成為一句空話。

辦公室承擔著公文處理、會務管理、信息處理、印章管理、機要保密、車輛管理、后勤管理、公關接待工作以及領導臨時交辦的工作等大量的日常性工作。這些工作繁雜瑣碎，如管理不善，極易造成混亂，導致效率低下、服務質量差。因此，為了確保辦公室各項工作有章可循、規范有序，提高辦事效率，就需要為辦公室的管理工作建立一套切實可行的規章制度，如文件辦理流程控制制度、完善制度文件程序制度、公務用車管理制度、印章管理制度、物資采購保管制度等。將辦公室的各項辦事規程、行為準則以條文的形式確定下來，把辦公室人員的行為納人管理規范之中，使辦公室的工作有章可循、有法可依，而不是盲目無序。

為促進辦公室管理進一步正常化，使辦公效率進一步提高，對一些常規性的工作還應事項程序化，即明確規定辦事的先后次序、具體步驟及其相關要求等等。如建立人事勞資、公文運轉、新聞宣傳、督促檢查、會議管理、安全保密、信訪處理、網站管理等各方面工作的具體流程，形成一套完整的工作指導書。各項工作都依照既定流程運行，才能做到有條不紊、高效有序。

隨著科技的發展和網絡的便捷，辦公自動化逐步興起，并為信息的收集和傳遞、文件的處理等各項工作提供了良好的前提條件。要依托先進的信息技術手段支持，充分利用現代技術以適應形勢發展需要，有利于降低成本，提高辦公效率。辦公室必須適應新形勢和信息化的要求，管理和維護好門戶網站、OA自動化辦公系統，保證信息準確、及時，只有熟練地使用、維護信息化辦公設備，才能提高工作效率。

（二）建立合理的辦公室人員結構，明確職責。水文行業是一個專業性較強的行業，基層水文部門辦公室人員往往專業性不強，所學專業大都和水文專業不相關，工作起來往往比較吃力，并且辦公室管理往往缺少必要的崗位分工，工作人員職責不是很明確，往往出現“能者多勞”的現象，這樣必然會出現內部矛盾，不利于工作的開展。因此，必須建立健全崗位責任體系，要按照“定崗、定則、定標準” 的要求進行。即根據辦公室工作職能和流程，科學設置工作崗位，明確界定崗位職責，確定工作銜接的節點和程序，做到分工明確、各司其職、協調配合，即所謂的“分工不分家”。制定“崗位說明書”，包括工作職責、工作目標、業務流程、工作質量、績效考核、責任追究等要素，把辦公室的工作任務分解并明確地落實到具體個人身上，實現人人有事做，事事有人管的管理目標，使各個崗位的工作人員能夠全面了解崗位職責，確保嚴格按照管理標準和工作規范，優質高效地完成本職工作，有效地防止和克服相互推諉、扯皮、辦事拖拉的現象。

（三）加強文字功底，注重文檔管理人員的培訓。實踐證明，辦公室人員的知識面越廣，經驗越豐富，工作能力就會越強，因此，要注重辦公室人員的教育培訓。第一，以辦公室人員基本素質要求為條件，在配備辦公室人員時，應選擇那些有專業特長的有關人員。第二，對在崗的專業人員應定期地進行教育培訓，使他們在品德、業務、技能等方面有不斷提高，以適應新形勢的要求。第三，在所屬業務管理部門的指導下，對文字秘書、文檔管理人員，特別是文字秘書兼文檔管理的工作人員進行定期考核。另外，辦公室人員自身要自覺加強學習，提高自身業務素質，不但要掌握一定文秘、管理、水文、法律、檔案、公關等方面的專業知識，還要熟悉水文法規和規章制度。既要對自己承擔的本職業務深鉆細研，又要兼收并蓄，熟悉全面，做到一專多能、融會貫通，并能經常深入基層，開展調研，理性地思考水文事業發展中遇到的新情況和新問題，不斷豐富工作經驗，提高應變能力和實際工作能力，從而提高自身管理水平和辦事效率。

（四）抓好綜合協調，確保內部管理有序規范。協調工作是辦公室工作的重要手段和基本職能，也是水文內部管理工作正常運轉的基本要求和必要條件，是貫穿辦公室工作各方面的一項重要任務。搞好協調工作，對于辦公室職能的有效發揮起著十分重要的作用。

一是要充分發揮中樞作用。要通過辦公室這個中樞系統，協調全局，促使全局上下圍繞水文事業發展中心、同心協力，穩步推進各項工作。辦公室通過辦文、辦會、辦事等日常工作，及時向下傳達單位的工作指示和精神，使單位的決策和部署能夠迅速傳達和落實。

二是要充分發揮統籌作用。對重大會議和活動組織，辦公室要提前策劃，周密安排，精心組織，狠抓落實，確保按議程順利進行。同時，辦公室要帶頭講求效率，精簡會議，精簡文件，降低管理成本。

三是要充分發揮牽頭作用。協調工作要立足當前，面向全局，著眼長遠，兼顧各方，要時刻保持政治敏感性，正確處理“領導授權”與“主動督查”的關系，對一些急事、難事、瑣事，要勇于承擔，敢于牽頭，要注意兼顧好多方的關系，善于調動各方面的積極性，努力形成一個攜手并進的良好局面。

四是要充分發揮后勤保障作用。后勤服務工作牽涉到人與人、人與物、物與物的復雜關系，處理不當，就會影響到干部職工的生活和工作熱情，就會影響到內部科室之間的關系，還可能影響到單位外在的形象。辦公室還負責車輛管理、日常事務以及對外聯系接待等事務工作。這要求既要保證外部各項事務工作及時有效地完成，又要負責處理好內部各部門的需求，全面做好單位的后勤保障工作。