如何做好館室改造施工過程中檔案的保護工作

文/ 南寧軌道交通集團有限責(zé)任公司 徐燕蓮

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如何做好館室改造施工過程中檔案的保護工作

文/ 南寧軌道交通集團有限責(zé)任公司 徐燕蓮

【摘要】本文論述了檔案館室改造對檔案產(chǎn)生的影響，以及施工過程中檔案保護的措施。

【關(guān)鍵詞】檔案館室；改造施工；保護措施

開展檔案工作的機構(gòu)，大部分都設(shè)置專門的檔案館室，但有些機構(gòu)沒有設(shè)置，而是把檔案存放在公共辦公區(qū)域里。隨著機構(gòu)的運轉(zhuǎn)，日常形成、接收的檔案資料日積月累，對存儲空間的要求也會越來越迫切，這時候，只有解決檔案的存儲問題，才能去談檔案的保護與利用問題。值得高興的是，現(xiàn)在越來越多的機構(gòu)，特別是企業(yè)，不管是國有企業(yè)，還是民營企業(yè)，都將檔案工作納入機構(gòu)管理的重點工作，也更愿意為改善檔案的存儲條件而投入更多的經(jīng)費。

那么，對于如何解決檔案的存儲問題，筆者在廣西某大型國有機械設(shè)備制造企業(yè)任職時曾遇到過，檔案庫容嚴重影響到檔案的接收和保管能力，最后選擇對建筑面積近4000平米的四層檔案大樓進行整體改造，此大樓保管著企業(yè)60年來幾十萬卷件的歷史檔案，由于大樓是按照辦公樓的設(shè)計建造的，檔案人員分散辦公，檔案也分散保管，使得大樓的空間利用率不高。為大大提高空間利用率，優(yōu)化保管條件，必須重新設(shè)計大樓的平面布局，按照檔案管理的要求對檔案館辦公室、查閱室、庫房等用房進行改造裝修。由于無法轉(zhuǎn)移檔案，檔案人員既要配合做好改造施工，又要密切關(guān)注潛在的安全隱患，做好檔案安全保護工作，責(zé)任十分重大。

一、檔案館室改造對檔案產(chǎn)生的影響

（一）改造過程中各種施工有害因素的影響。具體有以下幾種：

1.粉塵。檔案館室的改造就是對原有格局進行重新設(shè)計，以達到拓寬庫容的目的，所以就涉及到拆除一些隔墻、吊頂、門窗等建筑物和設(shè)備、設(shè)施，在拆除過程中會生產(chǎn)大量的粉塵，施工時水泥、石灰等的利用，也都能引起粉塵，粉塵漂浮在空氣中，不僅對人體造成傷害，對檔案的危害也不小。粉塵粘附在檔案上會摩擦檔案紙張和字跡，如果是光盤、磁帶等載體，會造成劃痕而影響信息的讀取；粉塵從外界吸收水分、吸附空氣中SO2、NO2 等時，會產(chǎn)生腐蝕性物質(zhì)，從而改變檔案的酸堿性，腐蝕檔案紙張；空氣中的孢子會附著在粉塵上，易滋生霉菌，對檔案造成嚴重的破壞。

2.用電。施工過程離不開用電，施工機具、電器安裝、現(xiàn)場照明等都需要用電，但是電也是一種重大危險源。施工隊伍中的施工人員良莠不齊，某些人員安全意識淡薄，不按規(guī)程，僅憑經(jīng)驗辦事，操作不當(dāng)將會造成嚴重的安全事故。例如施工人員擅自接拉電源、臨時用電線路布設(shè)不規(guī)范、電氣設(shè)備絕緣損壞漏電、使用的閘具、熔斷器參數(shù)與設(shè)備容量不匹配導(dǎo)致用電超負荷等等都是潛在的安全隱患，用電作業(yè)如金屬焊接、切割、沖擊鉆孔等都會產(chǎn)生一定的火花，如不與可燃物進行有效隔離，施工現(xiàn)場安全檢查不到位，不及時將火花熄滅，星星之火可以燎原，可能會引發(fā)火災(zāi)。

3.蟲鼠。一般來說，為便于施工材料的運輸和通風(fēng)散氣等，建筑施工場所都是開放式的，而且工程施工都需要一段時間，這就造成了檔案館室在施工期間都是長期“開放”的。在南方，很多工程都選擇在昆蟲、老鼠等有害生物活動比較頻繁的夏秋季節(jié)開工，開啟的門窗為它們進入檔案庫房提供了便利。蟲鼠等生物喜好躲藏在密集架、檔案柜底下，以及空調(diào)、通風(fēng)管等設(shè)備的夾縫中，非常不利于檔案人員發(fā)現(xiàn)和驅(qū)趕、消滅。一旦它們啃咬檔案，或?qū)⒓S便等污穢物遺留在檔案上，對檔案造成的危害有可能是無法挽回的。

4.潮濕。檔案館室在改造裝修時，室內(nèi)大面積的混泥土墻面、墻面的膩子涂層、乳膠漆涂層等都含有一定的水分，這些水分蒸發(fā)會使庫房的濕度增加。另外，用于降塵、除塵的水、噴霧處理措施也都會影響庫房濕度的變化，潮濕的環(huán)境對檔案的保管是非常不利的。

（二）施工人員不良行為導(dǎo)致的安全隱患。施工人員在工作中的失范行為會帶來一定的安全隱患：

1.吸煙。規(guī)范管理的施工場所都是嚴禁煙、火的，對于檔案館室來說，這條規(guī)定更應(yīng)該嚴格執(zhí)行，但實際情況是承包建筑施工的單位大都聘用臨時性的農(nóng)民勞務(wù)工來從事建筑工作，而施工單位對勞務(wù)工的安全教育往往又不夠重視，有些勞務(wù)工安全意識比較低，僥幸心理作用大，這就使得勞務(wù)工吸煙的隨意性、流動性增大，加上檔案庫房空間都較大，檔案柜、密集架林立具有一定的遮擋作用，檔案管理人員不是那么容易發(fā)現(xiàn)吸煙人員，無法對吸煙人員有效地進行約束和處罰。另一方面，檔案管理人員如果不認真落實對隨意丟棄的煙頭的檢查處理，缺乏對煙頭的有效管理，那么也會給檔案造成極大的安全隱患。

2.偷窺。在普通大眾的眼里，檔案往往帶有一種神秘的色彩，越是神秘的東西人們越想去揭開那層神秘的面紗。在缺乏嚴格的庫房管理制度時，施工人員對檔案的管理要求可能并不知情，于是就有可能在好奇心的驅(qū)使下，去翻閱檔案，無意中獲取到一些重要的信息，當(dāng)這些信息被散播出去，就會給企業(yè)利益帶來損害，或者對社會穩(wěn)定造成威脅。在競爭較大的行業(yè)，如果施工人員中混入了競爭對手安排的人員，在檔案安全防護措施不到位時，極有可能被競爭對手竊取到企業(yè)的核心商業(yè)秘密，進而使企業(yè)在行業(yè)競爭中受到重創(chuàng)。

二、施工過程中檔案保護的措施

（一）從設(shè)計階段就開始考慮檔案的保護。既然是對原有檔案館室進行重新改造，那么，在改造設(shè)計時就應(yīng)本著空間最大化使用、利于檔案安全保管的原則，合理設(shè)計，減少不必要的施工，合理安排施工步驟，避免施工期人為延長，從而大大降低施工不利因素對檔案的影響。

（二）從制度上加強對檔案的保護。“沒有規(guī)矩，不成方圓”，對檔案館室改造來說，尤其需要用全面、嚴格的管理制度來規(guī)范、約束施工單位的組織行為及施工人員的個人行為，與施工單位簽訂安全施工責(zé)任狀，與建筑施工人員簽訂個人安全承諾書，以此來強化施工單位及施工人員的安全意識。

（三）根據(jù)施工中的各種不利因素采取相應(yīng)的保護措施。主要由以下幾種：

1.防治結(jié)合減少粉塵的危害。防，就是防止粉塵的產(chǎn)生或揚起，如在進行破除、切割、打磨作業(yè)時采取加水處理措施，以減少粉塵產(chǎn)生。采用隔離的方法，利用圍擋墻將進行破除等作業(yè)的場所與檔案及檔案設(shè)備隔離，或利用大型PVC防雨篷布將檔案及檔案設(shè)備遮擋起來，可有效地防止粉塵與檔案及檔案設(shè)備接觸。治，就是采取有效措施減少或清除粉塵：一是通風(fēng)排塵，通過風(fēng)流的流動將庫房中的懸浮粉塵帶出，以降低庫房的粉塵濃度。二是噴霧降塵，利用噴霧器噴灑水霧，使粉塵降落在地，以便進一步清除。三是除塵器除塵，利用專用的除塵器將附著在地面、門窗、檔案設(shè)備等上的粉塵吸除。

2.預(yù)防施工用電事故的辦法。一是從技術(shù)上采取有效的安全用電措施，從建筑施工行業(yè)的技術(shù)角度要求，對施工現(xiàn)場用電實行規(guī)范化管理，要求根據(jù)施工組織設(shè)計或施工安全技術(shù)措施布設(shè)臨時用電，嚴禁擅自拉接臨時電氣線路；要求各類電氣設(shè)備的使用、維護和用電操作要合乎要求；臨時用電的施工、維修、電氣設(shè)備的操作等必須由經(jīng)過培訓(xùn)并取得上崗證的專業(yè)人員進行，嚴禁無證上崗。二是在管理上采取各種保證安全用電的措施，建立健全施工用電安全管理責(zé)任制；要求并監(jiān)督承包方加強對施工隊伍的用電安全培訓(xùn)，提高安全防范意識和應(yīng)急處理能力；加強施工用電檢查，特別是加強對重點區(qū)域的監(jiān)控，定期檢查現(xiàn)場施工用電情況和維護情況。

3.防治蟲鼠的措施。一是在庫房入口設(shè)置較高的且便于移動的防鼠擋板，既便于施工人員進出，又能在一定程度上阻擋老鼠，還能保持庫房的通風(fēng)散氣。二是因設(shè)備安裝開鑿的孔洞，如果暫未使用應(yīng)先將其堵塞，防止蟲鼠進入。檔案庫房的窗戶、排氣口等應(yīng)安裝紗窗、紗網(wǎng)，防止較小的蚊蟲飛入。三是檔案庫房不宜堆放施工材料，施工垃圾應(yīng)盡快清理出去，以免蟲鼠等藏匿于其中。四是檔案管理員應(yīng)經(jīng)常查看是否有鼠跡、蟲跡，并定期翻看檔案內(nèi)部，檔案庫房應(yīng)放置防蟲劑和滅鼠藥，必要情況下可以請專業(yè)滅鼠單位進行滅鼠。

4.施工時潮濕的環(huán)境對于檔案的影響。雖然不像其他因素一樣大，但是也必須采用溫濕度儀檢測庫房的溫濕度，必要時采取一些措施進行處理，如在檔案柜、密集架內(nèi)放置干燥劑，庫房內(nèi)采用空調(diào)或者除濕機進行除濕，避免潮濕的環(huán)境影響檔案的壽命。

5.對吸煙行為的管理。一是根據(jù)檔案庫區(qū)的實際情況采取相應(yīng)的禁煙措施。條件允許時，選擇遠離庫房的區(qū)域作為“吸煙區(qū)”，制定吸煙區(qū)管理制度，嚴格要求必須在指定范圍內(nèi)吸煙。吸煙區(qū)配備有一定的防火措施和滅火設(shè)備。如條件不允許，則制定嚴格的禁煙制度，在施工場所入口放置“禁止吸煙”警示牌，在施工場所各處粘貼“禁止吸煙”的警示標(biāo)語，發(fā)現(xiàn)吸煙的，對施工單位和吸煙者進行處罰。二是檔案管理員要加強巡視檢查，發(fā)現(xiàn)吸煙，立即提醒制止，并將情況反饋給施工單位，進行相應(yīng)的處理與處罰。

6.對檔案信息安全的保護，關(guān)鍵在于做好一切防護措施。第一，在必要的情況下，要求承包單位對選用的施工人員、勞務(wù)工的家庭背景、身份等信息進行審查，以防動機不純的人員混入其中，為其竊取檔案信息提供便捷途徑。第二，施工期間，如檔案柜、密集架上粘貼著標(biāo)識敏感信息的標(biāo)簽，應(yīng)予以掩飾或清除，以防暴露重要檔案存放位置。注意將每個檔案柜門鎖好，密集架每一組為一個整體鎖好，需要調(diào)用檔案時也應(yīng)在調(diào)用完畢后及時鎖好門鎖，并妥善管理鑰匙。

總之，檔案保護工作是檔案管理工作的重要組成部分，檔案安全是檢驗檔案管理優(yōu)劣的一項重要指標(biāo)。檔案管理員在積極探尋解決檔案存儲問題的途徑時，要以安全為主要考慮因素，在檔案館室改造過程中，要肩負起監(jiān)督員、安全員的職責(zé)，不斷地預(yù)防、排除安全隱患，為檔案的安全保駕護航。

【參考文獻】

［1］J GJ25- 201 0.檔案館建筑設(shè)計規(guī)范［S］.中華人民共和國住房和城鄉(xiāng)建設(shè)部、國家檔案局.