組織與環境關系視閾下的信息部門設立探討

文/青海大學財經學院 江林波

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組織與環境關系視閾下的信息部門設立探討

文/青海大學財經學院 江林波

【摘要】本研究課題的核心切入點就是信息部門的設置，選取了組織和環境關系這一全新的視角，對信息部門設置的影響因素、行政組織與環境的博弈過程等開展了實證研究，探討不同的博弈方式會帶來如何不同的效果。最后，本文提出了一系列科學有效的應對策略，希望能夠為行政組織更好地推進信息部門設置提供參考與借鑒。

【關鍵詞】環境關系；組織；環境因素；信息部門

伴隨著信息技術以驚人的速度發展，社會各個方面的發展都越來越依賴于信息技術的進步，新興技術的誕生、社會化媒體的快速發展導致行政組織所處的外部環境發生了天翻地覆的變化，這也就要求政府部門的相關職能能夠及時順應時代潮流做出合理的調整和轉變。行政組織結構與政府職能之間本就是相輔相成的，后者的調整必然會導致前者的變化。本研究課題的核心切入點就是信息部門的設置，選取了組織和環境關系這一全新的視角，對信息部門設置的影響因素、組織與環境的博弈過程等開展了實證研究，探討不同的博弈方式會帶來如何不同的效果。在上述研究的基礎之上，本文提出了一系列科學有效的應對策略，希望能夠為行政組織更好地推進信息部門設置提供參考與借鑒。

一、信息部門設置的環境因素分析

本文首先對信息部門以及環境因素的概念內涵做詳細的介紹，前者指得是在國家以及省級層面上，那些獨立于其他政府組織的，專門負責信息化管理工作的職能部門，其主要職責就是重大事項的決策，公共事務的管理，政策意見的落實與執行，各項工作的監督。部門工作人員應為公務員編制或事業單位編制。本文以新制度主義理論為分析基礎，文章中的環境因素是指影響信息部門設置的技術環境和制度環境要素，根據影響不同分為推動因素和制約因素。

（一）推動因素：技術環境的要求。1.信息技術發展的新要求。21世紀是孕育新興科技的搖籃，3s技術以及云計算技術的誕生將行政組織推上機遇與挑戰并存的風口浪尖，社會傳媒的不斷變革使得行政組織不得不重新審視其所處的外部環境。面對不斷涌現出來的新興科學技術，一方面，行政組織嘗試將其靈活運用到行政管理工作中去，以更好地服務大眾。另一方面，由于缺乏經驗和專業知識，行政組織在實際的運作過程中遭遇到了一定的問題和挑戰。行政組織應采取積極主動的行為，設置專門的信息部門，以更好地應對信息社會帶來的機遇和挑戰。2.政府轉變職能，提高行政效率的需要。在信息時代，政府管理性職能以及服務性職能的內容與要求都有不同程度的提升。社會更加注重于追求效率，也就意味著對政府部門提出了更高的工作標準。為大幅度提高工作效率，強化政府部門的基本職能以達到更高的標準，行政組織必須要科學運用信息化手段實現其工作流程的優化升級，也就急需設立一個專門的職能部門即信息部門來提供專業性的指導。

（二）制約因素：制度環境的約束。1.機構設置和編制管理等組織制度的限制。根據新制度主義理論的內容，制度及技術環境也會給組織帶來重大的影響。因而，組織必須能夠具備一定的抗壓能力，通過智能定位的調整和轉變實現與制度環境的良性互動。行政組織也不例外，制度環境對其內部機構設置的影響和制約是非常大的。此外，對于新設機構，我國還出臺了更為嚴苛的法律法規。也就是說，新設部門必須要經過極為嚴格的審批流程，經歷復雜繁瑣的報備程序。根據最新的“三定”方案，想要新設部門首先必須定職能、定機構、定編制。盡管當前信息化發展是大趨勢，但是國家層面上還沒有出臺具體的規定和政策指導，信息部門的性質及人員編制等仍然是一些模糊的概念，各級政府在設置信息部門過程中無法遵循統一的標準。2.“精簡機構”制度環境的制約。從1949年新中國成立起，國內經歷了好幾十次大大小小的政府機構改革，在這些機構改革中有8次的規模相對較大，而改革開放以后總共產生了5次政府機構調整。前面幾次行政機構的改革效果均不甚理想，并且陷入了“精簡一膨脹一再精簡一再膨脹”的怪圈。所以，就當下而言，行政機構依然要以“精簡、統一、高效”為首要原則進行改革。在 “精簡機構”的推動下，很多原有的行政部門會面臨撤銷或合并，在這種情形下想要增設新部門的難度與阻力必然會大大增加，也就更加容易遭受別人的質疑。

二、組織與環境的博弈：順從　、妥協和挑戰

組織在其發展過程中不可避免地要面對兩種外部環境，即技術環境與制度環境。當這兩種環境產生沖突與碰撞的時候，組織可以采取多種應對方式。本文將借助林業系統信息部門設置案例進行分析。在分析資料的基礎上，有機結合學者Oliver提出的組織制度環境應對戰略，可以大致上把行政組織對制度環境要求的應對方式總結成以下三種模式。

模式一：順從。在該模式中，行政組織的一系列應對策略往往是在較被動的境地下采取的。組織嚴格遵照既定的制度要求辦事，完全忽略技術環境效率的重要性。例如在林業系統這個案例當中，有一些地區的林業部門還沒有設置信息部門。主要是因為政府組織對于合規性有著非常高的要求與標準，信息部門的設置依然無法避免地遭受到制度環境的限制，他們會更多地去考慮自身屬性以及發展的穩定性，也就更加傾向于被動適應制度環境，將信息部門的設置工作擱置延后。

模式二：妥協。與上文中介紹的“模式一”中的行政組織相比，該模式下的行政組織在與環境的互動中采取了更為主動的應對策略，但就其本質而言，依然歸屬被動的范疇。在這種模式之下，行政組織改變了原先對制度環境要求“千依百順”的狀態，開始為維護自己的權益而抗爭，旨在建設一種更為科學、更為合理的組織形式以滿足技術、制度兩種不同的環境要求。在林業系統的案列中，組織主要采取了兩類妥協方式。

一類是將信息部門與宣傳部門合并 ，一類是將組織中原有的一個部門撤銷 ，將其“更名”為信息部門。這兩種方式都使得行政組織內部機構的設置情況基本保持不變，這正體現了組織與環境的一種妥協。在保持行政組織內部機構數量不變的前提下對其內部機構進行調整的方式更符合制度環境合規性的要求 ，也更加容易被社會一般規則所接受。

模式三：挑戰。“模式三”下的行政組織有了更高的思想覺悟，對于不合理的制度環境會提出反對意見，也嘗試著挑戰原有的制度與要求，他們想憑借自身的組織行為影響、甚至改變制度環境，為組織的未來謀求更好的發展空間。在這一模式之下，組織會更愿意采取積極主動的應對策略，并堅信自己有著改變外部環境的能力。其中，組織領導者的責任尤為重大。在林業系統的案例中，一些地區的組織在其領導者的帶領下突破現有制度規則對于信息部門設置的要求和限制，通過各種渠道和途徑為信息部門的設置和發展爭取資源，并試圖通過制定與信息化工作相關的制度和規定來改變外部制度環境。

三、對策建議

本文就信息部門設置提出以下對策建議：

（一）政府主動改善制度環境，有效推動信息化建設。政府應在國家層面建立起現代化的管理制度以及信息化的頂層管理架構，并且對信息部門的職責做進一步的明確和界定。從權責角度上來看，信息部門屬于政府的職能部門，因而必須切實做好信息化建設工作，內部的工作人員應當給予相應的公務員編制。

（二）政府組織應當順應時代發展的潮流，根據不斷變化的制度環境與技術環境，靈活主動地調整內部組織結構，及時對自身的管理體制與運作機制進行合理轉變。能正確認識自己的不足之處，虛心好學，向那些信息化水平高的組織與單位討教優秀的經驗。在符合當下制度要求的前提之下，使得自身的組織架構朝著更為合理、高效的方向發展，以更好地適應不斷變化的外部環境。

（三）政府工作人員積極提高自身的信息化意識和能力。想要進一步提升信息部門的信息化建設水平就必須首先提升部門內部員工自身的信息化意識以及信息化能力。其中最為核心的內容就是進一步增強信息部門領導層面的信息化意識。作為一個部門的領導，身負重大的管理職責，唯有在全面梳理、深入把握整個部門的具體工作內容，所要實現的組織目標，應當履行的職責義務的基礎上，才能夠真正落實好部門設置工作，就我國目前的行政環境而言，這個方面是至關重要的。

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