組織與環(huán)境關(guān)系視閾下的信息部門設(shè)立探討

文/青海大學財經(jīng)學院 江林波

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組織與環(huán)境關(guān)系視閾下的信息部門設(shè)立探討

文/青海大學財經(jīng)學院 江林波

【摘要】本研究課題的核心切入點就是信息部門的設(shè)置，選取了組織和環(huán)境關(guān)系這一全新的視角，對信息部門設(shè)置的影響因素、行政組織與環(huán)境的博弈過程等開展了實證研究，探討不同的博弈方式會帶來如何不同的效果。最后，本文提出了一系列科學有效的應(yīng)對策略，希望能夠為行政組織更好地推進信息部門設(shè)置提供參考與借鑒。

【關(guān)鍵詞】環(huán)境關(guān)系；組織；環(huán)境因素；信息部門

伴隨著信息技術(shù)以驚人的速度發(fā)展，社會各個方面的發(fā)展都越來越依賴于信息技術(shù)的進步，新興技術(shù)的誕生、社會化媒體的快速發(fā)展導(dǎo)致行政組織所處的外部環(huán)境發(fā)生了天翻地覆的變化，這也就要求政府部門的相關(guān)職能能夠及時順應(yīng)時代潮流做出合理的調(diào)整和轉(zhuǎn)變。行政組織結(jié)構(gòu)與政府職能之間本就是相輔相成的，后者的調(diào)整必然會導(dǎo)致前者的變化。本研究課題的核心切入點就是信息部門的設(shè)置，選取了組織和環(huán)境關(guān)系這一全新的視角，對信息部門設(shè)置的影響因素、組織與環(huán)境的博弈過程等開展了實證研究，探討不同的博弈方式會帶來如何不同的效果。在上述研究的基礎(chǔ)之上，本文提出了一系列科學有效的應(yīng)對策略，希望能夠為行政組織更好地推進信息部門設(shè)置提供參考與借鑒。

一、信息部門設(shè)置的環(huán)境因素分析

本文首先對信息部門以及環(huán)境因素的概念內(nèi)涵做詳細的介紹，前者指得是在國家以及省級層面上，那些獨立于其他政府組織的，專門負責信息化管理工作的職能部門，其主要職責就是重大事項的決策，公共事務(wù)的管理，政策意見的落實與執(zhí)行，各項工作的監(jiān)督。部門工作人員應(yīng)為公務(wù)員編制或事業(yè)單位編制。本文以新制度主義理論為分析基礎(chǔ)，文章中的環(huán)境因素是指影響信息部門設(shè)置的技術(shù)環(huán)境和制度環(huán)境要素，根據(jù)影響不同分為推動因素和制約因素。

（一）推動因素：技術(shù)環(huán)境的要求。1.信息技術(shù)發(fā)展的新要求。21世紀是孕育新興科技的搖籃，3s技術(shù)以及云計算技術(shù)的誕生將行政組織推上機遇與挑戰(zhàn)并存的風口浪尖，社會傳媒的不斷變革使得行政組織不得不重新審視其所處的外部環(huán)境。面對不斷涌現(xiàn)出來的新興科學技術(shù)，一方面，行政組織嘗試將其靈活運用到行政管理工作中去，以更好地服務(wù)大眾。另一方面，由于缺乏經(jīng)驗和專業(yè)知識，行政組織在實際的運作過程中遭遇到了一定的問題和挑戰(zhàn)。行政組織應(yīng)采取積極主動的行為，設(shè)置專門的信息部門，以更好地應(yīng)對信息社會帶來的機遇和挑戰(zhàn)。2.政府轉(zhuǎn)變職能，提高行政效率的需要。在信息時代，政府管理性職能以及服務(wù)性職能的內(nèi)容與要求都有不同程度的提升。社會更加注重于追求效率，也就意味著對政府部門提出了更高的工作標準。為大幅度提高工作效率，強化政府部門的基本職能以達到更高的標準，行政組織必須要科學運用信息化手段實現(xiàn)其工作流程的優(yōu)化升級，也就急需設(shè)立一個專門的職能部門即信息部門來提供專業(yè)性的指導(dǎo)。

（二）制約因素：制度環(huán)境的約束。1.機構(gòu)設(shè)置和編制管理等組織制度的限制。根據(jù)新制度主義理論的內(nèi)容，制度及技術(shù)環(huán)境也會給組織帶來重大的影響。因而，組織必須能夠具備一定的抗壓能力，通過智能定位的調(diào)整和轉(zhuǎn)變實現(xiàn)與制度環(huán)境的良性互動。行政組織也不例外，制度環(huán)境對其內(nèi)部機構(gòu)設(shè)置的影響和制約是非常大的。此外，對于新設(shè)機構(gòu)，我國還出臺了更為嚴苛的法律法規(guī)。也就是說，新設(shè)部門必須要經(jīng)過極為嚴格的審批流程，經(jīng)歷復(fù)雜繁瑣的報備程序。根據(jù)最新的“三定”方案，想要新設(shè)部門首先必須定職能、定機構(gòu)、定編制。盡管當前信息化發(fā)展是大趨勢，但是國家層面上還沒有出臺具體的規(guī)定和政策指導(dǎo)，信息部門的性質(zhì)及人員編制等仍然是一些模糊的概念，各級政府在設(shè)置信息部門過程中無法遵循統(tǒng)一的標準。2.“精簡機構(gòu)”制度環(huán)境的制約。從1949年新中國成立起，國內(nèi)經(jīng)歷了好幾十次大大小小的政府機構(gòu)改革，在這些機構(gòu)改革中有8次的規(guī)模相對較大，而改革開放以后總共產(chǎn)生了5次政府機構(gòu)調(diào)整。前面幾次行政機構(gòu)的改革效果均不甚理想，并且陷入了“精簡一膨脹一再精簡一再膨脹”的怪圈。所以，就當下而言，行政機構(gòu)依然要以“精簡、統(tǒng)一、高效”為首要原則進行改革。在 “精簡機構(gòu)”的推動下，很多原有的行政部門會面臨撤銷或合并，在這種情形下想要增設(shè)新部門的難度與阻力必然會大大增加，也就更加容易遭受別人的質(zhì)疑。

二、組織與環(huán)境的博弈：順從　、妥協(xié)和挑戰(zhàn)

組織在其發(fā)展過程中不可避免地要面對兩種外部環(huán)境，即技術(shù)環(huán)境與制度環(huán)境。當這兩種環(huán)境產(chǎn)生沖突與碰撞的時候，組織可以采取多種應(yīng)對方式。本文將借助林業(yè)系統(tǒng)信息部門設(shè)置案例進行分析。在分析資料的基礎(chǔ)上，有機結(jié)合學者Oliver提出的組織制度環(huán)境應(yīng)對戰(zhàn)略，可以大致上把行政組織對制度環(huán)境要求的應(yīng)對方式總結(jié)成以下三種模式。

模式一：順從。在該模式中，行政組織的一系列應(yīng)對策略往往是在較被動的境地下采取的。組織嚴格遵照既定的制度要求辦事，完全忽略技術(shù)環(huán)境效率的重要性。例如在林業(yè)系統(tǒng)這個案例當中，有一些地區(qū)的林業(yè)部門還沒有設(shè)置信息部門。主要是因為政府組織對于合規(guī)性有著非常高的要求與標準，信息部門的設(shè)置依然無法避免地遭受到制度環(huán)境的限制，他們會更多地去考慮自身屬性以及發(fā)展的穩(wěn)定性，也就更加傾向于被動適應(yīng)制度環(huán)境，將信息部門的設(shè)置工作擱置延后。

模式二：妥協(xié)。與上文中介紹的“模式一”中的行政組織相比，該模式下的行政組織在與環(huán)境的互動中采取了更為主動的應(yīng)對策略，但就其本質(zhì)而言，依然歸屬被動的范疇。在這種模式之下，行政組織改變了原先對制度環(huán)境要求“千依百順”的狀態(tài)，開始為維護自己的權(quán)益而抗爭，旨在建設(shè)一種更為科學、更為合理的組織形式以滿足技術(shù)、制度兩種不同的環(huán)境要求。在林業(yè)系統(tǒng)的案列中，組織主要采取了兩類妥協(xié)方式。

一類是將信息部門與宣傳部門合并 ，一類是將組織中原有的一個部門撤銷 ，將其“更名”為信息部門。這兩種方式都使得行政組織內(nèi)部機構(gòu)的設(shè)置情況基本保持不變，這正體現(xiàn)了組織與環(huán)境的一種妥協(xié)。在保持行政組織內(nèi)部機構(gòu)數(shù)量不變的前提下對其內(nèi)部機構(gòu)進行調(diào)整的方式更符合制度環(huán)境合規(guī)性的要求 ，也更加容易被社會一般規(guī)則所接受。

模式三：挑戰(zhàn)?！澳Ｊ饺毕碌男姓M織有了更高的思想覺悟，對于不合理的制度環(huán)境會提出反對意見，也嘗試著挑戰(zhàn)原有的制度與要求，他們想憑借自身的組織行為影響、甚至改變制度環(huán)境，為組織的未來謀求更好的發(fā)展空間。在這一模式之下，組織會更愿意采取積極主動的應(yīng)對策略，并堅信自己有著改變外部環(huán)境的能力。其中，組織領(lǐng)導(dǎo)者的責任尤為重大。在林業(yè)系統(tǒng)的案例中，一些地區(qū)的組織在其領(lǐng)導(dǎo)者的帶領(lǐng)下突破現(xiàn)有制度規(guī)則對于信息部門設(shè)置的要求和限制，通過各種渠道和途徑為信息部門的設(shè)置和發(fā)展爭取資源，并試圖通過制定與信息化工作相關(guān)的制度和規(guī)定來改變外部制度環(huán)境。

三、對策建議

本文就信息部門設(shè)置提出以下對策建議：

（一）政府主動改善制度環(huán)境，有效推動信息化建設(shè)。政府應(yīng)在國家層面建立起現(xiàn)代化的管理制度以及信息化的頂層管理架構(gòu)，并且對信息部門的職責做進一步的明確和界定。從權(quán)責角度上來看，信息部門屬于政府的職能部門，因而必須切實做好信息化建設(shè)工作，內(nèi)部的工作人員應(yīng)當給予相應(yīng)的公務(wù)員編制。

（二）政府組織應(yīng)當順應(yīng)時代發(fā)展的潮流，根據(jù)不斷變化的制度環(huán)境與技術(shù)環(huán)境，靈活主動地調(diào)整內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)，及時對自身的管理體制與運作機制進行合理轉(zhuǎn)變。能正確認識自己的不足之處，虛心好學，向那些信息化水平高的組織與單位討教優(yōu)秀的經(jīng)驗。在符合當下制度要求的前提之下，使得自身的組織架構(gòu)朝著更為合理、高效的方向發(fā)展，以更好地適應(yīng)不斷變化的外部環(huán)境。

（三）政府工作人員積極提高自身的信息化意識和能力。想要進一步提升信息部門的信息化建設(shè)水平就必須首先提升部門內(nèi)部員工自身的信息化意識以及信息化能力。其中最為核心的內(nèi)容就是進一步增強信息部門領(lǐng)導(dǎo)層面的信息化意識。作為一個部門的領(lǐng)導(dǎo)，身負重大的管理職責，唯有在全面梳理、深入把握整個部門的具體工作內(nèi)容，所要實現(xiàn)的組織目標，應(yīng)當履行的職責義務(wù)的基礎(chǔ)上，才能夠真正落實好部門設(shè)置工作，就我國目前的行政環(huán)境而言，這個方面是至關(guān)重要的。

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