鐵路企業檔案信息化建設探討

文/南寧鐵路局檔案館 郝瑞秀

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鐵路企業檔案信息化建設探討

文/南寧鐵路局檔案館 郝瑞秀

【摘要】鐵路企業必須適應信息化需求，面對當前檔案信息化管理現狀，構建適合鐵路企業檔案管理現代化和信息化的網絡，加強檔案信息化管理制度、標準建設，加強鐵路企業內部檔案部門信息基礎設施建設、應用系統建設、檔案信息資源建設和相關標準的建設。

【關鍵詞】鐵路企業；檔案信息化；建設

當今鐵路企業鐵路建設和信息化建設的高速發展，鐵路企業檔案信息化建設已成為鐵路企業建設的重要組成部分，鐵路企業檔案的信息化建設必須結合鐵路企業各門類檔案活動特點和現狀，建立一套完整的電子文件歸檔及管理制度，并完善鐵路檔案部門和各部門網絡環境及與之相互配套的檔案管理系統，以便各門類檔案的電子文件實施科學的歸檔與管理，才有利于鐵路企業更好地利用和發展。

一、鐵路企業檔案管理信息化普遍存在的現狀

鐵路企業檔案工作隨著企業升級活動的開展，檔案管理水平有了很大的提高，但與現代信息化發展需求還存在很大差距，檔案管理信息化建設沒有長期的規劃，基礎設施建設上硬件配置低級，軟件兼容性差，電子檔案的接收和管理制度建立不夠健全，檔案管理系列標準只是為實體檔案管理而制定，檔案收集、管理重心主要還在實體檔案管理上，《鐵路檔案管理系統》主要是用來管理和查詢檔案的目錄，具體要查閱的內容還是從檔案庫房查找，只有部分門類檔案的部分電子檔案是通過公文處理系統逐一下載。

二、鐵路企業檔案信息化建設

（一）基礎設施建設。基礎設施建設主要指檔案信息網絡系統和檔案數字化設備的建設，即網絡環境和硬件設施建設。檔案信息網絡系統是檔案信息傳輸、交換和資源共享的基礎條件，只有建設先進的檔案信息網絡，才能充分發揮檔案信息化的整體效益。檔案數字化設備是檔案部門應有的硬件設施，陸續配置與鐵路系統相配套的高速度、大容量的微機和服務器，提高檔案信息處理速度，為各門類檔案電子文件的歸檔、管理和利用提供技術支持。

（二）應用系統的建設和服務平臺的構建。《數字檔案館建設指南》檔案管理系統功能要求檔案管理系統的功能應當具備“收集、管理、保存和利用”四項基本功能，以及用戶權限管理、系統日志管理、數據備份與恢復、系統及其數據安全維護等功能。系統的收集功能要求具備接收立檔單位產生的電子文件及其元數據、對傳統載體檔案進行數字化和采集重要信息資源等功能，從源頭上保證數字檔案的真實、完整、可用；系統應提供在線接收和脫機接收，就目前鐵路系統各門類檔案電子文件歸檔比較適合脫機歸檔，紙質版和電子版同時移交，優先推薦只讀光盤和一次只讀光盤，并且異質異地備份保管，光盤存放柜環境應符合國家溫濕度標準要求。

（三）數字檔案資源建設。檔案信息資源建設是檔案信息化建設的基礎和核心，是一項長期的工作。檔案信息資源建設主要包括館藏檔案目錄中心數據庫建設、各種數字化檔案全文及專門數據庫建設、電子文件的收集、傳統載體檔案的數字化轉換和資源整理加工等。檔案館應規定每年接收各門類實體檔案時，同時接收與之相對應的電子文件；在歸檔整理實體檔案時，電子檔案順序、檔案保管期限等應與電子檔案順序、保管期限相一致，這樣既有利于電子檔案的管理和提供利用，也給將來的鑒定工作打好基礎。傳統載體檔案的數字化是一項系統化工程，可以按照特殊載體優先、重要程度優先、共享性強優先等原則分步實施。

（四）檔案信息安全建設。檔案信息安全建設是數字檔案館建設的基礎工作，數字檔案館安全包括數字檔案數據的安全、信息系統及其網絡平臺的安全。主要通過兩條途徑：一是按照信息安全等級保護的要求，采用相應安全保障技術方法，配備必要的軟硬件設施。二是建立健全數字檔案館安全管理制度，并嚴格按照實施。

（五）建立健全檔案信息化各項管理制度，為檔案信息化管理提供組織保障。隨著電子文件產生，檔案的載體形式發生變化，傳統的管理方法逐步向現代化管理方法轉變，我們必須在熟悉電子文件形成部門工作需求和工作流程的基礎上，制定出適合本單位的規章制度，規范電子文件歸檔管理工作，明確各部門、各級人員職責，協調各部門關系，制定出較強可操作性的制度，既要嚴格按照規定、標準規范執行，也要對隨時出現的問題研究探討，不斷完善相關制度。

隨著鐵路建設和信息建設的高速發展，給鐵路企業檔案信息建設帶來了新的挑戰，鐵路企業檔案信息建設一定要適應時代的發展，主要圍繞以上幾方面和2016年全國檔案工作主要任務來進行檔案信息建設，一定要貫徹落實關于“十三五”時期我國檔案事業發展的總體目標：到2020年，初步實現以信息化為核心的檔案管理現代化，建成與全面建成小康社會奮斗目標相適應的、有效服務和支撐國家治理的檔案發展體系。體現《全國檔案事業發展“十三五”規劃綱要》特點之一就是把檔案信息化作為檔案管理現代化的核心內容。