醫院培訓檔案信息化管理的探討

文/連云港市第一人民醫院 邵然

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醫院培訓檔案信息化管理的探討

文/連云港市第一人民醫院 邵然

【摘要】本文在研究醫院檔案管理的基礎上，通過分析加強醫院培訓檔案信息化的意義和目前存在的問題，提出改進的合理化建議，對提升醫院培訓檔案信息化管理工作具有一定的借鑒作用。

【關鍵詞】培訓檔案；醫院培訓檔案；檔案信息化

一、醫院培訓檔案的分類

（一）流程檔案。流程檔案是醫院培訓組織者在開展培訓過程中形成的過程文件，包括醫院培訓規劃、課程評估記錄、講課老師記錄、培訓通知、培訓報名記錄、考勤記錄、培訓評估報告、培訓結果，包括如試卷、成績、證書等相關內容。

（二）授課檔案。授課檔案主要包括以專業類別劃分的培訓課程內容的檔案資料，可以是文字檔案，也可以是圖片、音視頻檔案；還包括老師的備課筆記和教學筆記。

（三）講師檔案。講師檔案主要由醫院人力資源部提供或者授課教師自己提供，包括講課老師的基本信息、研究方向、講課內容、講課風格、培訓計劃，還包括培訓后對學員的評價等。

（四）學員檔案。學員檔案主要包括培訓者的基本情況、對培訓課程接受的情況、對培訓課程的滿意度、培訓后的成績、培訓后的反饋等。

二、醫院培訓檔案信息化的意義

醫院培訓檔案信息化的意義包括以下幾個方面：

（一）保管科學。醫院檔案綜合管理部門利用計算機技術，將醫院培訓檔案電子化，使得信息化后的醫院培訓檔案便于保管，并且保存、管理更加科學、有效。

（二）利用方便。將醫院培訓檔案信息化有利于實現醫院培訓檔案資源及時、有效利用。培訓檔案信息化后，使用便利、查詢高效，檔案利用者不受空間與時間的限制，可最大限度體現檔案的利用價值。

（三）傳播快捷。信息化后的醫院培訓檔案不僅可以滿足現場培訓者回顧培訓內容的需求，還可以將培訓內容通過計算機網絡推送給更多需要此類培訓的人群，滿足他們的培訓需求。

三、醫院培訓檔案信息化的現狀和存在的問題

目前，醫院培訓檔案多采用紙質檔案歸檔模式，即由醫院綜合檔案管理部門搜集每次培訓的具體信息，將培訓分類，按年度立卷歸檔，每年度一個流水號，每一次培訓編制一個歸檔號。如果是圖片、聲音或者影像檔案，則應該刻錄光盤或者制作成電子文件存檔，但是，從實際情況來看，醫院培訓檔案圖片、音視頻檔案缺失嚴重，檔案形式、歸檔模式單一，直接影像了醫院培訓檔案的利用價值，具體存在的問題包括以下幾個方面：

（一）歸檔材料收集缺乏及時性和完整性。要想做好檔案保管工作首先要做好檔案收集工作，檔案收集工作是檔案業務的基礎。如果沒有完整豐富的檔案材料，就無法充分體現檔案的利用價值，無法滿足社會對該類檔案的需求。目前，醫院培訓檔案普通存在檔案材料收集不及時，對檔案的歸檔范圍、保管的期限及整理的標準不明確，沒有將收集到的材料加以整理和編研，大部分就是將收集到的文字材料直接塞進檔案盒，這樣造成檔案資源的不完整、不系統、不統一。

（二）信息化滯后，跟不上檔案資源利用的需求。大部分醫院培訓檔案以紙質檔案為主，將此轉換為電子檔案需要一個過程，常常出現紙質檔案向電子檔案轉換滯后的情況。特別是一些醫學前沿技術的培訓檔案，由于信息化滯后，直接影響了醫護人員的學習、利用。另一方面，音頻、視頻檔案缺乏，也給檔案的利用帶來了一定的困難。

（三）缺乏醫院培訓檔案管理制度。目前，醫院培訓檔案管理沒有建立一套完整、科學、系統的管理制度。這使得在該類檔案的保管上沒有一個統一的工作流程和工作標準。

四、醫院培訓檔案信息化管理的幾點思考

（一）建立完善的醫院培訓檔案管理制度。醫院培訓檔案管理制度可以借鑒醫院已形成的其他比較完善的檔案管理制度。依據這些完善的檔案管理制度，確定符合本單位實際的醫院培訓檔案材料的收集范圍和保管期限，制定醫院培訓檔案鑒定、保管、復印、轉辦、借閱、移交等一系列具體辦法和立卷歸檔制度，并依據制度要求，明確工作人員職責，完整、規范及時完成歸檔工作，避免醫院培訓檔案資料遺失。此外，在醫院培訓檔案管理制度的制定中還應當依據國家《檔案法》規定及衛生部印發的《醫療衛生系統檔案管理辦法》等法規，并參照《歸檔文件整理規則》及《歸檔范圍和保管期限規定》的要求。

（二）采取醫院培訓檔案紙質檔案與數字檔案共同歸檔的模式。數字化檔案是指由辦公自動化形成的電子文件歸檔后形成的電子檔案。數字化檔案多以光盤、硬盤、U盤等新型存儲介質為載體。醫院培訓過程中要做好文字、聲、像資料的收集，將這些資料分類整理儲存，并使用可靠的標識在數字檔案與紙質檔案之間建立關聯，以實現紙質檔案與電子格式檔案資源共同歸檔。這種歸檔模式的優勢在于既有效地保證了醫院培訓檔案歸檔的完整性，提高了檔案的利用效率，又可以減少利用過程中對紙質檔案造成的損傷。

（三）加強醫院培訓檔案的利用與傳播。醫院培訓檔案是一份寶貴的醫學、教學、檔案資源。通過對醫院培訓檔案的收集、編研、管理、利用可以總結出每次培訓過程中的薄弱環節，以便在之后組織的培訓中加以改進，這對于提高醫院教學水平、科研服務具有一定的積極意義。醫院培訓檔案只有傳播出去為更多人所利用才能體現其自身的價值。目前，檔案的利用方式已經不再滿足于在檔案館里查閱，可以通過醫院網站、官方微信平臺等進行查閱和利用。

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