淺析文書檔案管理工作的創新

文/韓城礦務局實業有限公司 魏韓利

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淺析文書檔案管理工作的創新

文/韓城礦務局實業有限公司 魏韓利

【摘要】本文分析了文書檔案管理工作面臨的機遇、挑戰以及應對策略。

【關鍵詞】文書檔案管理；創新；對策

做好文書檔案管理工作，不僅能夠幫助企業領導者制定出該企業的發展規劃，而且還有助于企業領導者及時地發現問題并予以改進。因此，企業領導者必須對文書管理工作引起高度重視。就現如今的實際情況而言，文書檔案管理工作對于企業的發展既是一種機遇，比如有助于企業提升活力、有助于企業檔案管理技術的提升，同時又是一種挑戰，比如文書檔案管理缺乏相應的規章制度、對文書檔案管理工作的重視不夠以及文書檔案管理技術較為落后等。本文對文書檔案管理的機遇以及挑戰進行了分析，并給出了具體對策。

一、文書檔案管理工作面對的機遇

（一）有助于企業活力的提升。在計算機技術飛速發展的今天，出現了計算機電子檔案，可謂是為檔案管理工作提供了便利，檔案管理者能夠在很短的時間內分析企業的發展狀況，來為企業的良好發展提出科學合理的建議。同時，檔案管理也更趨于結構化，檔案管理者可以根據企業領導者提出的問題，有針對性地找出相關檔案，并對其進行分析，來幫助企業領導者更好地做出決策。此外，當企業進行改革時，難免會有一些歷史遺留問題，通過對相關檔案進行分析，會對這些歷史遺留問題的解決有所幫助。這些好處都會有助于企業活力的提升，從而實現企業的良好發展。

（二）有助于企業檔案管理技術的提升。由于傳統手工檔案管理的耗時長、難度大等特點，檔案管理通常只停留在檔案的存儲、管理以及運用等方面。對于計算機電子檔案而言，有了更高的檔案管理要求，檔案管理者不僅要做好文書檔案的存儲、管理以及運用等方面，同時還要更加關注文書檔案是如何生成的，確保其完整性，此外還要注重文書檔案的安全工作，確保文書檔案是安全的。同時，檔案管理者還要提高對資源共享的重視，比如搭建一個檔案管理平臺，讓使用者可以獲取自己所需求的資源。同時，企業領導者要結合本企業的實際情況，對其檔案管理工作進行改進，來不斷提升檔案管理工作的水平。此外，企業在進行改革時，只有堅持企業檔案完整統一這一理念，對企業文書檔案進行合理地移交，才能使企業一些問題真正得到解決。

二、文書檔案管理工作面對的挑戰

（一）文書檔案管理缺乏相應的規章制度。在調查了一部分企業后，發現其在制度創新方面存在一個共性問題：文書檔案管理工作缺乏相應的規章制度。一旦文書檔案工作沒有相應的規章制度，其工作者就會很容易降低要求，思想上產生懈怠，那么就會導致其檔案管理工作出現一些錯誤，因而在企業進行決策時，從錯誤的文書檔案中分析出來的參考意見，自然不會對企業的發展有利。同時，檔案管理沒有相應的規章制度，會導致檔案管理出現“一把手說了算”的情況，有可能讓文書檔案缺乏真實性，從而會出現腐敗的現象。

（二）對文書檔案管理工作的重視程度不高。就目前的實際情況而言，能夠發現大部分企業對文書檔案管理工作的重視程度不高，導致檔案管理工作發揮得效用不高。有些企業在進行文書檔案管理時，采取的是幾十年一貫的制度，文書檔案很少進行更新。同時，還有些企業領導者沒有認識到文書檔案管理工作的真正效用，對于文書檔案保持一種“重視管理，輕視使用”的態度，檔案管理者比較關注檔案管理的收集以及存儲工作，而輕視文書檔案的使用工作。

（三）文書檔案管理技術較為落后。文書檔案管理技術較為落后，也大大降低了檔案管理工作的效用。大多數企業在開展文書檔案管理工作時，首先是由微機來接收和保存電子信息，然后在單機情況下來對需求信息進行檢索。這種情況下，文書檔案其實已經從檔案管理中脫離出來了，充其量只能算一個文本信息。文書檔案的獲取不能脫離其實際工作，而是要扎根于實際工作，只有這樣，文書檔案才能被多次利用，從而發揮其真正的效用。

三、文書檔案管理工作的具體對策

（一）要不斷完善檔案管理的規章制度。檔案管理工作只有建立相應的規章制度，才能不斷提升企業檔案管理的工作水平。因此，在企業文書檔案管理工作中，領導者必須要不斷完善檔案管理的規章制度，首先要對原有的檔案管理制度進行科學分析，優秀的東西要繼承，落后的東西要舍棄。其次要加強檔案管理體系建設，將檔案管理的責任進行合理分工，確保責任落實到檔案管理的每一個責任者。最后要建立檔案管理修訂制度，要在實際工作中對其進行檢驗，來保障規章制度的科學性。

（二）要不斷提升檔案管理者的素質。在文書檔案管理工作中，領導者要不斷提升檔案管理者的素質，首先要做好檔案管理人員的招聘工作，人員招聘必須要嚴格把關。其次要定期開展檔案管理交流大會，通過與其他檔案人員的交流，來幫助檔案工作者更好地完善自己。最后要建立獎懲機制，對檔案管理作出貢獻的要予以獎勵，來不斷提高檔案管理者的工作積極性。

（三）對企業的檔案管理工作改革。隨著企業需求的變化，自然也要對其檔案管理工作進行改革，只有這樣，才能發揮其真正的效用。在企業開展檔案管理工作中，首先要關注企業組織隊伍的變化，確保其領導作用能夠得以發揮。其次要有創新意識，比如檔案的收集可以從單單關注事后這一方面變為關注事情發生前、事情發生的過程以及事情發生后等方面，會讓文書檔案更加科學。最后要在符合規定的情況下讓檔案管理更加開放，讓需求者真真實實地感受到檔案管理的好處。

四、小結

綜上所述，文書檔案管理對于企業發展來說，既是一種機遇，又是一種挑戰。因此，企業必須要高度重視文書檔案管理工作，首先要不斷完善檔案管理的規章制度，其次要不斷提升檔案管理者的素質，最后要對企業的檔案管理工作進行改革，從而讓企業在激勵的競爭中取得優勢。