淺談辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理

文/漣源市中醫(yī)醫(yī)院 梁明

淺談辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理

文/漣源市中醫(yī)醫(yī)院 梁明

就當(dāng)前的現(xiàn)狀來(lái)看，辦公室文書檔案管理工作在實(shí)施的過(guò)程中仍然存在著某些不可忽視的問(wèn)題，因而在此背景下，檔案管理人員在實(shí)際工作開(kāi)展過(guò)程中應(yīng)提高對(duì)此問(wèn)題的重視程度，且應(yīng)從加強(qiáng)文書檔案管理宣傳的途徑入手來(lái)應(yīng)對(duì)辦公室文書檔案管理工作中凸顯的問(wèn)題，達(dá)到最佳的文書檔案管理狀態(tài)。本文從辦公室文書檔案收集與歸納工作實(shí)施的重要性分析入手，并詳細(xì)闡述實(shí)施文書管理工作的措施，旨在推動(dòng)文書檔案管理手段的進(jìn)一步創(chuàng)新。

辦公室；文書檔案；歸納

辦公室文書檔案管理工作在社會(huì)發(fā)展過(guò)程中占據(jù)至關(guān)重要的位置，因而檔案管理人員在實(shí)際工作開(kāi)展過(guò)程中應(yīng)提高對(duì)其的重視程度，且應(yīng)采取相應(yīng)措施不斷提高檔案管理工作質(zhì)量，并提升整體工作效率，達(dá)到最佳的文書檔案管理狀態(tài)。以下就是對(duì)辦公室文書檔案收集與歸檔工作的詳細(xì)闡述，望其能為當(dāng)前辦公室管理工作的有序開(kāi)展提供有利的文字參考，并帶動(dòng)其不斷提升自身管理水平，滿足管理工作實(shí)施條件。

一、辦公室文書檔案收集與歸檔工作實(shí)施的重要性

就當(dāng)前的現(xiàn)狀來(lái)看，辦公室文書檔案收集與歸檔工作實(shí)施的重要性主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：第一，由于文書檔案收集與歸檔在機(jī)關(guān)單位管理工作中占據(jù)主要地位，在此基礎(chǔ)上，加強(qiáng)穩(wěn)固檔案收集與歸檔管理環(huán)節(jié)的展開(kāi)有助于機(jī)關(guān)單位管理工作效率的提升，因而在此基礎(chǔ)上應(yīng)注重提高對(duì)此問(wèn)題的重視程度；第二，文書檔案收集與歸檔工作的實(shí)施可實(shí)現(xiàn)對(duì)各單位發(fā)展歷程的記載。例如，某單位在實(shí)踐經(jīng)營(yíng)活動(dòng)開(kāi)展的過(guò)程中產(chǎn)生了大量的文件材料，其以文書檔案收集與歸檔的方式實(shí)現(xiàn)了對(duì)材料的規(guī)范化整合，最終便于單位在考核評(píng)定工作開(kāi)展的過(guò)程中可及時(shí)查閱相關(guān)的資料信息，達(dá)到合理化考核評(píng)定狀態(tài)；第三，辦公室文書檔案收集與歸檔工作實(shí)施的重要性亦體現(xiàn)在可便于決策者掌控到單位實(shí)際經(jīng)營(yíng)狀況，為此，應(yīng)強(qiáng)化對(duì)其的有效落實(shí)。

二、辦公室文書檔案收集與歸檔工作中存在的問(wèn)題

（一）材料收集不全面。辦公室文書檔案收集與歸檔工作在實(shí)施的過(guò)程中逐漸凸顯了材料收集不全面的問(wèn)題，即部分檔案與資料在收集與歸檔的過(guò)程中呈現(xiàn)出不經(jīng)檔案人員記錄的現(xiàn)象，從而導(dǎo)致其檔案收集水平凸顯出較低的發(fā)展?fàn)顟B(tài)。為此，應(yīng)提高對(duì)此問(wèn)題的重視程度，且就此達(dá)成良好的檔案收集與歸檔的管理目標(biāo)。此外，文件材料遺留到其他部門現(xiàn)象的顯現(xiàn)也是造成材料收集不全面問(wèn)題發(fā)生的主要原因之一，因而檔案管理人員在實(shí)踐管理工作開(kāi)展過(guò)程中必須強(qiáng)調(diào)材料收集的完整性，達(dá)到最佳的文書檔案材料收集狀態(tài)。另外，由于部分兼職型的檔案管理人員在文書檔案收集與歸檔的過(guò)程中不愿意投入過(guò)多的精力于工作中，最終致使此行為的發(fā)生影響到了材料收集的完整。

（二）檔案管理人員綜合素質(zhì)不高。檔案管理人員綜合素質(zhì)不高的問(wèn)題也在辦公室文書檔案收集與歸檔管理工作實(shí)施中逐漸凸顯出來(lái)，即其首先表現(xiàn)在部分檔案管理人員在實(shí)際工作開(kāi)展過(guò)程中基于管理意識(shí)匱乏的基礎(chǔ)上更為注重對(duì)紅頭文件的管理，繼而由此影響到了文件材料歸檔整體質(zhì)量，因而在檔案管理工作實(shí)施的過(guò)程中應(yīng)給予此問(wèn)題高度的重視。其次，檔案管理人員工作責(zé)任心的匱乏也是影響檔案管理質(zhì)量的主要因素之一，即部分檔案管理人員缺乏專業(yè)化的檔案管理技術(shù)，同時(shí)，其在收集與歸檔辦公室文書檔案的過(guò)程中未采取相應(yīng)措施查證材料的真實(shí)性，最終影響到了收集材料的真?zhèn)巍榇耍髾C(jī)關(guān)部門在實(shí)施管理工作的過(guò)程中應(yīng)對(duì)其展開(kāi)行之有效的處理，由此提升辦公室文檔材料整體管理水平，達(dá)到最佳的辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理狀態(tài)。

（三）材料的收集力度不足。就當(dāng)前的現(xiàn)狀來(lái)看，辦公室文書檔案收集與歸檔工作開(kāi)展過(guò)程中仍然存在著材料收集力度不足的問(wèn)題，影響到了材料整體收集質(zhì)量。即在檔案管理人員意識(shí)不足因素的影響下，文書檔案管理工作的實(shí)施呈現(xiàn)出檔案管理流程不規(guī)范的問(wèn)題，例如，部分檔案管理人員在實(shí)際工作開(kāi)展過(guò)程中存在著文件資料隨意擺放的現(xiàn)象。為此，機(jī)關(guān)部門在實(shí)施管理工作的過(guò)程中應(yīng)注重展開(kāi)全程監(jiān)督行為，繼而將檔案管理人員歸檔模式控制在標(biāo)準(zhǔn)范圍內(nèi)，達(dá)到最佳的文書檔案收集與歸檔狀態(tài)。另外，文件資料不完整、缺乏連續(xù)性、缺單位落款公章也是材料收集過(guò)程中凸顯出的主要問(wèn)題，且其在一定程度上影響到了文件應(yīng)用的可靠性，因而應(yīng)提高對(duì)其的重視程度。

三、實(shí)施辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理的措施

（一）構(gòu)建文書檔案管理體系。在辦公室文書檔案收集與歸檔工作開(kāi)展過(guò)程中應(yīng)注重強(qiáng)調(diào)對(duì)文書檔案管理體系的構(gòu)建，并在體系內(nèi)容制定過(guò)程中針對(duì)歸檔模式不規(guī)范的問(wèn)題設(shè)定相應(yīng)的管理原則，且要求檔案管理人員在實(shí)際工作開(kāi)展過(guò)程中嚴(yán)格按照管理原則來(lái)執(zhí)行，達(dá)到最佳的文書檔案管理狀態(tài)。此外，在文書檔案管理體系構(gòu)建過(guò)程中基于各部門職能的基礎(chǔ)上明晰其歸檔范圍也是至關(guān)重要的，因而應(yīng)強(qiáng)化對(duì)其的有效落實(shí)。另外，將各部門月季考核制度納入到管理體系范圍內(nèi)亦有助于提升檔案管理人員整體工作效率，并引導(dǎo)其在實(shí)際工作開(kāi)展過(guò)程中不斷規(guī)范自身打印行為及打印格式等，達(dá)到高水平文書檔案管理目標(biāo)。

（二）加強(qiáng)檔案管理人員素質(zhì)培訓(xùn)。基于文書檔案管理體系構(gòu)建的基礎(chǔ)上，加強(qiáng)檔案管理人員綜合素質(zhì)的培訓(xùn)也是非常必要的，對(duì)于此，首先要求機(jī)關(guān)單位領(lǐng)導(dǎo)在實(shí)施管理工作的過(guò)程中應(yīng)定期安排檔案管理人員參加專業(yè)化的培訓(xùn)項(xiàng)目，繼而促使其在培訓(xùn)過(guò)程中能強(qiáng)化自身責(zé)任心及使命感，且將其合理地融入文書檔案管理中，提升整體工作效率。其次，由于辦公室文書檔案收集與歸檔工作實(shí)施的過(guò)程中強(qiáng)調(diào)了對(duì)兼職人員的引進(jìn)，因而在此基礎(chǔ)上，機(jī)關(guān)單位在實(shí)施管理工作的過(guò)程中應(yīng)積極開(kāi)展兼職檔案員培訓(xùn)行為，最終由此提升其專業(yè)化水平，并避免返工情況的發(fā)生。再次，基于培訓(xùn)活動(dòng)開(kāi)展的基礎(chǔ)上，利用會(huì)議的形式明晰歸檔范圍、歸檔質(zhì)量等信息也是非常必要的，因而應(yīng)提高對(duì)其的重視程度。

（三）做好檔案宣傳工作。辦公室文書檔案收集與歸檔工作開(kāi)展過(guò)程中做好相應(yīng)的檔案宣傳活動(dòng)是非常必要的，對(duì)此，應(yīng)從以下幾個(gè)方面入手：第一，機(jī)關(guān)單位等領(lǐng)域在實(shí)施管理工作的過(guò)程中應(yīng)注重以簡(jiǎn)報(bào)編制及檔案編研等形式來(lái)擴(kuò)大檔案工作的宣傳力度，并引導(dǎo)檔案管理人員在實(shí)際工作開(kāi)展過(guò)程中可提升自身文書檔案管理意識(shí)，最終更為積極地投入到工作崗位中，且達(dá)成文書檔案宣傳目標(biāo)。第二，為了擴(kuò)大文書檔案宣傳范圍，要求領(lǐng)導(dǎo)基層應(yīng)注重通過(guò)對(duì)多媒體技術(shù)的應(yīng)用來(lái)提升宣傳力度，且由此規(guī)范檔案管理人員管理手段，即引導(dǎo)其定期核查檔案室?guī)觳貎?nèi)容等，繼而由此避免文書檔案收集與歸檔中材料不真實(shí)問(wèn)題的凸顯，提升文書檔案的整體利用率。第三，在檔案宣傳工作開(kāi)展過(guò)程中強(qiáng)調(diào)對(duì)文書檔案作用的宣傳也是非常必要的，因而應(yīng)提高對(duì)其的重視程度。從以上的分析中即可看出，文書檔案宣傳工作的開(kāi)展有助于傳統(tǒng)管理模式中問(wèn)題的解決，因而應(yīng)強(qiáng)化對(duì)其的落實(shí)，形成高水平文書檔案管理目標(biāo)。

綜上可知，在傳統(tǒng)辦公室文書檔案收集與歸檔工作實(shí)施過(guò)程中仍然存在著檔案管理人員對(duì)其重視度不高且材料收集力度不足的問(wèn)題影響到了材料的整體利用率，因而在此背景下，為了達(dá)到良好的文書檔案管理狀態(tài)，要求當(dāng)前機(jī)關(guān)部門在實(shí)施管理工作的過(guò)程中應(yīng)從做好檔案宣傳工作、構(gòu)建文書檔案管理體系、加強(qiáng)檔案管理人員素質(zhì)培訓(xùn)等途徑入手，來(lái)應(yīng)對(duì)辦公室文書檔案管理中凸顯出的問(wèn)題，達(dá)到最佳的文書檔案管理狀態(tài)。

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