淺談中職學校檔案管理工作的改進

文/衡水科技工程學校 李霄

淺談中職學校檔案管理工作的改進

文/衡水科技工程學校 李霄

關于檔案，無論是職高、中專，還是普通高等學校，是其用于記錄學校歷史沿革以及教學資料的關鍵，為學校的發(fā)展以及對未來的計劃提供根據(jù)，是學校教學以及科研的一項重點。本文就目前中職學校檔案管理工作中的問題進行分析，并提出對應改進措施和建議。

中職學校；檔案管理

在當前的學校檔案管理中，遇到種種的障礙，使其發(fā)展緩慢。學校檔案記錄著各種重要的信息，對學校的事務處理以及未來的發(fā)展具有重要作用。關于檔案的管理工作一定要跟上社會發(fā)展的需求，不斷地創(chuàng)新工作，這是當下學校檔案管理工作正面臨的情況。

一、中職學校檔案管理工作的現(xiàn)狀

（一）意識上重視程度不夠。檔案管理工作是學校教學工作以及未來發(fā)展的重要環(huán)節(jié)，但是在實際工作中，學校的相關負責部門并沒有對此引起足夠的重視，盡管一直在強調(diào)檔案管理工作是重中之重，但是在工作落實上不夠徹底，沒有像抓其他重點工作那樣，有板有眼，有始有終。該項工作的負責部門對檔案的管理工作沒有進行到位的監(jiān)督以及指導，工作流于形式。另外，部分中職學校把檔案管理工作放在教學的后邊，在平常只是關注教學，只有在領導進行檢查的時候才走走形式；更有甚者，對檔案管理工作內(nèi)容只是進行一些指導文件的套用，并沒有結(jié)合學校自身的實際情況，從而導致學校中的檔案實際意義不大，管理工作陷于混亂。

（二）檔案的管理設備以及方法落后。在科學技術(shù)飛速發(fā)展的今天，學校的發(fā)展需要與時俱進，檔案管理工作同樣如此，檔案管理需要進行信息化以及電子化。對檔案的管理設備進行更新是當前的必要選擇。然而，目前很多中職學校設備落后，硬件水平根本不達標，相關軟件配備也很低，只具備檔案信息的檢索以及保存等簡單功能，對檔案信息進行高級的統(tǒng)計以及分析都無法完成。另外，部分中職學校對檔案的管理方法也比較落后，缺少必要的監(jiān)督機制，導致檔案的管理工作發(fā)生混亂。

（三）檔案資源的使用效益不高。檔案是記錄學校教學以及其他日常工作的重要信息，完整、有效的檔案信息以及材料能夠?qū)W校的教學進行很好的改善，能夠?qū)W校未來的規(guī)劃起到至關重要的作用。另外，中職學校就是為社會提供技能型的人才，學生的就業(yè)率是學校賴以生存以及發(fā)展的關鍵，檔案管理工作做得好，可以給學校帶來很好的口碑，對學校的招生工作也有很大的好處。但是實際情況是檔案的可利用效益非常低，只注重形式，不關注其使用效益是現(xiàn)在檔案管理中的一大問題。這樣使檔案資源沒法很好地發(fā)揮其作用，對學校的教學以及未來的發(fā)展都有影響，造成某種程度的資源浪費。

二、中職學校檔案管理工作的改進

（一）提高信息化、電子化管理水平。伴隨現(xiàn)代科技的發(fā)展，檔案管理工作的方式也應與時俱進，以滿足實際的需求。因為學校中檔案信息資源的存量以及工作量的不斷提高，信息化管理可以極大地提高檔案管理的效率以及質(zhì)量。學校內(nèi)部更要根據(jù)自身的實際情況，結(jié)合電子化以及信息化對檔案資源進行很好的整理。檔案資源進行電子化就是所有的資料以及信息進行數(shù)字化，以電子化的平臺或者是數(shù)據(jù)庫的形式進行儲存。學校檔案管理信息化是當下中職學校的發(fā)展趨勢，要想提高檔案管理工作的質(zhì)量，不單單需要匹配現(xiàn)代科技，更需要的是其管理人員的技能以及意識。所以，學校要配備現(xiàn)代化的電子設備，來加強檔案資源的記錄以及整理工作，還要培訓一批高素質(zhì)的管理人員。進行檔案管理不單單是要管理到位，還要能夠發(fā)揮其關鍵的作用，保證信息的真實可靠，保證學校的各種新動態(tài)可以及時有效地宣傳。

（二）加大重視程度，完善監(jiān)督管理機制。要想提高檔案管理工作的質(zhì)量，首先要提高學校對檔案管理工作的重視。目前很多的社交平臺提高了信息的流通速度，學校檔案管理的相關負責部門可以利用這些來宣傳其重要性，提高師生等對該項工作的認識。另外，學校方面還要加強內(nèi)部對檔案管理工作的監(jiān)督，完善該監(jiān)督的體制制度，加大該項管理工作的資金投入，結(jié)合好自身的實際情況，逐一解決檔案管理工作的所有難題。學校也要動員所有師生參與到檔案管理工作中去，把有重要價值的信息都完整地保存歸納，形成一個很好的管理氛圍。

（三）增加檔案的信息量，做好需求分析。對于檔案的管理工作，學校要做到以人為本，對檔案中的信息進行分析分類，把性質(zhì)不同，具有不同價值的資料進行分類，這樣更加方便以后的管理以及使用。另外，及時地把一些沒用的信息進行清除，這樣就可以減輕以后管理工作的工作量。拓寬檔案管理工作的信息來源，就要主動、積極地進行收集，把檔案資源的管理工作規(guī)范化。另外，學校相關部門還要做好檔案資料的分析研究工作，根據(jù)學校自身的教學以及日常情況，對檔案中的信息進行歸納分類，為學校未來的發(fā)展做好規(guī)劃，提高檔案管理的質(zhì)量以及效率。

三、結(jié)束語

對于中職學校，其主要責任就是為社會提供專業(yè)性的技術(shù)人才，造福于社會。因此中職學校的檔案資料管理工作應該以此為主題，所有的管理工作都要以此為出發(fā)點，盡力實現(xiàn)這一點。在日常的工作中，相關負責部門應該注意檔案的收集以及整理分類等等，積極采用現(xiàn)代化的電子科技進行管理，提高其管理的質(zhì)量，使其可以發(fā)揮更大的作用。

［1］高繼蓮.淺析新時期中職學校檔案管理［J］.檔案天地，2012（04）.

［2］張義勇.如何加強職業(yè)院校學生檔案管理工作［J］.黑龍江檔案，2014（04）.

［3］范群英.學校檔案管理存在問題及優(yōu)化措施［J］.科技創(chuàng)新導報，2012（15）.