借助互聯網思維提升辦公室工作水平

文/新疆生產建設兵團農業廣播電視學校 穆婕

借助互聯網思維提升辦公室工作水平

文/新疆生產建設兵團農業廣播電視學校 穆婕

在信息技術不斷進步的當今，互聯網給人們生活帶來的改變不僅體現在生活模式上，還體現在辦公方面。作為一種信息時代的創新思維，互聯網思維目前已經開始應用于各個領域。在此種情況下，越來越多的人倡導將其引入辦公室工作中，以提升工作水平。本文結合辦公室工作特點，對借助互聯網思維提升辦公室工作水平的思路作了分析。

互聯網思維；辦公室工作；思路

作為組織體系的重要機構，辦公室發揮著不可替代的作用，肩負著統籌協調、“上傳下達”的責任，對組織體系運轉效率有著極大的影響。與其他機構相比，辦公室職能稍顯特殊，工作水平與人員思維關聯密切。所以，新形勢下，辦公室工作也應積極轉變思路，積極引入以互聯網思維為代表的創新思維，以不斷提高工作水平。

一、借助互聯網思維提升辦公室工作水平

（一）新形勢下辦公室工作的特點。新形勢下，學校辦公室工作的特點主要表現為：首先，服務性。辦公室工作的服務性分為兩個方面，一方面是服務領導，這一點是其職能決定的。作為學校機構的重要組成部分，辦公室職能包括傳達領導要求、落實任務、調研、參謀等，從這個角度來講，辦公室工作具有較為明顯的“為領導服務”的特征。另一方面是服務大眾，這一點是由辦公室工作內容決定的。在一個組織體系中，辦公室相當于內外聯系的窗口，工作內容包括活動接待以及溝通協調等，基于這個角度而言，辦公室在服務領導的同時也帶有服務大眾的特征。其次，瑣碎性。與別的機構相比，辦公室負責的各項事務更加瑣碎，同時也更加復雜。辦公室工作人員的職責范圍包括電話通知、接待訪客以及會議預約等，盡管工作難度并不算太大，但由于內容較為瑣碎，要想在保證質量的同時兼顧效率，對于工作人員來講依舊有著一定的挑戰性。最后，不規律性。由于職責范圍廣，辦公室工作的不規律性十分顯著。比如，在領導沒有指派任務且無訪客的情況下，辦公室工作就會非常清閑，反之則會陷入忙碌。這種工作方式與辦公室的職能相適應，也是辦公室工作最突出的特點之一。

（二）引入互聯網思維的基本思路。1.意識維度。互聯網思維的產生是信息技術發展的結果，其在各個領域的應用屬于時代進步過程中的必然現象。在辦公室工作中，互聯網思維的應用價值并不僅僅體現在提升效率及成本控制方面，還表現在工作人員的工作理念及服務意識上。作為連通內外的重要窗口，辦公室給人留下的印象與工作質量、人員形象均有關聯。如果辦公室人員精神風貌不佳、素養不高，很容易使人對辦公室甚至是對其所在的組織體系印象不佳。所以，新形勢下的辦公室工作不能只關注工作質量，還需重視形象建設、提高工作人員的綜合素養，強化其效率意識和服務意識。互聯網思維倡導的“用戶為主”思想與此恰好吻合，將其引入辦公室工作中，對于工作人員服務意識的增強具有重要意義。2.空間維度。基于空間維度而言，辦公室工作中引入互聯網思維的積極作用主要體現在：此舉可以通過構建先進平臺推動辦公現代化。一般思路為：第一，構建自動化平臺。借助現代技術建設自動化平臺，可利用其自動處理功能，達到降低辦公成本的目的。第二，構建系統化平臺。對于這個平臺，應保證其具有與辦公室工作內容相適應的基礎功能。舉例來講，考慮到辦公室工作中需要進行信息處理，系統化平臺構建時可考慮引入大數據處理技術，以達到“信息去噪”的目的，提升工作人員提取有效信息的效率。第三，構建互動平臺。該平臺一方面能夠為部門溝通提供便利，有助于指令的下達與要求的執行，另一方面也有助于有效監督與反饋的實現，可為辦公室職能的充分發揮奠定基礎。3.時間維度。基于時間維度來講，引入互聯網思維對辦公室工作的影響主要體現在工作效率方面。具體思路為：首先，借助互聯網思維優化信息溝通機制，增強其互動性。時效性是信息的基本特征，對信息價值有著極大影響。在辦公室工作中，盡管上傳下達被歸于基本任務的范疇，但在特殊條件下，其對大局的影響則是十分驚人的。在引入互聯網思維的前提下，信息溝通渠道的連接會更加緊密，信息傳播也將因此更為順暢，時間差的負面影響可得到有效控制。其次，加緊建設數字化及網絡化，推動工作效率的不斷提升。其中，數字化主要是針對各種資源而言，數字化建設的意義主要表現在提高決策科學性、資源配置合理性等方面。而網絡化則主要是基于資源共享的考慮，有助于相關資料的有效利用。同時，加緊建設網絡化也有助于傳輸成本控制，可帶動工作水平的不斷提升。最后，引入互聯網思維對監管機制進行完善。統籌管理屬于辦公室的重要職能，而相應的互聯網技術則可以為動態監管提供實現條件，有助于監管機制的健全。此舉的重要意義體現在：既能夠控制人為干擾，減少影響工作的不利因素，又可以為有效進行績效考核奠定基礎，對辦公室工作效果的改善可產生一定的間接促進作用。

三、結語

互聯網思維與傳統工作思維有著很大的區別，其倡導的是以操作平臺取代管道式模式，并以信息技術為支撐對工作流程進行簡化，進而構建更為先進的平臺，最終提高工作的規范性和效率。在辦公室工作中引入互聯網思維，除了能夠提高瑣碎事務的處理效率和工作的條理性之外，還可以利用虛擬數據庫的優勢降低工作成本、改善工作質量。所以，積極引入互聯網思維，可謂是新形勢下提高辦公室工作水平、優化工作模式的必要之舉。

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