應用型高校二級學院辦公室工作創新的思考

文/吉林農業科技學院 楊闖 王俊玲

應用型高校二級學院辦公室工作創新的思考

文/吉林農業科技學院 楊闖 王俊玲

】隨著教育部關于地方本科院校轉型發展的指導意見的具體實施，以應用型人才培養為主要任務的高校綜合改革對二級學院辦公室的工作提出了更高的要求。作為二級學院的管理樞紐，辦公室應針對性地優化管理體制，創造性地開展工作，以適應地方本科高校發展的新需要。

應用型；辦公室；創新

高校二級學院辦公室是一個學院的職能部門和中央樞紐，是上傳下達、協調反饋的橋梁，承擔著綜合協調領導、全面服務師生等職能，代表著一個學院的發展方向。在教育部關于地方本科院校轉型發展指導意見的具體實施后，高校的發展迎來了良好的發展機遇。辦公室在二級學院領導班子的直接帶領下，在應用技術型高校轉型發展時期必須率先轉變思想觀念，創新工作方法，完善管理模式，帶領廣大師生實現整體轉型。

一、應用型本科院校二級學院辦公室的主要崗位職責

負責辦公室日常事務的處理；負責安排會議，做好各種行政會議的會前準備和會議記錄；負責管理上級下發的各類文件，做好文件的簽收、登記、傳閱以及整理歸檔工作；負責教職工的考勤匯總上報工作；負責院行政公章的保管和使用；負責院財務專管員和信息員工作；組織落實好學校相關處室及院領導交辦的各項工作；學習和熟悉學校教學科研管理規章制度、條例，具備相關業務知識，樹立為師生排憂解難的意識，不斷提高服務意識和服務質量。

二、二級學院辦公室工作中的現狀和產生原因

(一)事情繁瑣，工作壓力大，偶然性多。“事多、人少”是二級學院辦公室目前普遍存在的現象。教學工作方面，包括每學期的教學課表編排、教務系統錄入、教學輔助檢查、期末考試排考、數據狀態上報等；科研工作方面，包括各級項目申報、中期檢查、項目驗收等；還有各類公務接待、安排會務、檔案整理、考勤匯總也要及時處理，使辦公室人員工作壓力增大。此外，還要承擔領導臨時布置的其他任務，可能時間緊迫，要加班完成，在時間上難以自主把握。

(二)綜合素質要求高，人員流動性大。鑒于辦公室的工作帶有多樣性、隨機性、不間斷等特性，因此要求工作人員具有較高的思想覺悟和隨機應變能力，善于發現、分析、解決問題，做到“會辦事，辦好事”。而且還要配合領導制定學院發展規劃等，要求工作人員要具有一定的文字寫作能力。但由于個人的知識結構各不相同，只能依靠長期工作經驗的積累，不斷提高綜合素質和業務能力。然而辦公室工作人員多為兼職教師，工作一兩年后就回歸教師崗位，人員流動性比較大，不利于辦公室隊伍的長期建設。

(三)統籌規劃少，團隊協作不夠。以筆者所在的學院為例，辦公室人員由辦公室主任、教學秘書、科研秘書三個人組成，所有成員齊心協力，各自分工，相互搭配，共同服務師生。但在工作中有時缺少團隊協作能力，教學管理事務相對科研方面較多，此時科研秘書應多輔助教學秘書開展工作，辦公室主任應統籌規劃，將任務盡量均等分配。如果各自為政，相互觀望，就會形成“三個和尚沒水喝”的局面，阻礙學院工作正常運轉。同時辦公室主任也要做好秘書之間的思想工作，合理統籌，科學規劃，加強辦公室與其他部門的配合度。

三、二級學院辦公室工作創新的方法

(一)轉變思想觀念，堅持育人為本。辦公室工作要將社會主義核心價值觀作為行動綱領，堅持育人為本，促進學校改革、發展和穩定，以全心全意為師生服務為宗旨，正確處理周圍人際關系，轉變思想觀念，主動學習前沿知識，拓寬視野，挖掘潛力，提高自身的業務能力和專業素質，充分調動大家的積極性，確保辦公室工作呈現良好發展態勢。

(二)提高業務能力，強化內涵發展。辦公室人員要牢固樹立終身學習理念，主動學習各種先進的計算機軟件進行辦公，多走信息化、自動化辦公道路。通過深造學習提升學歷學位，通過訪學進修加強業務學習。另外，要培養業余愛好修身養性，常做有氧運動釋放壓力。要重視綜合技能和協調處理能力培養和提升，為二級學院各項工作的順利開展創造優質的外部環境。

(三)充分利用媒介，做好工作規劃。辦公室人員應利用微信、QQ群、飛信等媒介，完善現代化管理辦公系統，將日常的工作細化和整理，找出其中的規律；充分做好工作前準備，做到未雨綢繆，提前打算。在工作中夯實責任，準確把握學院發展前沿，遇到問題解決問題，做到“一碗水端平”，公平公正地對待人和事。

(四)提升服務質量，做好輔助決策。以人為本是二級學院辦公室管理人員應遵循的服務理念，服務師生、服務學院的發展是日常工作永恒的話題。要以學院發展實際為根本，牢固樹立大局意識，在努力做好本職工作的同時創造性地開展工作，注重工作方式和工作方法的揣摩，為師生服好務，還需要良好的工作心態和健康的身體素質。另外辦公室管理人員要與師生經常性開展談心活動，準確掌握師生的“疑難雜癥”，把握師生的思想訴求，及時發現問題、解決問題，為學院領導決策提供參考。

(五)強化制度建設，注重考核方式。學院領導要以學校政策為導向，注重獎罰分明，充分提高辦公室人員工作積極性，避免“干多干少一個樣，干與不干一個樣”。同時應加強對管理人員的業務指導和學習培訓，鼓勵他們通過深造提高學歷學位，通過訪學提升交流溝通。考核過程要采取定性與定量相結合，目標與過程相結合的考核方式，重點考核履行崗位職責情況和工作業績，考核結果與其職務聘任、晉級等掛鉤，保證辦公室隊伍相對穩定、專業化水平不斷提高，為學校轉型發展作出貢獻。

[1]李瑩．淺析高校辦公室管理中的現代管理理念應用與思考[J]中國校外教育，2013(3).

[2]詹開卷．對新建本科院校二級學院辦公室工作的若干思考[J]．湖北科技學院學報，2015，35(8)．

吉林省教育科學“十二五”規劃課題（批準號：GH150413）吉林農業科技學院教改課題（編號：JGYB201604）