民生需求視角下檔案信息資源公眾服務(wù)路徑研究

文/唐山師范學(xué)院 韓雅倩

民生需求視角下檔案信息資源公眾服務(wù)路徑研究

文/唐山師范學(xué)院 韓雅倩

在民生需求的視角下，我國檔案信息資源的公眾服務(wù)工作持續(xù)得到發(fā)展和改善，尤其是近年來，在服務(wù)民生方面不斷得到加強(qiáng)和深化。清除阻礙檔案事業(yè)科學(xué)發(fā)展的種種機(jī)制、體制弊端，建立科學(xué)有效的檔案管理制度，是我國檔案部門面臨的重要任務(wù)。

檔案；信息；服務(wù)；管理

檔案信息資源公眾服務(wù)要以“關(guān)注民生、改善民生”理念為指導(dǎo)，從民生需求視角出發(fā)開展民生檔案服務(wù)工作，是推動新時(shí)期檔案工作發(fā)展的新理念和新目標(biāo)，是各級檔案管理部門的一項(xiàng)重要職責(zé)。近年來，各級檔案部門積極以民生檔案需求為出發(fā)點(diǎn)，大力推動檔案工作為人民群眾服務(wù)，取得了良好的社會效益。

一、檔案信息資源公眾服務(wù)存在的問題

檔案信息資源公眾服務(wù)的水平高低對方便人們的工作和生活有著重要的作用。檔案信息資源公眾服務(wù)也是滿足民生需求的一項(xiàng)重要工作。這個(gè)工作做好了才能真正地保障民生、改善民生。檔案管理實(shí)現(xiàn)全程化、規(guī)范化以及現(xiàn)代化，并且工作水平在繼續(xù)增長，科學(xué)技術(shù)也在不斷運(yùn)用到檔案管理部門管理中來，再加上檔案管理部門所具有的社會服務(wù)朝著多元化與多樣化發(fā)展，開放的檔案管理部門將會為民生服務(wù)工作帶來更多的便利。

（一）檔案整理不規(guī)范。檔案管理部門要按照全宗進(jìn)行管理，但是具體狀況卻是部分檔案管理部門使用全宗管理時(shí)不夠精確，內(nèi)容雜亂無章，案卷名字也無法精確展示這個(gè)案卷的詳細(xì)內(nèi)容，部分檔案還缺乏目錄；全宗卷要素缺少，案卷目錄標(biāo)號比較雜亂等等，個(gè)別檔案還具有一些遺漏、編寫錯(cuò)誤等情況；再加上新中國成立之后檔案管理部門要求也出現(xiàn)一些改變，這些造成檔案管理不夠正規(guī)。

（二）檔案庫房管理不規(guī)范。規(guī)章制度執(zhí)行不力，體現(xiàn)在管理機(jī)制不夠完善，溫濕度掌控不符合要求，全宗排序不合規(guī)定，缺乏庫房管理用具。尤其是各個(gè)檔案管理部門都設(shè)定出一些規(guī)章條例，不過當(dāng)檔案管理部門管理內(nèi)容和范疇都出現(xiàn)改變時(shí)，這些體制已經(jīng)跟不上當(dāng)前實(shí)際情況，并且在實(shí)行中力度也是不夠，完全就是一個(gè)擺設(shè)，內(nèi)部職員查閱檔案沒有設(shè)定有關(guān)制度，內(nèi)部職員查閱檔案遲遲不還等情況時(shí)有發(fā)生，導(dǎo)致檔案受損，進(jìn)而制約了基礎(chǔ)項(xiàng)目的健康發(fā)展。

（三）檔案數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確。依據(jù)有關(guān)項(xiàng)目建設(shè)準(zhǔn)則與規(guī)范，檔案保管工作最為主要的要求就是收藏總數(shù)要和全宗目錄相符，家底清晰、計(jì)算準(zhǔn)確。不過實(shí)際狀況告誡我們：很多檔案管理部門收藏的檔案很長一段時(shí)間都沒有做過清理，館中收藏總數(shù)沒有一個(gè)合理的統(tǒng)計(jì)方式，不知道到底有多少，缺少一個(gè)合理、科學(xué)的統(tǒng)計(jì)辦法。

（四）檔案存在整合困難。檔案存在整合困難的其中一個(gè)因素就是利益沖突。由于社會發(fā)展越來越離不開民生檔案，擁有民生檔案意味著其可以獲得相應(yīng)的利益空間，特別是婚姻登記及知青等相關(guān)民生檔案擁有較高的利用率，其所產(chǎn)生的經(jīng)濟(jì)效益更加可觀，所以，相關(guān)部門并不會將民生檔案上交檔案部門保管，而是自行保管。

（五）檔案管理部門的管理制度不統(tǒng)一。第一，關(guān)聯(lián)的法律條例無法有效涵蓋檔案管理的所有領(lǐng)域，操作性能差，當(dāng)前的法律法規(guī)無法根據(jù)新的情況及時(shí)整改，又或者是現(xiàn)有法律條例模糊不清，易讓檔案利用人員及檔案管理部門產(chǎn)生誤解并制約了檔案管理的發(fā)展。第二，對于相同類型的檔案，不同的檔案管理部門與有關(guān)部門在檔案規(guī)范利用方式上存在差異，當(dāng)居民采用相同證明材料查閱檔案時(shí)，有時(shí)候可以在部分檔案管理部門查閱，而一些檔案管理部門或有關(guān)部門卻禁止其對檔案進(jìn)行查閱。第三，檔案證明方式不規(guī)范，需要持續(xù)完善。在所出具的檔案證明中，各地市級的檔案管理部門未能規(guī)范統(tǒng)一格式，一些檔案管理部門出具的文本證明格式是固定的，一些檔案管理部門所出具的則是復(fù)制原件且加蓋證明公章，而且證明材料的相關(guān)規(guī)格、色彩及公章位置并不統(tǒng)一，不但為其他機(jī)關(guān)的工作帶來一定程度的困擾，且使不法份子通過偽造證明或檔案冒用的方式進(jìn)行違法犯罪行為。

（六）檔案管理部門建設(shè)民生檔案信息化水平低。在建設(shè)民生檔案信息化方面，我國基層檔案管理部門在仍然處于初步發(fā)展水平。由于不少涉民部門均存在“各自為政”的現(xiàn)象，致使民生檔案的信息化建設(shè)相當(dāng)不規(guī)范。基層檔案部門在網(wǎng)絡(luò)服務(wù)中通常使用電子郵件、傳真、解答問題及微博留言等服務(wù)手段去為居民提供服務(wù)，綜合來說，依然是以實(shí)體服務(wù)為主。因?yàn)閷?shí)體服務(wù)符合小地方居民對檔案的實(shí)際所需，而網(wǎng)絡(luò)服務(wù)則無法發(fā)揮太大作用。不過，根據(jù)當(dāng)下檔案利用率分析可知，居民對民生檔案網(wǎng)絡(luò)信息的需求量日益上升，他們對網(wǎng)絡(luò)信息的需求越來越個(gè)性化及多元化，進(jìn)而使傳統(tǒng)的實(shí)體服務(wù)受到巨大的挑戰(zhàn)。

二、提高檔案信息資源公眾服務(wù)水平的策略

（一）提高檔案管理部門的開放程度。近幾年來，國家為了給社會各團(tuán)體提供檔案信息服務(wù)，對國內(nèi)各類檔案進(jìn)行整理、開發(fā)、利用。檔案管理部門的開放程度可以為人們提供方便。就檔案管理部門來說，開放不僅是對社會、大眾的一個(gè)給予，更是一個(gè)獲得，其所帶來的促進(jìn)檔案管理部門發(fā)展的力量是很難預(yù)估的。不管檔案放開最開始是因?yàn)榇蟊妭€(gè)體還是某個(gè)社會團(tuán)體共同要求的，開放力度在不斷提升并變成檔案管理部門自身發(fā)展的需求，變成檔案管理部門繼續(xù)生存的理由、繼續(xù)發(fā)展的推動力以及生命核心。這種體制展現(xiàn)在下面兩個(gè)部分：一是來源于外在力量。開放給檔案管理部門帶來的不光是使用者的需求實(shí)現(xiàn)，還是不斷增長的大眾認(rèn)可，和社會生活緊密結(jié)合在一起，還有伴隨而來的理解、幫助以及各類資源。上海在外灘開設(shè)檔案管理部門是當(dāng)?shù)卣?、居民以及對檔案管理部門所具有的社會作用的極大認(rèn)可；青島市檔案管理部門開設(shè)的網(wǎng)絡(luò)論壇與北京市順義區(qū)的展覽吸引大眾提供檔案也是對這些檔案管理部門的一個(gè)回報(bào)。二是來源于檔案管理部門自身力量。對檔案管理部門開放制度的實(shí)施帶來了很多新要求，因此對檔案獲取、評定、收藏、數(shù)字化等給出了全面、有效的促進(jìn)作用。

（二）在各檔案管理部門之間建立信息服務(wù)平臺。基于檔案結(jié)構(gòu)規(guī)范化的原則，實(shí)現(xiàn)各檔案管理部門之間可以共享檔案的目的，在各檔案管理部門之間建立信息服務(wù)平臺。鑒于各檔案管理部門與檔案室之間存在相互彌補(bǔ)的關(guān)系，所以，通過資源信息平臺的搭建可以有效彌補(bǔ)兩者的不足之處，增加檔案資源，使檔案的分類工作前置，加速了專題檔案的產(chǎn)生與細(xì)分，有效拉近了檔案與利用的時(shí)間，深化檔案的利用率；端口前移，為居民提供更加貼心的檔案信息服務(wù)。根據(jù)昆山和太倉等地成功建設(shè)鄉(xiāng)鎮(zhèn)或社區(qū)檔案管理部門的經(jīng)驗(yàn)，將大量的檔案服務(wù)單位或窗口建設(shè)于地市綜合檔案管理部門之中，將檔案服務(wù)范疇拓展到農(nóng)村及鄉(xiāng)鎮(zhèn)、社區(qū)，不但扭轉(zhuǎn)了地域的約束性，同時(shí)還能有效拉近了檔案與社會的實(shí)際距離。

（三）改善檔案保管條件，增加檔案技術(shù)保護(hù)投入。在檔案的認(rèn)識及和范疇劃分的問題上，基層檔案管理部門存不少分歧，各地做法也有所差異。這意味著檔案行政部門應(yīng)當(dāng)對檔案進(jìn)行徹底排查，基于改善的原則，檔案發(fā)展緊緊跟隨著社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展步伐，全力做好檔案的建檔工作。第一，將所有涉及的文件列入歸檔機(jī)制，檔案管理部門應(yīng)提高各行業(yè)檔案建設(shè)及部門建檔工作的指導(dǎo)能力及監(jiān)督能力，從源頭上使檔案的完整性和可靠性得以保障。第二，調(diào)整檔案入館的實(shí)際范疇，將所有可以反映出事件及社會重要事件的相關(guān)檔案，統(tǒng)統(tǒng)將納入館中，針對檔案成立資源體系。檔案管理部門應(yīng)與涉民部門共同合作，成立健全的檔案管理機(jī)制，規(guī)范檔案的所有環(huán)節(jié)，加快檔案接收入館的速度，統(tǒng)一檔案的管理和應(yīng)用。所以，應(yīng)當(dāng)將所需作為主要導(dǎo)向，對利用率較高的檔案，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)其數(shù)字化發(fā)展及專題數(shù)據(jù)庫的建設(shè)力度。并且，檔案管理部門在提供實(shí)體服務(wù)期間，應(yīng)加快網(wǎng)絡(luò)信息的建設(shè)步伐，將傳統(tǒng)檔案的實(shí)地服務(wù)與信息網(wǎng)絡(luò)服務(wù)有機(jī)結(jié)合，建設(shè)信息服務(wù)體系，將最優(yōu)質(zhì)快捷的服務(wù)提供于廣大群眾。在服務(wù)方面，針對不同的檔案進(jìn)行服務(wù)創(chuàng)新，比如提供咨詢服務(wù)或移動信息服務(wù)等等。通過互聯(lián)網(wǎng)、數(shù)字終端及移動通信技術(shù)將檔案的網(wǎng)絡(luò)查詢及報(bào)送服務(wù)提供于廣大群眾。至于服務(wù)方式，則將代表各面官方信息的主體作用全面發(fā)揮出來，如電子商務(wù)技術(shù)、數(shù)控檔案管理部門及電子文件中心的具體作用發(fā)揮在檔案的資源管理當(dāng)中；將檔案管理的社會化媒體作用全力發(fā)揮出來，其中包括博客、論壇、微博及維基等相關(guān)媒體。檔案部門應(yīng)通過此類即時(shí)通信平臺，與社區(qū)、農(nóng)行及個(gè)人保持密切聯(lián)系，對檔案信息進(jìn)行及時(shí)發(fā)布，從而有效發(fā)現(xiàn)、指導(dǎo)并解決居民對檔案的實(shí)際需求。將仍未編制的檔案法律條例盡快完成立法，對當(dāng)下的有待健全的法規(guī)進(jìn)行更正，并盡快解決存在沖突的法律法規(guī)。

同時(shí)，對檔案的利用和管理工作進(jìn)行深入的完善。由政府主導(dǎo)，經(jīng)檔案管理部、各檔案管理部門以及各檔案旗下的部門或服務(wù)單位共同組建成相關(guān)的機(jī)構(gòu)或聯(lián)合會議，就有利于檔案形成、檔案保管及利用工作的相關(guān)問題展開協(xié)商，通過有效的交流溝通使決策科學(xué)合理。其一，在大量調(diào)查分析的前提下，由上級檔案管理部門對各類檔案進(jìn)行協(xié)調(diào)從而形成文字，在多方的分析探討下出臺全市甚至全省統(tǒng)一規(guī)范的檔案利用準(zhǔn)則，保證全體檔案管理部門、檔案室及專業(yè)檔案管理部門能夠規(guī)范檔案利用工作。其二，明確檔案的證明材料、證明內(nèi)容及證明手段，使檔案證明獲得法律保障，并且又可規(guī)避不法分子通過材料造假從事違法活動。

（四）規(guī)范檔案庫房管理。一是結(jié)合自身實(shí)際，建立健全嚴(yán)格的一整套庫房管理規(guī)章制度，且執(zhí)行有力。二是對接收的檔案要及時(shí)排列上架，確保所有檔案編目準(zhǔn)確，調(diào)閱方便，按卷保管和按件裝盒的兩種整理方式的管理有序。三是設(shè)立完善全宗卷，了解并掌握全宗保存和管理情況，采取有效措施，對館內(nèi)積存的零散文件資料限時(shí)、徹底完成清理。四是切實(shí)加強(qiáng)檔案庫房管理，做到制度健全，全宗排列整齊規(guī)范，溫濕度管理符合規(guī)范要求，庫房管理工具編制完善，保持庫房清潔衛(wèi)生，“八防”措施落到實(shí)處。

（五）加強(qiáng)檔案安全防護(hù)。檔案的安全保管必須依靠一定的技術(shù)手段和基本的設(shè)施設(shè)備作保障。檔案管理部門一要主動爭取當(dāng)?shù)攸h委、政府的支持，改善檔案裝具、配齊消防設(shè)施，添置必要的溫濕度自動監(jiān)控設(shè)施、防盜報(bào)警設(shè)施、數(shù)字信息安全存儲等設(shè)施，確保庫房溫濕度在國標(biāo)范圍之內(nèi)。二要添置檔案數(shù)字化、信息化設(shè)施設(shè)備，保證檔案安全存儲，進(jìn)一步從技術(shù)層面改進(jìn)和加強(qiáng)檔案安全保護(hù)，建立完善信息管理制度，增強(qiáng)檔案工作人員的責(zé)任心，進(jìn)一步筑起檔案安全體系建設(shè)的防線。

（六）提高檔案管理人員綜合工作水平。檔案管理人員在工作中應(yīng)該以高度的責(zé)任心和強(qiáng)烈的責(zé)任感，熱愛本職工作，嚴(yán)格執(zhí)行各項(xiàng)規(guī)章制度，使檔案的管理工作進(jìn)行得井井有條。管理人員應(yīng)該加強(qiáng)學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)一些基礎(chǔ)的檔案管理方面的理論知識，不斷提高工作技能和工作效率。管理人員除了要擁有高度的責(zé)任心之外，還應(yīng)該對館藏熟悉，盡量了解檔案的存放位置，了解檔案的內(nèi)容。管理人員只有做好這幾項(xiàng)工作，才能夠做好檔案的管理工作，才能夠保證檔案的安全。

三、結(jié)語

檔案信息資源的服務(wù)管理工作，應(yīng)該借助現(xiàn)代化的管理手段提高效率和質(zhì)量。只有以科學(xué)發(fā)展觀為指導(dǎo)，以解決民生問題為基礎(chǔ)，進(jìn)一步加強(qiáng)檔案的實(shí)體管理工作，健全各項(xiàng)檔案管理制度，確保檔案的安全，才能夠改善民生問題，保證人民的利益，也才能夠促進(jìn)檔案事業(yè)的科學(xué)發(fā)展。

課題成果：2016年度河北省檔案科技項(xiàng)目計(jì)劃研究成果（項(xiàng)目編號：2016-R-12）

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