權變觀視角下的秘書工作激勵

張 凱

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權變觀視角下的秘書工作激勵

張 凱

【摘 要】提高秘書人員的工作績效對提高秘書所在的整個組織的工作績效將發揮重要作用。激勵是調動秘書人員工作積極性的核心問題。秘書工作激勵，涉及激勵的涵義、秘書人員工作激勵的意義、原則等方面。

【關鍵詞】權變秘書工作激勵 意義

激勵是現代管理中的一項重要職能，是調動人的積極性的核心問題?，F代管理面對的是各種類型的組織：企業組織、行政組織、教育組織……秘書這一職業具有泛行業性，即秘書人員工作在各行各業、各種類型的組織中。秘書人員廣泛分布于組織的各個領域、各個層次中。組織的高層、中層、基層均有秘書部門或秘書人員。秘書人員要辦理眾多的工作，要處理上下、左右、內外的許多關系。鑒于此，根據秘書工作的特點，運用激勵的原則，對秘書人員采用相應的激勵方式，對于提高秘書人員工作的效率，將發揮重要作用，進而對提高秘書所在的整個組織的工作績效將會大有裨益。

按照管理學、行為科學的要求去研究秘書活動的主體——秘書人員，根據組織所處的內外條件的變化和不同而隨機應變，即引入權變觀作為對秘書工作激勵的一種指導思想。

一、激勵的含義

在管理學、心理學等學科中，對激勵各有定義。激勵在管理學中是指調動人的積極性的方法；在管理心理學中指使個體增強內在動力，以更高的積極性和創造性去追求既定目標的過程。根據對各種研究的概括和綜合，結合秘書工作，可以形成有關對秘書人員進行激勵共同的本質的認識，應明確下述問題：

第一，激勵是調動秘書人員積極性的核心問題。激勵問題解決得好，秘書人員的工作積極性就高；如果忽視對秘書人員的激勵，或激勵方法不得當，就會降低秘書人員的工作積極性。

第二，秘書人員工作積極性的強弱是一個內在變量，它是不能被人們的感覺器官直接感知到的，也就是說，對秘書人員的激勵效果的考察，只能通過觀察判斷秘書人員由積極性推動所表現出的行為即工作績效而得出。

第三，激勵手段、方法的選擇是對秘書人員進行激勵的關鍵的所在。在這里權變觀的引入也正是為了實現在激勵中的靈活運用，避免在對秘書人員的激勵中拘泥于某一種一成不變的方法。

二、秘書人員工作激勵的意義

由于秘書工作的特點，對秘書人員進行工作激勵就具有特殊的意義。從現代系統論的觀點看，秘書人員是處在一種動態的“人——人”活動系統中的，對秘書人員的要求與處在“人——機”系統中的工程技術人員是不相同的。在“人——人”活動系統中，無論是活動的主體還是活動的客體都是人。因此，要根據秘書人員工作中的心理特點及規律開展對秘書人員的管理，對促進秘書工作效率的提高。而要提高秘書的工作效率，大致從兩方面著手：一方面應該的提高秘書自身的思想、文化、業務水平，另一方面應該充分發揮激勵因素的強大作用。這樣，對秘書人員的工作激勵就具有了重要的現實意義。

（一）提高秘書的工作績效，進而提高整個組織的工作績效是激勵最顯著的作用

美國心理學家威廉.詹姆士曾進行過專門的研究。他發現：在日常工作中，人們只要使用20%—30%的能力便可以完成的任務，還有將近70%—80%的能力沒有被發揮出來。如果能通過運用激勵手段充分調動人的積極性，便可以發揮出80%—90%的工作潛能。由此可見，由激勵所產生的效果是非常顯著的。

秘書部門和秘書人員是聯系領導部門和各職能部門的橋梁，因此，秘書人員工作效率的高低，將會影響整個組織的工作效率。以領導人員越來越重視的秘書輔助決策為例，在領導決策過程中，秘書要起好輔助作用，諸如搞清情況，出謀獻策，提供決策依據、參考方案，草擬決策文稿，組織和監督決策的施行等。領導為了實現決策的科學化，需要借助于秘書所發揮的智囊、“外腦”作用。這樣，秘書工作熱情的高低、工作是否主動就與領導決策和整個組織的正常、高效運轉聯系在一起了。如果秘書在輔助決策中工作熱情低，不愿擔負責任，將不利于領導決策，并影響到整個組織的工作績效。

（二）激勵是吸引秘書人才為組織工作的有效手段。

從事各種職業的人員，均有通過工作滿足其自身需要的要求，秘書人員也不例外。我們可以將秘書人員的需要簡要概括為物質性需要、精神性需要。

秘書人員的物質性需要包括諸如提高工資、獎金、解決住房的需要；秘書人員的精神性需要包括諸如要求晉升、進修學習，渴望受到表彰，獲得領導、同事的信任等。

（三）通過激勵可以使秘書人員變消極為積極，充分挖掘自身潛力。

在秘書的工作中，不可避免地要產生一些消極情緒。例如秘書加班加點撰寫的一篇文稿，被領導的一句話給否定了；領導成員間有了矛盾，把秘書當作“遷怒”的對象等。秘書人員經常從事事務性工作，日復一日，也難免滋生消極情緒。

因此，對秘書人員的激勵可以改善秘書人員的情緒，趨利避害，以積極的態度面對每一項工作。

參考文獻：

[1]趙中利,史玉嶠.現代秘書心理學[M].青島:青島出版社,1996.

[2]陳賢華.秘書工作論[M].成都:四川大學出版社,1996.

[3]侯玉珍.秘書學[M].北京:海洋出版社,1997.

（作者單位：黑龍江省體育彩票管理中心）

作者簡介：張凱，男，碩士，黑龍江省體育彩票管理中心助理研究員，研究方向：決策與戰略發展。