基于事業單位檔案管理創新思路的探討

文/山西省五寨縣城鄉社會經濟調查隊　路俊英

基于事業單位檔案管理創新思路的探討

文/山西省五寨縣城鄉社會經濟調查隊路俊英

在當前新經濟發展環境下，傳統的純人工檔案管理已經無法滿足現代需求，必須引入創新機制，借助現代計算機和互聯網技術，打造全新的檔案管理模式。本文即是對事業單位檔案管理進行研究，簡要說明了事業單位檔案管理工作中的問題，并闡述了具體的創新思路，以期能為相關工作提供參考。

事業單位；檔案管理；創新思路

我國事業單位在新時期已經基本完成了經營方式的轉型，但很多單位內的人事管理模式卻沒有相應的轉變，導致該項工作發展滯后，并嚴重影響企業自身的發展。

一、目前事業單位檔案管理的問題

首先，檔案管理的基礎業務較差，管理人員缺乏科學的管理理念，對于國家頒布的針對性法規、標準等無法及時更新，導致工作流程設計失調，出現重復、錯漏等情況。同時單位領導也未給予應有的重視，使得管理人員產生了惰性。其次，管理方法明顯落后，仍停留在以人力管理為核心的基礎階段，導致工作量增加，而且很容易造成檔案遺失的問題。第三，管理部門的相關設備明顯落后，使得檔案的開發、存儲、調整以及分類等工作無法執行到位，在單位發展后期時檔案資源利用度不足。第四，管理人員業務能力不足，缺乏對新型技術和管理理念的認知，并且在管理工作過程中不知變通，導致工作效率無法提升。

二、事業單位檔案管理的創新思路

（一）完善管理體制。管理體制的建立是檔案管理工作的最基本業務，應該根據管理工作的特點進行制定。要求統一管理體系不僅對其它部門員工具有約束作用，同時對單位的領導也具有約束作用。管理體系當中應該明確指出，單位領導不得擅自修改員工個人檔案，其在提取檔案時必須由檔案管理科室負責人和負責該員工檔案的管理人員進行溝通，在三方確認簽字之后才可提取。如果某份檔案在未經三方簽字時被提取，則直接將單位領導、檔案管理負責人以及管理人員作為責任人，三者負共同責任，這樣可以提升其管理自覺性。如發現惡意篡改他人檔案的情況，則應該加重責任追究力度，并給予領導直接降級處分，主要負責人和管理人員以連帶處分懲罰，并扣除三者全年獎金，將這部分獎金用于檔案被篡改員工的撫恤金。另外，要求事業單位內所有檔案的管理均以統一模式為標準，不得出現第二種參考模式，便于開展獎懲工作，也防止出現“一件事情，兩種標準”的情況。

（二）改進管理方法。現代事業單位檔案管理不能再沿用傳統的方式，而是應該將管理的媒介從人力轉變為信息化技術。首先需要加強單位內檔案管理部門的設備改進力度，增加設備引入的投資金額，為檔案管理部門提供最好的硬件基礎。然后由管理部門主管與兄弟單位進行溝通，了解其在檔案管理過程中所使用的軟件種類和效果，從中選出最適合自身單位、管理成本最小的軟件系統。第三，強制性要求事業單位內人員更改管理方式，不得再以傳統方法作為主要工作方法，可以以一年作為過渡期，一年之后如再有管理人員以傳統方法開展工作，則以扣除獎金的方式進行懲罰，而對已經能夠熟練掌握新型管理技術的人員進行獎勵，從而激發檔案管理部門整體革新的積極性。

（三）建立獨立數據庫。信息化檔案管理的基礎就是數據庫，其能夠為數字化的檔案提供存儲的媒介，就目前事業單位的能力而言，其中大部分檔案管理部門均沒有能力建立獨立的數據庫，那么就可以采用外包或利用云技術的方式。其中云技術數據庫就是利用互聯網大數據存儲技術，使單位員工檔案能夠被直接存儲在互聯網當中，使得管理效果能夠大幅度提升。這種數據庫建立成本較低，而且可以與互聯網運行企業進行合作，無需搭建自己的服務器平臺。但是也會引發員工檔案的遺失風險問題，因為互聯網本身屬于全開放形式，如遭到黑客入侵，則能保證檔案的完整性。也可以采用外包建立的方式，由計算機公司為事業單位提供數據庫創建服務，將已經搭建好的平臺轉接給檔案管理部門，這樣也能夠實現信息化檔案管理工作的快速開展。這種方式所需要的革新成本較大，而且還需要額外租用服務器，但員工的檔案保密程度會大幅提升。除非管理人員泄露數據庫密碼、或黑客突破系統防火墻，否則不存在遺失的問題。

（四）加強人員培養。人員是管理的技術，即使完成了信息化檔案管理系統的建立工作，也需要人員對基礎指令進行操作。因此，應該采用在職培訓的方式，每年均應該定期開展學習工作，并配合不定期培訓。要求所有檔案管理人員均要參與培訓工作，并在每次培訓前確定到場人數，對不參與或參與不積極的管理人員予以懲罰或開除處理。同時制定統一的考核制度，在每次培訓后均要開展，對考核評比優秀的人員予以物質獎勵，提升管理人員參與培訓的積極性。

三、結語

基于現代新形式下的檔案管理工作有了巨大的變化，必須借助計算機和互聯網技術，實現對以往紙質檔案的數字轉化，同時還要建立事業單位自己的數據庫，方便對信息進行存儲。

[1]劉宗華.新時期事業單位檔案管理的創新思路與方法[J].中國職工教育，2012（12）：389.

[2]孟麗君.信息化條件下對事業單位檔案管理創新思路的探討[J].黑龍江科技信息，2015（27）：161.

[3]杜娟.新時期人事檔案管理創新思路探析——以事業單位為例[J].青年與社會：下，2015（04）：251.