試論大數(shù)據(jù)環(huán)境中企業(yè)文書檔案的信息化管理

文/ 山東省監(jiān)獄　馬紅梅

試論大數(shù)據(jù)環(huán)境中企業(yè)文書檔案的信息化管理

文/ 山東省監(jiān)獄馬紅梅

信息技術(shù)高速發(fā)展，大數(shù)據(jù)已經(jīng)成為企業(yè)提升競爭實(shí)力的關(guān)鍵。加強(qiáng)企業(yè)文書檔案的信息化管理，是確保檔案完整、真實(shí)的有效途徑，對企業(yè)發(fā)展有著深遠(yuǎn)意義。本文對大數(shù)據(jù)環(huán)境中企業(yè)文書檔案信息化管理相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行分析，提出信息化管理的對策。

大數(shù)據(jù)環(huán)境；文書檔案管理；信息化；企業(yè)發(fā)展

企業(yè)在發(fā)展中各項(xiàng)管理活動(dòng)增多，必然會(huì)生成非常多的企業(yè)文書檔案，是對企業(yè)經(jīng)營、管理各項(xiàng)信息記錄的保存與管理。在信息化時(shí)代下，企業(yè)發(fā)展離不開信息技術(shù)，不管是企業(yè)還是機(jī)關(guān)單位，均構(gòu)建了信息化管理平臺(tái)，文書檔案管理信息化趨勢也加強(qiáng)。信息技術(shù)為載體的管理方法比起傳統(tǒng)文書檔案管理存儲(chǔ)數(shù)量增大，檔案信息瀏覽與查詢更加便捷，檔案儲(chǔ)存時(shí)間更長，但是依然受到以下因素限制，出現(xiàn)一些管理上的問題，仍面臨挑戰(zhàn)。

一、大數(shù)據(jù)環(huán)境與企業(yè)文書檔案信息化管理

（一）大數(shù)據(jù)概述。人類社會(huì)不斷發(fā)展中以及網(wǎng)絡(luò)行為日漸增多的背景下，作為一種信息記錄與數(shù)據(jù)保存下來的內(nèi)容就是大數(shù)據(jù)，其中不僅包含了生產(chǎn)信息、數(shù)據(jù)，還包括其他涉及企業(yè)發(fā)展的隱私。在網(wǎng)絡(luò)逐漸普及下，大數(shù)據(jù)應(yīng)用日漸普遍，儲(chǔ)存容量不斷增大，期間會(huì)產(chǎn)生非常多的難以加工與應(yīng)用的數(shù)據(jù)，為應(yīng)用與管理帶來難度。在數(shù)據(jù)容量不斷增大的背景下，很多用戶可以通過查詢、文件檢索、下載、加工、復(fù)制等方法應(yīng)用這些數(shù)據(jù)，使數(shù)據(jù)復(fù)雜與繁瑣程度進(jìn)一步增大，為管理帶來了阻礙。

在信息技術(shù)不斷發(fā)展的背景下，各種信息數(shù)據(jù)獲取也更加有難度，激烈的市場競爭中誰最先獲得了這些信息，誰就獲得了發(fā)展機(jī)會(huì)，增加了搶占市場的籌碼，對于數(shù)據(jù)資產(chǎn)的保護(hù)任何企業(yè)都沒有懈怠過。大數(shù)據(jù)獲取不僅體現(xiàn)在數(shù)據(jù)源獲得上，更體現(xiàn)在借助這些數(shù)據(jù)源，對真正有價(jià)值的數(shù)據(jù)進(jìn)一步發(fā)掘，增加數(shù)據(jù)潛在價(jià)值。當(dāng)前，網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用體量大幅度增加，大數(shù)據(jù)成為人們生活不可缺少的信息。

（二）企業(yè)文書檔案與信息化管理概述。企業(yè)文書系統(tǒng)地記錄了企業(yè)成立到發(fā)展期間各項(xiàng)經(jīng)營與管理活動(dòng)，比如，財(cái)務(wù)管理、人事管理、外事管理等，都是企業(yè)有顯著價(jià)值的資源，通常，文書信息由企業(yè)專門部門負(fù)責(zé)，包括對文書的收集、整理、排列以及轉(zhuǎn)送、開發(fā)、處理等。在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，企業(yè)文書檔案信息化管理在信息技術(shù)下會(huì)大大提高管理效率，發(fā)揮其內(nèi)在的服務(wù)價(jià)值。

二、大數(shù)據(jù)環(huán)境下企業(yè)文書檔案信息化管理的主要內(nèi)容

（一）企業(yè)文書檔案的數(shù)字化管理。企業(yè)文書檔案以紙質(zhì)為主，其中記錄著各項(xiàng)文字信息，錄入信息的過程較為漫長，考驗(yàn)著工作人員的耐心，需要付出一定勞動(dòng)，如果信息量龐大，容易出現(xiàn)錄入錯(cuò)誤等，查詢信息時(shí)也較為困難。但是大數(shù)據(jù)下企業(yè)文書檔案可以實(shí)現(xiàn)信息化管理，應(yīng)用計(jì)算機(jī)的自動(dòng)篩選技術(shù)可以有效節(jié)省人力、物力，提高工作效率。大數(shù)據(jù)環(huán)境下企業(yè)文書檔案管理一個(gè)顯著特點(diǎn)就是可以對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字處理，且不改變檔案中的信息內(nèi)容，更加利于保存、查詢等，這就是電子檔案價(jià)值的體現(xiàn)，也是大數(shù)據(jù)環(huán)境下企業(yè)文書檔案信息化管理的重要內(nèi)容之一。

（二）企業(yè)文書檔案網(wǎng)絡(luò)化管理。經(jīng)過從紙質(zhì)到數(shù)字化的轉(zhuǎn)換后，還需要對數(shù)字化檔案進(jìn)行管理，依據(jù)互聯(lián)網(wǎng)可以進(jìn)行不分時(shí)間、不分地點(diǎn)的修改與添加，使電子檔案更加細(xì)化、具體，用戶查詢更加方便，體現(xiàn)了檔案網(wǎng)絡(luò)化管理的便捷性。企業(yè)文書檔案利用功能很多，包括網(wǎng)絡(luò)檢索、借閱、歸檔、復(fù)制、分類等。

三、大數(shù)據(jù)環(huán)境中企業(yè)文書檔案信息化利用

企業(yè)文書不僅為企業(yè)發(fā)展提供了支持，體現(xiàn)了生產(chǎn)與經(jīng)營的價(jià)值，比如，人事管理、財(cái)務(wù)管理、科研成果等，為企業(yè)發(fā)展積累了寶貴經(jīng)驗(yàn)，也是企業(yè)發(fā)展成果的體現(xiàn)。由此，企業(yè)文書檔案參考價(jià)值也很顯著，實(shí)施檔案化管理，可為用戶提供更多、更全面的檔案資源服務(wù)。企業(yè)發(fā)展中還能對文書檔案進(jìn)行重建，依據(jù)不同需求提供不同功能的服務(wù)，也是大數(shù)據(jù)環(huán)境下企業(yè)文書檔案信息化服務(wù)的一種體現(xiàn)。與此同時(shí)，借助不同地域下的網(wǎng)絡(luò)可供用戶隨時(shí)下載、查詢，使用戶對企業(yè)文化、產(chǎn)品等的了解更加全面、細(xì)致，還能對某個(gè)文書檔案進(jìn)行跟蹤服務(wù)，體現(xiàn)開放式服務(wù)的優(yōu)勢。

四、結(jié)語

總之，大數(shù)據(jù)環(huán)境下，企業(yè)文書檔案在信息技術(shù)基礎(chǔ)上可以為用戶提供更為全面、周到的服務(wù)。在企業(yè)生產(chǎn)日益增多的前提下，人力、物力成本會(huì)逐漸提高，由此，信息化檔案的應(yīng)用可節(jié)省成本與資源，為用戶在查詢、應(yīng)用、下載檔案信息中提供了便利。

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