OA無紙化辦公環境下的電子檔案管理

文/廣東電網茂名信宜供電局 何維

OA無紙化辦公環境下的電子檔案管理

文/廣東電網茂名信宜供電局 何維

計算機的不斷更新悄無聲息地改變了人們的生活方式，網絡技術不斷向前發展，也逐步進入到了人們的日常生活工作中，因此，文件的收集和管理方式也慢慢地發生了變化。由于社會進步的速度比較快，所以每天更新的信息量也成倍地增加，由于傳統的紙質檔案需要耗費大量的人力去管理，所以在新的社會形勢下如何運用新技術做好電子檔案管理工作尤為重要。

無紙化；電子檔案；管理工作

隨著信息技術的飛速發展，紙質載體的信息管理方式慢慢被電子檔案的管理模式所替代，隨著辦公自動化設備不斷被購進，無紙化辦公的方式逐漸成為人們工作交流的主要方式，信息的整理、使用以及管理變得越來越方便，無紙化的檔案管理工作大大節約了時間，提高了效率，而且為用戶提供了更方便的服務，這對檔案管理人員來說無紙化管理的過程中充滿了機遇和挑戰。因此，只有認真分析電子檔案管理過程中出現的問題，并找出對策改善管理，才能提升電子檔案管理的工作質量。

一、紙質檔案與電子檔案管理工作的差異

（一）檔案保管方式之間的差異。電子文件有著操作簡便、易于存儲、易于保存、信息傳遞的速度極快、并且所需的存儲空間非常小的突出優勢，但是電子文件卻不如紙質檔案的安全性高，并且電子檔案保管的時間較短。由于計算機在工作中會出現各種各樣的問題，這樣就很容易造成數據的丟失以及被惡意篡改，這些問題都給電子檔案的管理工作帶來了很大的挑戰。傳統的紙質檔案雖然管理過程復雜，但是檔案的保存時間較長，在保存的過程中只要對檔案進行必要的防霉、防蛀工作，對破損紙張及時地補救。但是電子檔案的維護工作就比較繁瑣，需要對其進行特殊的保護，防止數據泄露。

（二） 檔案歸檔方式的差異。電子檔案的歸檔時間不同于紙質檔案，而且電子文件的歸檔方式也有兩種選擇，即邏輯歸檔和物理歸檔。邏輯歸檔的優勢之處在于不但能夠保障電子文件的完整，還有利于查詢和利用；物理歸檔卻更有益于電子文件備份脫機保存工作。但是傳統檔案的歸檔方式分為文件形成后和項目完成后進行歸檔，后者主要針對科技類文件。電子檔案的歸檔時間一般是實際歸檔和定期歸檔，電子文件歸檔時需要由文件形成部門轉交給檔案管理單位，并且還要進行電子數碼簽名。

二、電子檔案的管理過程中出現的較為突出的問題

（一）對電子檔案管理工作的重要性認識程度過低。隨著科技的發展，檔案管理部門也順應時勢購進了大量的自動化辦公設備，傳統的紙質文件管理工作逐步被淘汰，而電子文件每天都會大量地產生。由于有些檔案管理人員還不能緊跟時代的步伐，他們的思想陳舊保守，對電子檔案的管理工作沒有一個全面的認識，因此，他們也就不重視對電子文件的收集和整理，他們從心理層面拒絕接受信息時代的改變，對電子檔案的管理工作采取消極的態度對待。由于工作人員對電子檔案的重要性的認識比較薄弱，所以他們在日常的辦公中沒有對電子文件進行整理和歸檔，使得很多電子文件處于自生自滅的狀態。

除此之外，如果對電子文件的管理過程不嚴謹，其中的數據信息就有被刪改的可能性，甚至有可能中病毒，被他人盜取秘密信息。此外，有的檔案管理機構的設備存儲過低，導致舊的電子文件被新的電子文件覆蓋，有的電子文件由于沒有和紙質的文件檔案之間建立統一的管理方式，使得大多數的電子文件不能被很好的歸檔和管理，電子文件丟失的事情時有發生，給工作造成了很大的損失。

（二）缺乏復合型檔案管理人才。網絡科技發展的速度越來越快，若想實現數字化的檔案管理體系，就必須提高管理人員的計算機知識，要求他們具備先進的管理技術水平。但是，目前我國很多的檔案管理部門的管理人員資歷都比較老，他們對傳統的紙質檔案的管理方法掌握得非常嫻熟，但是不能勝任信息化管理工作。因此，許多的管理部門缺乏專業技能和技術技能都比較高的復合型管理人才。如果人員的素質不能得到有效的提高，那么盡管辦公設備非常先進，檔案的自動化、信息化管理水平依舊會處于較低的水平。

（三）電子檔案管理的法律效力不夠清晰。傳統的紙質檔案管理有著明確的法律依據，電子文件的法律效力是得到公眾的認可的，并且特別強調了只有紙質原件才具有法律的憑證作用。但是電子文件儲存在計算機中，沒有固定的載體，因此很難制定出明確的法律來規定電子檔案的法律效力，除此之外，沒有專門的機構去做電子檔案的管理和保存工作，使得電子文件轉換成電子檔案的之后的原始性以及憑證性很難得到明確的認證。因此，電子檔案就缺乏了真正的檔案資格，也就無法發揮出檔案應有的作用。由于政府沒有對電子檔案管理制定出明確的法律條文，導致檔案的原始性和可信度沒有相關的制度進行約束。

三、如何解決電子檔案管理工作的問題

（一） 建立健全的法律法規規范電子檔案管理工作。目前有待解決的最大的問題就是關于電子檔案的法律效力問題。由于電子文件產生的速度過快，政府部門可以從以下幾個方面制定電子文件轉換成檔案的過程中的一系列法律問題：

1.法律上首先要確定檔案館在電子檔案管理過程中的主體地位，要授權給檔案館，使其有權利將電子文件轉換成電子檔案，然后對電子文件進行歸檔、保存和管理。

2.必須明確電子文件的制作程序以及保存要求，制定明確的檔案利用制度，完善用戶在使用電子檔案時的簽名制度。由于電子檔案管理的特殊性，法律上一定要對電子文件轉化問檔案的過程作出明確的規定，對電子檔案的保管、檔案的真實合法性以及檔案的原始可靠性進行保障。

3.為了保證檔案的真實合理性，就必須明確規定電子檔案的法律效力。

（二） 檔案管理機構加強對管理設備的維護和管理體制的健全。一個健全的內部管理制度是保障電子文件安全性的重要前提，管理機構應明確管理人員的工作內容和職責，保證電子文件的完整性。通過完善的管理制度，各種形式的電子文件才能被有條理地歸檔和保存。同時可以積極尋找新的電子檔案的存儲方式，創新管理制度。檔案管理機構也要注重對設備的定期維護，管理人員要防范管理軟件的安全隱患，并及時修補管理設備的安全漏洞。在硬件維護上要注意設備所處環境的溫度和濕度，要確保設備在傳遞和儲存文件的過程中能夠穩定運行。

（三） 加強對新型管理人才團隊的建設。人才決定管理的水平，單位可在提高管理人員的素質能力上做一些投資，提高人員對電子檔案管理重要性的認識，轉變老員工的傳統觀念。在進行管理人員人才隊伍的建設中，要注重對人員的多學科培養，根據新時代的管理特征，招收復合型管理人才，逐步優化內部管理人才機構，加強管理人員的素質，一定要避免管理過程中有人利用電子檔案信息進行違法亂紀行為。只有當管理人員的整體素質提高了，才能有效運用管理設備對電子檔案進行高效地管理，才能給用戶提供更優質的服務。

四、結語

無紙化電子檔案管理模式將成為社會主流的辦公方式，雖然較于傳統的管理方式數字化的管理程序更加簡單，但是每天都會產生大量的電子文件，從而形成數以萬計的電子檔案，這就對檔案管理人員自身的素質能力提出了較高的要求，同時，檔案管理機構還要制定合理的電子檔案管理制度，加強對管理人員的監督，對檔案管理體制進行創新，從而提升我國的電子檔案的管理水平，為人們提供更優質的服務。

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