房地產檔案的規范化管理研究

文/吉林省四平市房產鐵西經營管理處　舒燕

房地產檔案的規范化管理研究

文/吉林省四平市房產鐵西經營管理處舒燕

文章針對房地產檔案管理過程中存在的問題進行了分析，并提出了實現房地產檔案規范化管理的有效途徑，旨在為房地產檔案管理人員提供一定的參考。

房地產；檔案；規范化管理

現階段，房地產業迅猛發展，隨之房地產檔案資料的種類和數量不斷地增加，如果不能做好房地產檔案管理工作，勢必會引發各種產權糾紛，為了保證公民以及房地產開發商的合法權益，就必須加強房地產檔案的規范化管理。因此，文章針對房地產檔案規范化管理的研究具有非常重要的現實意義。

一、房地產檔案管理過程中存在的問題分析

（一）房地產檔案管理職能定位不準確。現階段，我國房地產業發展速度非常快，房地產檔案資料的數量不斷地增加。雖然，我國房產管理部門內部職能劃分越來越細化，但是在細分時并不重視管理職能的劃分，導致出現管理職能定位不清、尺度把握不準等問題，難以發揮房產檔案管理部門應有的價值。

（二）檔案管理人員素質水平有待提高。隨著數字化管理模式的推廣和應用，對房地產檔案管理人員素質水平的要求不斷地提高，為了保證向客戶提供更加準確、高品質的檔案信息，不僅要求檔案管理人員具備良好的專業素質，還需要涉獵和掌握檔案管理各個方面的綜合知識。但是，通過對我國現狀進行分析，我國房地產檔案管理人員這方面的能力相對較低，綜合素質水平有待提高。

（三）檔案利用程度相對較低。通過科學、合理的應用房地產檔案，能夠給房地產行業的發展注入新的活力，給社會公民以及房地產行業合法權益的維護提供可靠的保障，這就要求創建一套科學、完善的房地產檔案，并對上述信息資源進行科學、有效地利用。通過對我國現狀進行分析，房地產檔案資料的使用程度、開放程度相對較低，檢察機關查閱相關房產資料的難度相對較高，更不用說普通的人民群眾了。

二、實現房地產檔案規范化管理的有效途徑

（一）制定可行、科學以及統一的檔案管理規范。為了實現房地產檔案的規范化管理，首先應該制定可行、科學以及統一的檔案管理規范，具體做好以下方面：其一，加強對房地產檔案規范的學習和研究，不斷地提高房地產檔案管理人員的創新能力。其二，相關行政主管部門應該盡快地制定與實施房地產權屬檔案管理實施辦法，在相關制度的約束下，不斷地提高檔案管理的規范化和標準化。其三，制定每項業務所需檔案的范圍，文件材料的規格、鑒定制度、保管期限以及銷毀制度等，并且檔案管理人員必須嚴格地按照相關規范和標準執行，在接收檔案時必須按照上述規范進行保存，以此保證檔案有據可查，不斷地實現房地產檔案的規范化、標準化管理。

（二）強化對檔案管理人員的培訓和教育。必須加強對檔案管理人員的培訓和教育，具體包括兩個方面：其一，行政主管部門以及檔案主管部門，應該聯合對房地產權屬檔案管理人員進行專業的培訓和教育，保證所有的檔案管理人員能夠及時、準確地了解新程序、新政策以及新知識等，不斷地更新、豐富以及完善檔案管理人員的知識結構，創建一支既具有檔案管理知識，又懂房地產管理、計算機知識的綜合性檔案管理人才隊伍。其二，房地產權屬檔案管理人員自身應該不斷地加強對房地產權屬檔案的研究和分析，同時加強與房地產權屬檔案文件形成單位的聯系，如司法部門、拆遷部門以及測繪部門等，及時、準確地了解相關檔案產生的背景，對所辦業務各個環節都能做到了如指掌和手到擒來，保證房地產檔案資料的完整性、真實性。

（三）梳理流程，實現檔案管理各個環節的規范化。通過對業務活動進行全面、細致的調查和研究，形成所有業務環節的檔案資料，這是制定歸檔范圍的首要步驟，同時也是實現檔案合理、規范管理的必要條件，特別是在網絡化、信息化的辦公環境下，更應該對業務流程進行梳理，按照形成→整理→鑒定→歸檔→再整理→保管→利用→銷毀的流程，科學、規范地做好各個業務流程的管理工作，保證各個環節之間能夠相互制約和校對，及時地發現問題并糾正，進而實現各個環節的規范化管理。

（四）實現檔案管理的數字化，全面提高檔案服務能效。

隨著電子技術、信息技術的快速發展，其在檔案管理工作中的應用已經成為一種必然趨勢。房地產檔案資料種類和數量眾多，通過實現檔案管理的數字化，不斷地提高檔案資料的信息化水平和共享程度，通過聯網辦公，能夠強化業務部門和檔案管理部門之間的聯系，有利于實現檔案資料的統一收集和管理。因此，這就要求房地產檔案管理人員必須緊緊圍繞“檔案信息化、數字化”的目標，采用數碼攝影技術、電腦存儲技術等進行檔案資料的采集、儲存和整理，創建數字化檔案，不僅能夠實現檔案的永久化保存，還能夠提高檔案的查詢和管理效率，并且普通大眾也能夠通過數字化檔案便捷、快速地查詢房地產檔案資料，打破傳統工作模式的桎梏，全面提高檔案服務能效，實現房地產檔案管理工作的可持續發展。

（五）加強評估和優化管理，提高檔案管理的規范化水平。基于全面質量管理理論，為了提高房地產檔案管理的規范化水平，就應該不斷地對管理進行評估和檢查，這樣能夠及時、準確地發現房地產檔案管理過程中存在的問題，并對評估、檢查結果進行改進和完善。因此，檔案管理部門應該定期或者不定期地聽取業務部門對檔案管理工作的意見和建議，并進行及時的改進和完善，這樣能夠有效地提高檔案管理的規范化水平，為實現房地產檔案管理的可持續發展提供強勁的動力。

[1]杜艷敏.淺談房地產檔案的規范化管理[J].赤子，2015（11）：164.