淺析采供血機(jī)構(gòu)儀器設(shè)備檔案管理

文/唐山市中心血站　劉寶云

淺析采供血機(jī)構(gòu)儀器設(shè)備檔案管理

文/唐山市中心血站劉寶云

本文論述了建立采供血機(jī)構(gòu)儀器設(shè)備檔案的重要意義，以及加強(qiáng)采供血機(jī)構(gòu)儀器設(shè)備檔案管理的有效措施。

采供血機(jī)構(gòu)；儀器設(shè)備；檔案管理

采供血機(jī)構(gòu)作為為臨床提供安全血液的單位，儀器設(shè)備在采供血過程中起到相當(dāng)重要的作用，它是保障血液質(zhì)量的基本條件，因此做好儀器設(shè)備管理已成為采供血機(jī)構(gòu)管理的重要內(nèi)容，而儀器設(shè)備檔案管理是設(shè)備管理的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，其管理水平的好壞，將直接影響到血液質(zhì)量，技術(shù)水平和社會和諧，并且防止國有資產(chǎn)的無意流失。

一、建立采供血機(jī)構(gòu)儀器設(shè)備檔案的重要意義

采供血機(jī)構(gòu)儀器設(shè)備檔案材料包括儀器設(shè)備的采購環(huán)節(jié)、驗(yàn)收環(huán)節(jié)、使用環(huán)節(jié)、維修過程、開發(fā)環(huán)節(jié)等各個環(huán)節(jié)中形成的以紙質(zhì)載體為主的材料。

從儀器設(shè)備檔案的特點(diǎn)來看，采供血機(jī)構(gòu)儀器設(shè)備尤其是用于各項(xiàng)檢驗(yàn)、制備分離、血液儲存的儀器設(shè)備不僅型號復(fù)雜，而且大多數(shù)屬于最新科技研究應(yīng)用的精密儀器，涉及學(xué)科門類多，功能多，不僅硬件結(jié)構(gòu)復(fù)雜，而且使用具有多種用途功能的軟件，操作為高度自動化，這些設(shè)備的隨機(jī)紙質(zhì)文件較多，包含儀器設(shè)備的功能介紹、用法用途等。

從儀器設(shè)備檔案的內(nèi)容來看，有關(guān)儀器設(shè)備采購的資料包括采購標(biāo)書、中標(biāo)通知書、合同、安裝圖紙、合格證書、隨機(jī)說明書和光盤、設(shè)備確認(rèn)報告等。有關(guān)儀器設(shè)備到貨的資料：設(shè)備調(diào)試、驗(yàn)收報告和記錄等。有關(guān)儀器設(shè)備使用的材料：設(shè)備的各種使用制度、維修與保養(yǎng)、使用記錄報告等。以上所有這些材料越詳細(xì)越好，這樣才方便查找。

隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步和發(fā)展，采供血機(jī)構(gòu)儀器設(shè)備不僅數(shù)量上越來越多，而且在規(guī)模上也是越來越大，技術(shù)含量也越來越高，如何管好用好儀器設(shè)備，提高其使用效率，減少設(shè)備故障，就必須建立齊全的設(shè)備檔案，并加之有效地管理，讓它貫穿整個設(shè)備管理工作中，這也是《采供血機(jī)構(gòu)質(zhì)量管理規(guī)范》的要求。因此，儀器設(shè)備檔案管理是采供血機(jī)構(gòu)的重要組成部分，是管好設(shè)備的基本條件和依據(jù)，是保證儀器完好率、延長設(shè)備使用年限的有力措施，是維修保養(yǎng)的必備材料。所以，認(rèn)清建立儀器設(shè)備檔案的重要性，對設(shè)備的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，充分發(fā)揮其經(jīng)濟(jì)效益起著至關(guān)重要的作用。

二、加強(qiáng)采供血機(jī)構(gòu)儀器設(shè)備檔案管理的力度

（一）首先檔案管理人員思想上要充分重視。要管理好檔案，首先需要樹立正確的檔案管理觀念，制定詳細(xì)的儀器設(shè)備管理制度，真正把儀器設(shè)備檔案管理工作落到實(shí)處。領(lǐng)導(dǎo)要重視，要有檔案管理意識，把儀器設(shè)備檔案管理工作提到日程上，領(lǐng)導(dǎo)要在各方面給予大力支持，為科學(xué)管理提供有力保障。并且在日常的工作中，要多詢問、多了解工作的進(jìn)展情況，及時發(fā)現(xiàn)工作中存在的問題，并給予指導(dǎo)和糾正，保證檔案管理工作良好運(yùn)轉(zhuǎn)，只有這樣，才能服務(wù)好采供血機(jī)構(gòu)的采供血工作。

（二）設(shè)備科與檔案室要充分配合好。儀器設(shè)備檔案的收集是一個長期工作，需要工作人員細(xì)致、認(rèn)真、負(fù)責(zé)，付出大量的勞動，這就要求站領(lǐng)導(dǎo)穩(wěn)定好隊(duì)伍，調(diào)動儀器設(shè)備檔案管理人員的積極性。設(shè)備科要協(xié)助檔案室做好儀器設(shè)備的檔案收集管理工作，儀器設(shè)備，一旦到貨，設(shè)備科就要及時通知檔案室派人來收集檔案資料，一直到該儀器設(shè)備的報廢、拆除或者調(diào)出，都要根據(jù)工作需要適時與檔案室取得聯(lián)系，完整地收集儀器設(shè)備的檔案資料。同時，妥善保管處理好這些檔案資料，使其使用方便，保存完整。

（三）加強(qiáng)對大型關(guān)鍵儀器設(shè)備檔案的管理。根據(jù)采供血機(jī)構(gòu)的實(shí)際情況，單位價值5萬元以上的儀器設(shè)備必須由政府采購購置，由設(shè)備科、廠方工程師、檔案室共同開箱驗(yàn)收，同時需財務(wù)、審計等多個部門的監(jiān)督管理。設(shè)備科工作人員和檔案室人員在開箱驗(yàn)收的同時，要將設(shè)備購置、驗(yàn)收等工作中的紙質(zhì)文件材料收集齊全，成套裝訂好，由檔案室集中統(tǒng)一管理，保證大型精密儀器設(shè)備檔案完整、及時、準(zhǔn)確歸檔。

總之，儀器設(shè)備檔案管理工作是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，涉及多個環(huán)節(jié)，各個工作環(huán)節(jié)既相互獨(dú)立，又相互聯(lián)系，每個環(huán)節(jié)的工作都要認(rèn)真做好，一旦某個環(huán)節(jié)出現(xiàn)差錯，就可能前功盡棄。因此在檔案管理工作中，我們要做到細(xì)心、認(rèn)真、及時，做到檔案資料齊全完整，為采供血機(jī)構(gòu)的采供血服務(wù)提供強(qiáng)有力的保障。