對圖書檔案管理創(chuàng)新的思考

文/吉林省松原市油區(qū)教育處　宋輝

對圖書檔案管理創(chuàng)新的思考

文/吉林省松原市油區(qū)教育處宋輝

現(xiàn)階段我國圖書檔案管理工作中出現(xiàn)了檔案意識薄弱、管理滯后等問題，嚴重影響了我國圖書檔案管理工作的發(fā)展。本文主要分析了我國現(xiàn)階段圖書檔案管理存在的一些問題以及現(xiàn)狀，還有國外圖書檔案管理工作對我國的啟示，對我國圖書檔案管理工作提出了幾點創(chuàng)新建議。

圖書檔案； 管理； 創(chuàng)新

隨著社會經(jīng)濟的發(fā)展、圖書改革的深入，圖書檔案管理工作面臨著越來越多的問題。圖書檔案工作對新形式下人才隊伍的培養(yǎng)以及建設有著非常重要的作用，同時它也是了解信息的重要來源。目前，圖書檔案管理工作呈現(xiàn)出許多弊端，舊的管理方式已經(jīng)不能適用于新形勢下圖書檔案的發(fā)展需要。

一、我國圖書檔案管理的現(xiàn)狀

我國的檔案管理起源于革命時期，我黨和我軍為了選拔人才，根據(jù)個人的經(jīng)歷和事跡作為選拔干部的條件，逐步建立了以德才智為基礎的干部檔案管理制度。建國以后，這套制度逐漸完善。圖書檔案管理包括職工檔案管理和圖書檔案管理。主要的內(nèi)容包括檔案的收集、歸檔、保管、傳遞等方面的工作。到了改革開放的初期，我國的檔案管理工作已經(jīng)有了一定的規(guī)模，制度體系基本建立，但是手工操作還處于主要階段。

到了21世紀，圖書檔案面臨著兩個極端：第一個就是人們對于檔案資料有種神秘的認識，把它看得非常的重要，比如里面的信息材料就對個人檔案起著很關鍵的作用，其中有一點偏差，就會對個人的發(fā)展有一定的影響。第二個極端就是很多圖書管理人員對圖書檔案不關心不重視，處理資料也帶有一定的隨意性，“棄檔族”也大有人在。隨著時間的推進，圖書原有的一些檔案管理模式已經(jīng)不能適用于新形式下的發(fā)展，嚴重地影響到了我國圖書檔案管理工作的進程。

二、我國圖書檔案管理存在的問題

（一）理解性差，認識達不到一定的高度。目前，許多人認為圖書檔案管理工作沒有實質上的意義，它只是保管一類的工作，沒有多大的技術含量，認為只要保管好資料即可，只要需要的時候可以查詢得到圖書資料就可以了。對圖書檔案管理工作覺悟性差，忽視了它在圖書管理中的重要作用，導致人員、經(jīng)費等情況沒有足夠的保障。

（二）檔案管理工作方式單一落后。在檔案管理工作中，并不是所有的圖書都有一套完整而獨立的圖書檔案管理軟件，很多中小型單位還是依靠手工編輯和檢索來管理的，這種情況就很容易造成檔案歸檔的不及時以及資料遺漏，造成資料收集的不完整。

（三）多頭管理影響圖書檔案的完整性。由于圖書在多個單位流動，致使圖書檔案的多頭管理跟不上圖書移動的節(jié)奏，這樣就容易造成記錄收集的不完整，圖書檔案管理的信息未隨著圖書的流動而跟進記錄，影響圖書檔案管理工作的進程。造成了管理工作的遺漏，比如“丟檔”“斷檔”等問題的出現(xiàn)，影響了圖書檔案管理的完整性。

（四）管理檔案工作的人員緊張。我國圖書檔案管理工作有著專業(yè)性、機密性等特點。需要專人去保管，但是在實際的操作中，圖書管理人員編制不夠充足，對這方面的管理工作也不是太重視，很少培養(yǎng)專業(yè)人員去從事檔案管理工作，認為沒有必要大費周章地培養(yǎng)專業(yè)人才，只需要利用兼職人員去看管這些資料就可以了，大多數(shù)的圖書檔案管理工作還停留在原始、粗放的工作層面、即“你送我裝”“你借我調”，毫無一絲技術含量可言。即使購買了圖書檔案管理軟件，但是由于缺乏專業(yè)的技術人才，沒有充分地發(fā)揮大數(shù)據(jù)知識的應用，致使檔案管理工作仍處于初始階段。

（五）檔案管理傳遞方式不規(guī)范。目前我國圖書檔案管理還存在著許多不規(guī)范的問題，比如傳遞問題尤為嚴重。圖書在傳遞的時候，圖書檔案資料并沒有隨著流入新的圖書或工作單位。調動圖書檔案，不填轉遞單、不經(jīng)過密封就讓人自己拿走，就很容易造成資料的丟失、篡改。而且跟進記錄工作存在缺失，常常出現(xiàn)“檔在人不在”“人在檔不在”等現(xiàn)象，嚴重地影響了我國圖書檔案管理工作的規(guī)范性。

三、我國圖書檔案管理的建設與對策

（一）健全圖書檔案管理制度，規(guī)范化統(tǒng)一管理。圖書檔案是圖書真實信息的主要來源。關乎圖書的信息的完整性，目前我國圖書檔案管理還存在著很多的弊端，比如檔案遺失、篡改等問題，這就要求我們?nèi)ネ晟茩n案管理制度，進行統(tǒng)一的管理。嚴格把關材料的歸檔、保管、傳遞，并制定明確的原則、基本的程序和注意事項。

（二）加強人員隊伍建設，實行專業(yè)化管理。培養(yǎng)專業(yè)高效的技術人才，提高檔案人員的工作素質和業(yè)務素質等等。及時更新傳統(tǒng)觀念，做好材料的歸檔、保存、傳遞等工作，確定基本的工作流程、工作原則和注意事項，實行高效、專業(yè)化的管理

（三）加強圖書檔案的信息化建設。目前我國大多數(shù)圖書仍舊實行的是手工操作和檢索作業(yè)，沒有充分地利用大數(shù)據(jù)給我們帶來的便捷。所以檔案的信息化管理是目前檔案管理工作的重要任務。檔案管理人員要及時錄入圖書的基本信息，做到實時更新。并對檔案信息進行維護和更新。不斷地提高圖書檔案的信息化水平和服務質量，提高檔案管理的快捷性。

（四）積極調研、獻計獻策、合作共享。 圖書檔案工作者要深入一線進行調研，了解人們對檔案信息的要求，有目的地從檔案材料中挖掘有價值的信息，開展編研工作，編制多種檢索工具，為科研、領導決策提供主動服務。同時，了解和研究檔案利用的各種反饋信息，加強管理，提高檔案利用率。打破單位與單位之間的界限，加強與各級圖書館的信息聯(lián)系，互通檔案信息，以滿足教學、科研需要，逐步實現(xiàn)檔案信息資源共享。

[1]趙小蘭.淺析圖書檔案管理存在的問題及解決的措施[J].管理學研究,2011.

[2]黃雅君.圖書檔案管理工作中的問題及分析[J].平頂山工學院學報,2014,13(1).

[3]段紅.國外圖書檔案管理分析[J].檔案與建設,2010(07).

[4]才讓.對加強圖書檔案管理工作的幾點思考[J].攀登,2015.