加強建設工程檔案管理工作的思考

文/深圳市寶安區建設檔案室　楊菲暉

加強建設工程檔案管理工作的思考

文/深圳市寶安區建設檔案室楊菲暉

工程檔案管理與建設工程的質量具有密切的關系，本文對建設工程的檔案管理工作展開了研究，分析了工程檔案對促進建設工程質量提高的作用，詳細介紹了加強工程檔案管理、促進建設工程質量提高的措施，為建設工程檔案管理工作的開展提供了參考。

建設工程；工程檔案；管理；工程質量

隨著我國建設行業的快速發展，人們對建設工程的質量也提出了更高的要求。建設工程質量直接關系到建設企業的經濟效益及人們的生命財產安全，而工程檔案管理工作與工程質量之間具有密切的關系，加強工程檔案管理工作對促進建設工程質量的提高具有十分重要的意義。因此，如何加強建設工程檔案管理工作成為當前建設企業面臨的重要問題。

一、工程檔案建設的作用分析

在建設工程中，工程檔案占有十分重要的作用，它能夠將工程質量直接反映出來。

通常情況下，建設工程質量能夠通過工程檔案的建立直接反映出來，除了理解其字面意思之外，我們還要從更深層次對其進行理解。有多數工序在工程建設過程中屬于隱蔽工程，通常這種類型的工程在竣工之后我們是看不到的，很難對其進行檢測。如果想對其進行相應的了解，也只能夠借助掩蓋之前的圖紙、錄像、照片以及各種現場記錄。站在現代管理科學的角度對其進行分析可知，建設工程質量的重要組成部分也包括了建設工程檔案質量。如果一個工程檔案質量較高，這也就充分說明了該工程進行了規范管理，工作人員均具有較高素質，并且還具有較高的工程管理質量。

通常情況下，建設工程檔案出現在工程建設之前，建設工程項目進行審批、決策以及確立這一過程中的真實記錄稱之為建設工程立項文件。例如，在進行招標、投標、設計項目概要、編制項目預算的過程中，其重要的參考依據均為建設工程立項文件。但是在招標、投標、設計項目概要、編制項目預算等一系列過程中出現的文件材料優勢進行詳細設計。勘察測量項目的重要依據。換句話說，在建設工程項目之前，就已經形成了大量資料。如果在一個建設工程中將文件積累這一重要過程去除掉，那么這一建設工程是很難形成的。在施工的具體過程中，具體施工進程和文件材料產生之間也存在密切相關性。

現階段，隨著社會的不斷進步與發展，科學管理思潮也在很大程度上獲得發展，建筑項目的實施也越來越廣泛，這就要求建設工程必須擁有更高質量。尤其是在精細化管理與量化分析盛行時期，這就要求建設工程建立起一套科學合理的精確評價體系。如果我們對建設工程管理模式有著嚴格要求，特別注重圖紙與數據的精確分析，那么我們就會自然摒棄感覺經驗模式。在這種新模式下，我們不僅會注重工程現場，而且會將工程檔案的建設作為重要基礎，并且在此過程中對其進行量化統計分析，最后再對其進行綜合性的評價。換句話說，建設工程質量是可以直接通過建設工程檔案反映的，所以應該對工程質量采用建設工程檔案進行全面性評價。

二、 完善工程檔案管理工作

工程項目管理的質量控制在城市建設工程中主要通過施工現場和施工組織質量控制表現，需要對制度、材料、方法以及人員這幾個方面進行全面考慮。

（一）制度。通過對國務院第279號令《建設工程質量管理條例》中的相關內容進行分析可知，第一次站在國家法規的高度，在建設工程質量控制體系中納入了建設工程檔案管理，強制性規定了建設工程的法律責任、報送移交程序、質量要求以及相關內容，《建設工程質量管理條例》屬于推動我國城建檔案工作發展的一部重要法規。

（二） 方法。檔案員要對記錄施工方法、流程以及創新工藝的工程文件進行嚴格保管，確保其完整性與準確性。

（三） 材料。建設工程質量保證資料的主體包括建筑材料使用說明書、出廠合格證以及檢測報告等資料。所以在對檔案進行編制的過程中，檔案員要對其進行認真檢查與核對，做好各方面工作，以此來確保工程質量和工程方案相符合。

（四）人員。 在工程建設中，建設工程檔案工作人員，也就是所說的資料員具有十分重要的作用。通常情況下，工程檔案管理在早期建設工程項目中沒有得到充分重視。現階段，隨著工程檔案管理工作的不斷發展，工程檔案管理在早期建設工程項目中的重要性也慢慢凸現出來，對檔案管理人員的要求也越來越高，需要其擁有相應的資格證才能上崗。每年在市政建設類工程項目開動之前，市政工程建設處都會起到良好的帶頭作用，市政建設檔案由不同業務科室派出專業人員進行工程檔案業務培訓。除此之外，將《檔案(資料)員合格證》發布到網上，有利于相關人員進行及時的核對與查詢。其次，還要求每一個建設工程項目的工程資料編制工作均要由持有《檔案(資料)員合格證》的專職人員進行，在工程完全竣工之后，需要進行檔案專項驗收申報之后，才能夠驗收申報過的建設工程項目。

三、 提高建設工程質量

對城建方案館近期的實際業務工作經驗進行科學總結，并且和工程質量監督部門進行積極主動的協調，進而建立起一套科學完善的城建檔案綜合管理系統，并對其它發達城市先進的檔案管理經驗進行大力借鑒。

在施工合同簽署的過程中，首先要對建設方關于工程檔案建設的相關要求進行明確，在合同中明確相關責任，要求承建方對專門檔案管理人員和相關領導進行明確，并且終身負責工程資料，將其檔案管理的責任意識提高。實施方法包括：首先要抓好工程建設源頭，在進行工程項目規劃審批與報建的過程中，就要和建設單位將工程檔案移交報送責任書簽署好，通過這樣的方式來確保管理方與建設方均了解工程建設的相關信息，同步管理建設工程檔案質量及相關內容。其次，要有專人負責工程檔案，并且要對其進行全程跟蹤以及科學合理的業務指導，如果在此過程中發現了問題，就要對其進行及時性的整改。最后，在快竣工之前，要預驗收工程檔案，合格之后才能夠對工程項目竣工進行驗收。這一系列措施和建設行政職能進行充分融合，并且能夠工程檔案編制與收集的系統性、真實性、原始性，最終提高建設工程質量。

要對管理工作細節之處加強重視，可以采用跟蹤服務或者預約服務的方式，謹防資料員在沒有做好充分準備的情況下對業務進行重復辦理，進而將工作效率提高。通過反復多次的大廳柜臺復檢業務辦理以及現場工程檔案業務集中指導，能夠形成一個工程檔案業務指導日志，并且具有較強的條理性。

在進行建設工程檔案業務指導的具體實踐過程中，存在著施工單位的實際活動與相關文件不吻合的情況。這就需要我們及時整改出現的這些問題，進而對工程檔案的真實性進行有效保證，促使工程質量管理中工程檔案管理能夠發揮出有效的作用。

四、結語

綜上所述，在建設工程中，工程檔案管理屬于一個十分重要的組成部分，并且工程檔案管理工作和工程質量之間的關系具有高度緊密性。為了有效確保工程質量，就必須加強工程檔案管理。所以，在建設過程中，檔案管理人員要樹立起管理意識，提高責任感，對建設工程質量管理中的相關教訓和經驗及時進行總結，提高檔案管理水平，最終達到提高建設工程質量的目的。

[1]段潔.加強建設工程項目檔案管理的有效途徑[J].陜西檔案.2015(05).

[2]曹珍珍,張玉.加強工程檔案管理對促進建設工程質量的價值探討[J].智能城市.2016(05).